ИП самостоятельно ведет учет: самые частые ошибки и как их избежать

Как следует из ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402, индивидуальный предприниматель освобожден от обязанности вести бухгалтерский учет, как юрлица. Обязательных форм бухотчетности для него не установлено (письмо Минфина от 04.10.2018 № 03-11-10/71228). Но основные правила кассовых операций и требования налогового учета (в зависимости от выбранной системы налогообложения) соблюдать все же придется.

Что ИП делать не обязан:

• вести полный бухучет, как у юридических лиц;

• составлять и сдавать бухгалтерскую отчетность; 

• оформлять приходные и расходные кассовые ордера;

• вести кассовую книгу по строгим правилам;

• уведомлять налоговую о смене адреса регистрации по месту жительства или пребывания — налоговая сама получает информацию из МВД и обновляет данные в ЕГРИП и у других госорганов;

• устанавливать лимит кассы и регулярно сдавать наличные деньги в банк.

Что ИП обязан соблюдать:

• Вести налоговый учет в зависимости от выбранной СНО — общая, УСН, ПСН, ЕСХН, АУСН, НПД.

• Заполнять КУДиР (исключение — ИП, которые применяют НПД или АУСН). Нужно вести учет операций хотя бы в минимальном объеме, чтобы контролировать доходы, расходы и корректно готовить налоговые декларации.

• Платить страховые взносы: фиксированный платеж за себя и дополнительный — с доходов свыше 300 000 рублей. Если есть работники, ИП платит НДФЛ и взносы с их зарплаты, сдает соответствующую отчетность.

• Соблюдать лимит расчетов наличными с организациями и предпринимателями — не более 100 000 рублей по одному договору (письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). При приеме наличных от физических лиц и выплате им лимитов нет.

Предприниматели часто выбирают самостоятельное ведение учета, чтобы сэкономить на услугах бухгалтера. Особенно это актуально для малого бизнеса с небольшим оборотом. В целом, такой подход имеет право на существование на несложных спецрежимах: УСН «Доходы», НПД или ПСН. 

Если же ИП применяет ОСНО, ЕСХН, УСН «Доходы минус расходы», то есть системы налогообложения, на которых требуется учет и обоснование расходов, корректное и своевременное оформление первичных документов — лучше обратиться к специалисту. 

Разберем распространенные ошибки, которые допускают ИП, выбравшие для себя путь самостоятельного учета без привлечения бухгалтера. Очевидные заблуждения (выбор неподходящей СНО, пропуск сроков отчетности) во внимание брать не будем. Немного углубимся в вопрос и покажем интересные нюансы, которые могут привести к реальным штрафам и проверкам ФНС.

Некоторые предприниматели, особенно на УСН «Доходы», искренне не понимают, зачем им вести книгу учета доходов и расходов. Но учет «на глазок», отсутствие четкой и регулярной фиксации всех операций приводит хаосу и неправильному расчету налогов. КУДиР, в том числе, нужна, чтобы отслеживать лимиты доходов и не потерять право на спецрежим. Напомним, что в 2025 году пороговое значение для ПСН составляет 60 млн руб., а для УСН — 450 млн руб. При достижении лимита годового дохода 60 млн руб. в год ИП на УСН теряет освобождение от уплаты НДС (п. 3 ч. 1 ст. 145 НК).

Кроме того, отсутствие КУДиР у предпринимателя — прямое нарушение учетной дисциплины. 

Налоговые органы при проверках могут запросить Книгу и проверить правильность ее заполнения. В случае обнаружения ошибок или отсутствия документа предпринимателю грозят штрафы согласно статье 120 НК:

• За ошибки, из-за которых неправильно рассчитан и уплачен налог, штраф составляет 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

• За ошибки, не повлиявшие на правильность расчета, штрафы установлены в размере от 10 000 до 30 000 рублей, в зависимости от характера нарушения и количества налоговых периодов.

Освобождаются от ведения КУДиР только ИП на НПД или АУСН. Остальные предприниматели обязаны ее вести по форме, утв. приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Предприниматели, поскольку не имеют специальных бухгалтерских знаний, нередко неправильно учитывают и отражают в отчетности доходы и расходы своего бизнеса. Например, ошибочно включают в доходы личные средства, внесенные в развитие дела, или возвраты, которые не считаются доходом и не должны облагаться налогом. 

Также бывает, что в расходы попадают затраты, которые не разрешены налоговым законодательством (ст. 270, ст. 346.16 НК): пени и штрафы, материальная помощь сотрудникам, отрицательные курсовые разницы, подписки на периодику и т. п.

Кроме того, ошибки возникают из-за неверного учета дат поступления и списания денег, а также из-за двойного отражения одних и тех же операций (когда один и тот же доход отражается и по кассовому отчету, и по банковской выписке). Имейте в виду, что неправильное заполнение Книги учета доходов и расходов и несоблюдение кассового метода учета ведут к искажению налоговой базы и проблемам с ФНС.

Многие предприниматели думают: раз декларацию по УСН нужно сдавать раз в год, то и налог можно заплатить в конце. Но это не так, по закону платить нужно ежеквартально авансами — до 28 апреля, 28 июля и 28 октября.

Если просрочить оплату, ФНС будет начислять пени, и иногда их размер за год достигает внушительной суммы.

С 2023 года действует ЕНП, то есть деньги переводят одним платежом на единый налоговый счет. При этом важно отправить Уведомление об исчисленных суммах авансовых платежей по налогу не позднее 25 числа первого месяца следующего налогового периода и указывать верный КБК. Иначе налог не зачтется.

Многие предприниматели не знают, что имеют право снизить налог на сумму уплаченных страховых взносов (за 2025 год в размере 53 658 руб.).

При УСН «Доходы» и ПСН налог ИП может уменьшить на сумму фиксированных взносов за себя и 1% от дохода, превышающего 300 тысяч рублей. УСН «Доходы минус расходы» позволяет уменьшать налогооблагаемую базу на сумму взносов. 

Обратите также внимание, что для ИП без сотрудников возможно полное снижение налога на 100%, а для тех, кто работает с наемным персоналом — максимум на 50%.

С 2023 года предприниматели больше не обязаны уплачивать страховые взносы в том же периоде, за который рассчитывают авансовый платеж. Теперь можно внести всю годовую сумму взносов в конце года. Главное — успеть сделать это до 28 декабря (в 2025 году с учетом выходных — до 29 декабря). 

Хотя все же рекомендуется платить взносы поквартально, чтобы равномерно снижать авансовые платежи по УСН и избежать переплат к концу года.

Еще одно из популярных заблуждений среди предпринимателей без бухгалтера: если бизнес небольшой, то онлайн-касса не нужна. На самом деле, если ИП производит расчеты с физическими лицами, практически во всех случаях он обязан выдать чек. С 1 марта 2025 года правила применения ККТ ужесточили. При нарушении требований закона предпринимателю грозит штраф в размере 25–50% от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей (ст. 14.5 КоАП).

В каких случаях ИП может не использовать ККТ в 2025 году:

• оказание образовательных и спортивных услуг (если есть лицензия) и при безналичных расчетах с покупателями;

• прием вторсырья, кроме лома черных и цветных металлов, а также драгоценных камней и металлов;

• расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях (списки определяют региональные власти);

• некоторые ИП на ПСН, торгующие на ярмарках выходного дня, при соблюдении условий по количеству торговых мест и их площади, или выполняющие определенные виды деятельности;

• ИП на ЕСХН с площадью торговых мест до 15 кв. м, если передача товара происходит сразу.

Если предприниматель все-таки решил справиться самостоятельно, стоит учитывать следующие рекомендации:

• Автоматизируйте работу. Вместо ведения бухгалтерии в Excel подключите современные сервисы онлайн-бухгалтерии и программы, которые автоматизируют расчеты, формируют необходимые отчеты и напоминают о важных сроках. Такие сервисы помогают максимально упростить учет, снизить вероятность ошибок и избежать штрафов.

• Тщательно проверяйте отчетность перед отправкой. Убедитесь, что все поля декларации правильно заполнены и данные указаны достоверно. 

• Следите за сроками не только сдачи отчетности, но и уплаты налогов и взносов. 

• Контролируйте оформление первичных документов. Проверяйте, в каком состоянии и когда приходят акты, накладные, договоры от контрагентов, имеются ли полномочия у подписанта. В зависимости от того, насколько правильно оформлена и собрана «первичка», ИП может подтвердить законность своих затрат. Оптимально, если удастся организовать ЭДО с контрагентами и обмениваться документами в электронном виде.

• Изучайте изменения в налоговом законодательстве. Правила постоянно меняются, и важно своевременно реагировать на нововведения. При возникновении сомнений и сложных вопросов обязательно обращайтесь за помощью к профессионалам.

За каждым клиентом закрепляется персональный бухгалтер, который полностью ведет учет и готов помочь во всех вопросах. Все специалисты Ависто — высококвалифицированные профессионалы, а ответственность за ведение учета берет на себя компания.

Читайте также:

• Депремирование сотрудников по новым правилам: что меняется с 1 сентября 2025 года.

• Зарплата работников — иностранных граждан: НДФЛ, страховые взносы и больничные.

• Топ ошибок при передаче бухгалтерии на аутсорсинг и как их избежать.

Получите готовый шаблон акта к договору оказания услуг

Документ подготовлен юристами. Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFGjUx5e