Компания выдаёт сотрудникам служебные сим-карты или оплачивает им пакеты мобильного интернета для командировок. Проходит месяц — и в детализации оператора обнаруживаются звонки домой, сериал, скачанный в отеле, и раздача интернета на ноутбук ребёнка. Возникает вопрос, который задают на каждой проверке: это расход компании или доход сотрудника?
Разберём, где проходит граница, когда нужно удерживать НДФЛ и как оформить служебную связь так, чтобы вопрос не возникал.
Общее правило: служебное — не доход, личное — доход
Стоимость разговоров и трафика, которые сотрудник использовал в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами: это компенсационная выплата, связанная с исполнением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК РФ).
Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, если работодатель их одобрил. На это указывал Минфин в письме от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.
А вот если служебной сим-картой пользовались в личных интересах и компания это оплатила, у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Его стоимость облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Ключевое слово — «можно ли выделить»
На практике важно не то, звонил ли сотрудник маме, а можно ли эту часть посчитать.
Безлимитный тариф или фиксированный пакет. Если компания платит за тариф фиксированную сумму и личные звонки её не увеличивают, выделить доход сотрудника невозможно. Минфин ещё в письме от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217 разрешил учитывать такие расходы без выделения части, приходящейся на личные звонки: на сумму расходов по тарифу они никак не влияют.
Поминутная или помегабайтная оплата. Здесь каждый личный звонок и каждый лишний гигабайт стоят денег, и по детализации их можно посчитать. Значит, при наличии личных расходов возникает и доход.
Отсюда практический вывод для командировок: пакет мобильного интернета с фиксированной ценой за объём и срок проще для учёта, чем роуминг с оплатой за мегабайт. В первом случае компания заплатила известную сумму за известный пакет. Во втором детализация по мегабайтам превращается в предмет спора.
Лимит: зачем он нужен и как работает
Лимит на связь устанавливают внутренним документом — обычно по должностям. Он решает две задачи.
Для налога на прибыль — показывает обоснованность расходов. Расходы на связь учитываются в прочих расходах (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), а на УСН «доходы минус расходы» — по пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Для НДФЛ — задаёт порядок: что в пределах лимита — служебное, что сверх — либо одобряется руководителем как служебное, либо возмещается сотрудником.
Важно: сам по себе лимит не делает превышение доходом сотрудника. Если сверхлимитные расходы служебные и руководитель их согласовал, они остаются необлагаемыми.
Если сотрудник возмещает личные звонки
Самый спокойный вариант: сотрудник сам оплачивает свои личные расходы. Тогда дохода у него не возникает, удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно.
Удержать эту сумму из зарплаты можно только с письменного согласия сотрудника — удержания без согласия ограничены статьёй 137 Трудового кодекса. Поэтому порядок возмещения лучше закрепить заранее в положении о корпоративной связи и получить подписи при выдаче сим-карты.
Командировка за границу: что меняется
В загранпоездках вопрос встаёт острее, потому что суммы больше.
Роуминг по корпоративной сим-карте. Если в тарифе нет подключённого пакета, счёт может прийти очень заметный. Детализация покажет каждый мегабайт — и то, что часть из них пришлась на вечер в отеле, тоже.
Пакет интернета на поездку. Фиксированная цена за объём и срок. Детализации по сайтам и приложениям нет, выделить личное использование невозможно, а сумма расхода известна заранее. Для учёта это самый предсказуемый вариант.
Раздача интернета на личные устройства. Если сотрудник раздаёт служебный пакет на свой ноутбук или телефон попутчика, это тоже личное использование. Но при фиксированном пакете оно, как и в случае с безлимитом, стоимость услуги не меняет.
Какие документы держать
По письму Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 для подтверждения расходов на мобильную связь нужны:
Приказ с перечнем должностей, которым необходима мобильная связь.
Договор с оператором или документ о покупке пакета.
Счета оператора или кассовые чеки продавца.
Детализация — если оплата зависит от объёма.
Отчёты сотрудников о личном использовании — если оно было и его можно выделить.
Для командировки к этому добавляется приказ о направлении в поездку: он связывает расход на связь с конкретной служебной задачей.
Что прописать в положении о корпоративной связи
Кому положена служебная связь и в каком объёме — по должностям.
Что считается служебным использованием — в том числе в командировках: связь с офисом, клиентами, навигация, бронирования.
Порядок сверхлимитных расходов — кто и как их согласовывает.
Порядок возмещения личных расходов — с согласием на удержание из зарплаты.
Правило для загранпоездок — какие способы связи допускаются: пакет на поездку, опция роуминга с фиксированной ценой, местная сим-карта. И что роуминг без подключённого пакета не используется.
Коротко
Служебная связь не облагается НДФЛ и взносами, личная — облагается, если её стоимость можно выделить. При фиксированном тарифе или пакете личные звонки на сумму расходов не влияют, и дохода не возникает. Для командировок фиксированный пакет интернета проще в учёте, чем роуминг с оплатой за мегабайт. А порядок лимитов и возмещения лучше закрепить в положении до того, как придёт первый большой счёт.
