В командировку за свой счет. Почему личные автомобили лучше не использовать

Какие нормы действуют

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в прочие расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Но только в пределах норм. Нормы установлены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

Нормативы такие:

• для легковых автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2000 см3 включительно — 1200 руб. в месяц;
• свыше 2000 см3 — 1500 руб. в месяц;
• для мотоциклов — 600 руб. в месяц.

Пересматривать суммы никто не собирается. Почему правительством так упорно блокируется возможность работников использовать личные автомобили в служебных целях, непонятно.

Однако чиновники не согласны: в указанные выше суммы компенсаций должны входить и износ, и запчасти, и ГСМ (письма Минфина от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789 и от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). Отдельно учитывать затраты на ГСМ и запчасти нельзя, так как личный автомобиль работника – не служебный. С чиновниками согласны и судьи (определение ВС от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919).

Что делать компаниям

Есть разные способы, как действовать в условиях таких ограничений.

Использовать грузовой автотранспорт

В подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК сказано только о легковом автотранспорте и мотоциклах. Однако в частной собственности обычных граждан могут находиться и грузовики. Если вы используете их в деятельности компании, то сумма компенсации нормами Постановления № 92 не ограничена. Размер компенсации установите по договоренности, а расходы учтите на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК. В Минфине возражать не будут (письмо от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).

Однако сумма расхода должна соответствовать условиям из статьи 252 НК. Поэтому сделайте обоснованный расчет размера компенсации – налоговики наверняка потребуют его при проверке (письма Минфина от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170). Здесь нужно будет указать затраты на износ, нормы расхода ГСМ, затраты на техобслуживание, интенсивность эксплуатации (письмо Минфина от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Взять транспорт в аренду

Обойти ограничение по нормам можно, если вместо выплаты компенсации заключить с сотрудником договор аренды автомобиля. Арендная плата включается в расходы для целей налога на прибыль в полном объеме (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Расходы на текущий и капитальный ремонт вы можете учесть как прочие в размере фактических затрат на основании пунктов 1 и 2 статьи 260 НК, а расходы на страхование и ГСМ - на основании статьи 263 НК.

Проблема в том, что сами сотрудники идут на это очень неохотно: ведь тогда они теряют право использовать свой же транспорт по своему усмотрению.