Использование бизнес-карт в компании: как оформить и организовать работу

Правильная организация работы с бизнес-картами упрощает учет расходов, повышает прозрачность и контроль. Пошаговая инструкция — как грамотно выстроить работу с корпоративными картами.

Что такое бизнес-карта

Корпоративная или бизнес-карта — это обычная банковская пластиковая карта, которая привязана к счету юридического лица или ИП. Предприниматель или сотрудники фирмы могут оплачивать через нее расходы на нужды бизнеса.

Основные плюсы корпоративной карты:

быстрый доступ к деньгам, в том числе наличным, без привязки к операционному дню;
ускорение расчетов с подотчетными лицами, командированными сотрудниками;
упрощение учета расходов.

Но при расчетах бизнес-картой есть и риски:

личные траты;
превышение лимитов расходов на те или иные нужды.

Чтобы нивелировать риски, и использование корпоративных карт шло на пользу компании и рабочему процессу, важно правильно организовать работу.

Бизнес-карты Ак Барс Банка — для тех, кто ценит финансовую свободу бизнеса. Подберите идеальное корпоративное решение: классическая карта Business, премиальная карта Мир Supreme Business, цифровая карта Мир Business или исламская корпоративная карта.

Организуйте корпоративные расходы удобно и выгодно — управляйте финансами компании на удобных условиях!

Как компании внедрить в работу бизнес-карты

Далее — пошаговое руководство, как интегрировать бизнес-карты в рабочие процессы компании: рассмотрим ключевые этапы и практические рекомендации внедрения.

Шаг 1. Издайте локальный нормативный акт об использовании корпоративных карт

Это может быть отдельное положение об использовании бизнес-карт или дополнение к существующему акту, например, учетной политике или положению о командировках, если использование карт предполагается только во время служебных поездок.

Документ должен быть максимально подробным и включать:

Цели использования — командировочные расходы, представительские расходы, закупка товаров, услуг для нужд компании и т. д.
Категории разрешенных расходов — билеты, проживание, ГСМ, оплата конференций, обеды с партнерами, хозяйственные товары, канцелярия и прочее.
Категории запрещенных расходов — личные покупки, снятие наличных, если не предусмотрено отдельно, оплата алкоголя и др.
Лимиты расходов — дневные, недельные, месячные лимиты по картам или на конкретные виды расходов.
Порядок выдачи карт — как оформляется передача карты сотруднику, блокировка, перевыпуск.
Предоставление отчетности — сроки, формы отчетов, подтверждающие документы.
Ответственность — что будет в случае нецелевого использования, утери карты, несвоевременной отчетности.

Шаг 2. Утвердите список сотрудников для работы с корпоративными картами

Бизнес-карты могут быть:

Именные — оформляются на конкретного сотрудника. Пользоваться такой картой может только человек, фамилия и имя которого на ней указаны.
На предъявителя — на такой карте не указаны фамилия и имя конкретного человека, поэтому использовать ее могут разные люди.

В зависимости от того, какой тип карт выберет работодатель, он должен издать приказ со списком работников, которые смогут пользоваться ими.

Если компания решила заказать в банке именные карты, то в приказе нужно перечислить ФИО конкретных людей.

Если карты не именные, то в приказе нужно указать должности. Это не должны быть все должности по штатному расписанию, а только те, где предусмотрены материальная ответственность или командировки.

Шаг 3. Ознакомьте сотрудников с локальным нормативным актом по корпоративным картам

Удобнее сделать это в форме листа ознакомления, где каждый работник распишется напротив своей фамилии.

Шаг 4. Оформите карты

Этот шаг в каждом банке проходит по-разному. Клиенты Ак Барс Банка могут заказать корпоративные карты не выходя из офиса через форму на сайте. Пополнять карту можно круглосуточно и без привязки к офису обслуживания.

Для учета бизнес-карты можно повесить на забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Их стоимость может быть символической, например 1 рубль, так как важно отразить сам факт наличия и использования карты. Методику такого учета каждая организация определяет самостоятельно.

Шаг 5. Заведите журнал учета движения корпоративных карт

Записывайте в нем, кто, когда, какую карту получил и вернул назад работодателю. Именные можно выдать один раз, чтобы работник мог пользоваться картой, пока работает в компании.

Безымянные карты лучше выдавать на время для конкретных покупок. Например, 12 мая 2025 года карту получил Иванов И.И. на покупку канцтоваров, 15 мая 2025 года он сдал ее обратно. 17 мая 2025 года карту получил Петров Н.Н., который едет в командировку 18 мая 2025 года.

Шаг 6. Выдайте карты сотрудникам

Конкретного регламента выдачи карт нет. Корпоративные карты на предъявителя лучше выдавать на основании заявления работника с просьбой выдать карту.

Именные карты можно выдать просто на основании приказа руководителя о закреплении карт. Движение любых карт фиксируйте в журнале.

Шаг 7. Проведите обучение

Расскажите сотрудникам:

как пользоваться картой, в каких случаях и в каких лимитах;
что нужно сохранять чеки о покупках;
что нельзя ею оплачивать личные расходы;
что снятие наличных — не расход, а квитанция из банкомата — не подтверждающий документ;
в какие сроки отчитываться о расходах;
что нельзя передавать данные карты другим людям;
о распространенных мошеннических схемах и др.

Шаг 8. Организуйте сбор отчетности о расходах по картам

Требуйте авансовые отчеты по всем расходам. Без такого отчета есть риск, что налоговая инспекция поставит под сомнение целевое использование средств с корпоративной карты на нужды компании.

Судебная практика, например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.03.2023 № Ф05-1467/2023, подтверждает, что авансовые отчеты — основополагающие и обязательные документы бухгалтерского учета, которые позволяют отследить движение денег и их расходование на цели организации.

В налоговом учете именно дата утверждения авансового отчета определяет момент признания некоторых видов расходов, например, командировочных или представительских, а также момент начисления НДФЛ по сверхнормативным суточным и другим облагаемым командировочным выплатам (пп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Первичные документы должны прилагаться к отчету, но заменить его не могут. Например, это может быть кассовый чек, приходный кассовый ордер, товарная накладная или акт. Еще, чтобы подтвердить расходы со счета бизнес-карты, сотрудник должен предоставить оригиналы всех слип-чеков и квитанций, полученных от электронных терминалов или банкоматов (письма Минфина от 24.03.2021 № 03-03-07/21069 и от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).

Как отражать в учете бизнес-карты

Бухучет операций по корпоративным картам выглядит так:

Дебет	Кредит	Операция
71	51 (55)	В момент совершения любого расхода по бизнес-карте деньги напрямую списываются в подотчет сотрудника, который расплатился картой или снял с нее наличные.
10, 20, 25, 26, 41	71	Работник сдал в бухгалтерию авансовый отчет по расходам по бизнес-карте.
50	71	Работник внес в кассу фирмы неизрасходованные наличные, которые снял с корпоративной карты.
91	51 (55)	Начислена комиссия банка за пользование бизнес-картой.

Оформите корпоративную карту Ак Барс Банка с бесплатным обслуживанием и возможностью круглосуточно пополнять счет карты. Выберите вариант, который подойдет именно вашему бизнесу, и получайте кэшбэк рублями, премиум услуги и другие преимущества.

Читайте также: