Трансформация рынка делового туризма: главное
В 2024 году рынок делового туризма в России достиг рекордной отметки — более 1 триллиона рублей и, по прогнозам Союза агентств делового туризма (САД), тенденция роста сохранится и в 2025 году. Причин несколько: развитие и масштабирование бизнеса, потребность в новых партнерах и связях, возвращение большинства компаний в офлайн.
Растет и стоимость деловых поездок. Эксперты прогнозируют, что в 2025 году расходы увеличатся на четверть. И виной всему — отнюдь не желание повысить уровень комфорта или расширение географии командировок, а инфляция. Сейчас бизнес активно ищет возможности для сокращения затрат, поскольку отказываться от деловых поездок даже в условиях роста издержек — заведомо проигрышная позиция.
При цифровизации подход к организации командировок кардинально меняется. Раньше практически все приходилось делать вручную:
Разрабатывать маршрут, подбирать и бронировать билеты.
Искать подходящий по множеству параметров вариант размещения.
Оформлять визы.
Организовывать трансфер и консьерж-сервис.
Согласовывать поездку с руководителем.
Подготавливать пакет документов для командировки.
Формировать отчеты для бухгалтерии.
Современные онлайн-сервисы позволяют организовать любую поездку в режиме «одного окна»: не нужно тратить время на работу с различными платформами. Платформы интегрируются с корпоративными системами, автоматизируют документооборот и обеспечивают контроль расходов.
Чтобы убедиться в преимуществах такого подхода, достаточно сравнить самостоятельную подготовку командировки и при помощи специализированного сервиса:
Параметр | Самостоятельная организация | Организация через онлайн-сервис |
Операционная эффективность | Сложности с поиском подходящих вариантов размещения, транспорта и других услуг. | Моментальный подбор оптимальных вариантов по заданным критериям. |
Отчетность и анализ данных | Информация собирается и систематизируется вручную. | Предоставляется подробная аналитика, а отчетность по командировкам формируется автоматически. |
Контроль расходов | Автоматический контроль расходов отсутствует, всегда есть риск перерасхода. | Установление лимитов исключает перерасход и позволяет контролировать траты. |
Гибкость | Внести изменения сложно, а иногда невозможно. | Есть возможность внести корректировки или отменить поездку (без штрафов не позднее 24 часов до командировки). |
Экономическая выгода | Самостоятельное бронирование билетов и проживания, а также других услуг происходит по «общедоступным» тарифам, причем сотрудники чаще всего не заинтересованы в поиске наиболее выгодного варианта. Плюс — высокая вероятность неэффективных трат и нецелесообразное использование рабочего времени. | Бронирование осуществляется по самым выгодным тарифам. Также повышается производительность труда сотрудников. |
Millennium
Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий
Как снизить расходы и нагрузку на персонал
Совет 1. Оптимизируйте документооборот
Заявки на командировки, отчетность и оформление другой документации — на все это уходит масса времени. Всегда есть риск, что какие-то документы потеряются, а после командировки бухгалтерии приходится заниматься сбором подтверждающих документов.
Автоматизация позволяет решить эту задачу. Нагрузка снижается за счет того, что все счета и закрывающие документы доступны в электронном формате, находятся в одном месте. В результате повышается эффективность работы бухгалтерии и других подразделений.
Совет 2. Откажитесь от самостоятельного бронирования отелей и билетов
Самостоятельное бронирование через различные каналы не гарантирует лучшую цену: стоимость размещения в одном и том же отеле может существенно различаться, как и цена билета на один и тот же рейс. Причем стоимость на B2C-площадках зачастую оказывается выше.
Так, онлайн-платформа Millennium экономит до 15% travel-бюджета и на 70% оптимизирует рабочие процессы. Сервис предлагает комплексный подход к организации командировок для бизнеса, который включает:
выбор и бронирование транспорта и отелей;
согласование командировок руководителем;
автоматическое формирование документов и отчетов для бухгалтерии;
интеграцию с 1С и другими корпоративными системами;
бронирование Яндекс Такси в РФ, Беларуси, Узбекистане и Казахстане;
быструю онлайн-регистрацию на авиарейсы;
хранение документации.
Платформа работает 24/7 с профессиональной поддержкой менеджеров и предоставляет доступ к 190 странам мира. При необходимости можно легко внести изменения без каких-либо штрафов в срок до 24 часов.
Совет 3. Исключите «непрозрачные» траты
Деловые поездки, особенно если в компании их достаточно много, создают риск возникновения так называемых «непрозрачных» трат: проконтролировать все расходы практически невозможно. Автоматизация позволяет решить и эту проблему.
Современные системы предоставляют подробную отчетность по каждой поездке и дают возможность отслеживать, сколько потрачено на авиабилеты, гостиницы, питание и прочие расходы. Любые отклонения сразу заметны, за счет чего исключаются не только избыточные траты, но и всевозможные злоупотребления.
Организация командировок через специальный сервис упрощает принятие управленческих решений. Руководитель в любой момент может увидеть всю информацию о поездках сотрудников и на основе этих данных оптимизировать бюджет.
Совет 4. Участвуйте в программах лояльности
Программы лояльности работают не только в личных поездках. Авиакомпании, отели и различные сервисы разрабатывают специальные решения для деловых туристов. Смысл таких программ заключается в поощрении постоянных клиентов в различных форматах, например:
Накопление баллов, милей или бонусов. Их можно использовать для уменьшения расходов на билеты или проживание, улучшение класса обслуживания, оплату дополнительных услуг, получение других привилегий.
Приоритетное обслуживание. Например, участникам программы лояльности авиакомпании могут быть доступны приоритетная посадка, ускоренная регистрация на рейс.
Доступ к корпоративным тарифам. Постоянным клиентам предоставляются специальные цены и дополнительные скидки.
Особые условия. Участники программы лояльности могут рассчитывать на гибкость при бронировании (например, бесплатную отмену заказа) и специальные льготы для деловых туристов (поздний выезд без дополнительной платы, сутки проживания бесплатно при бронировании номера на определенное количество дней и т. д.).
В результате компания может сэкономить на оплате различных услуг, включая транспортные расходы, проживание и такси. Доступ к привилегиям и максимальный комфорт демонстрируют заботу о сотрудниках, но не отражаются на бюджете компании. При организации поездок через специальные сервисы вы также можете принимать участие в программах лояльности. Большинство платформ предоставляет различные привилегии для постоянных клиентов.
Совет 5. Установите лимиты на расходы
Еще одно решение для эффективного управления бюджетом командировок — установление лимитов, то есть предельных расходов по различным направлениям. Это делает затраты на командировки предсказуемыми, экономит ресурсы, исключает неравномерное распределение трат.
Для правильного определения лимитов предстоит детально проанализировать текущие расходы. Также следует учитывать специфику региона и предусмотреть механизм исключений. Например, сервис Millennium при помощи специальных алгоритмов позволяет устанавливать оптимальные лимиты на расходы с учетом сезонности цен и экономических факторов. Благодаря этому бюджет оптимизируется без ущерба для сотрудников. Так как лимиты устанавливаются заранее, исключается риск перерасхода.
Millennium
Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий
Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFKAWqNg
Теперь стало понятно, как автоматизация командировок помогает экономить бюджет и облегчает работу бухгалтерии. Очень полезная информация.
Всего 5 советов но при этом все очень полезные.удивлен!круто!
Скинул руководителю,тот пошутил про повышение,надеюсь не шутка!спасибо!