Командировки в 2026 году. Оформление

Обязательные документы:

• Приказ о направлении в командировку. Оформляется по унифицированной форме Т-9 (для одного сотрудника) или Т-9а (для группы) либо по форме, утверждённой в организации. В нём указываются ФИО сотрудника, должность, место, срок и цель поездки. 

• Документы, подтверждающие расходы. К ним относятся проездные билеты, посадочные талоны, чеки на транспорт, счета из гостиниц, договоры аренды жилья (если сотрудник проживает в арендованной квартире) и другие платёжные документы. 

• Авансовый отчёт. Сдаётся сотрудником после возвращения из командировки. К отчёту прилагаются все подтверждающие расходы документы. 

Служебное задание в 2026 году оформлять необязательно, но компания может закрепить его обязательность в локальных актах. Если сотрудник едет на личном или служебном автомобиле, оформляется служебная записка с маршрутом и датами, а также путевой или маршрутный лист. 

Дистанционных работников можно направить в командировку только с их согласия и при наличии письменного обоснования необходимости выезда. 

Сотруднику сохраняются средний заработок за все дни командировки по графику командирующей организации. Расчёт среднего заработка производится исходя из дохода за 12 предшествующих месяцев и количества рабочих дней в этом периоде. Если сотрудник проработал в компании меньше года, в расчёт берутся все отработанные месяцы. Для нового сотрудника вместо среднего заработка начисляется оклад. 

Суточные выплачиваются за все дни командировки, включая день отъезда и день возвращения, а также дни нахождения в пути и в пункте назначения. Размер суточных устанавливает работодатель в локальном акте (например, в Положении о командировках). 

Нормы суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами:

• 700 рублей в день — для командировок по России;

• 2 500 рублей в день — для зарубежных командировок;

• 3 500 рублей в день — для сотрудников с разъездным характером работы или вахтовиков при зарубежных командировках (с 1 сентября 2025 года);

• 8 480 рублей в день — для работников, направляемых в командировки на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей с целью восстановления инфраструктуры и обеспечения жизнедеятельности населения. 

Суммы сверх лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами. С 2025 года применяется прогрессивная шкала НДФЛ: если доход сотрудника с начала года превысил 2,4 млн рублей, сверхнормативные суточные облагаются по ставкам от 15% до 22%. 

Однодневные командировки:

• по России — суточные не выплачиваются;

• за границу — суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы, но не менее 1 250 рублей. 

Аванс на командировку (суточные и компенсация расходов на проезд и проживание) должен быть выдан до начала поездки. Окончательный расчёт производится после сдачи авансового отчёта. 

Работодатель обязан возместить сотруднику подтверждённые расходы, связанные с командировкой: проезд, проживание, оплата виз, консульских сборов, услуг связи, обмена валюты и другие, прямо связанные с выполнением служебного задания. 

С 2026 года в перечень расходов, не облагаемых НДФЛ, включено оформление полиса ДМС, необходимого для въезда или пребывания в иностранном государстве в период командировки. 

Документы для подтверждения расходов:

• билеты, посадочные талоны;

• счета из гостиниц или договоры аренды жилья;

• чеки на топливо, парковку, услуги такси;

• квитанции об оплате виз, сборов и т. д.. 

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

• суточные в пределах установленных лимитов;

• расходы на проезд до аэропорта, вокзала;

• аэропортовые, комиссионные и туристические сборы;

• оплата за провоз багажа;

• стоимость найма жилья;

• оплата услуг связи;

• расходы на получение виз, оформление дипломатического паспорта;

• траты на обмен валюты;

• оформление полиса ДМС для зарубежных командировок. 

Повышение НДС с 20% до 22% с 1 января 2026 года увеличило стоимость некоторых услуг, связанных с командировками (например, дополнительных услуг в транспорте). 

• Дни командировки отмечаются в табеле учёта рабочего времени кодом «К» или «06». 

• Авансовый отчёт сотрудник должен сдать в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. 

• За задержку оплаты командировочных расходов сотрудник вправе требовать проценты — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). 

• Беременных женщин, несовершеннолетних (кроме спортсменов и работников творческих профессий), работников с ученическим договором нельзя направлять в командировку. 

• Родители детей до 3 лет, одинокие опекуны детей до 14 лет, лица, ухаживающие за больными родственниками, а также родители детей с ограниченными возможностями могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний. 

• Если командировка приходится на выходные или праздники, требуется отдельный приказ о её назначении на эти дни. 

Для минимизации рисков важно чётко соблюдать требования законодательства, фиксировать все расходы документально и актуализировать локальные акты (например, Положение о командировках) с учётом последних изменений.