Что такое накладная: для чего нужна и как оформить

Шаблоны:

• Товарная накладная.

• Транспортная накладная.

• Товарно-транспортная накладная.

Контрагенты применяют накладные, чтобы документально фиксировать перемещение товаров и отражать этот факт в доходах и расходах.

Накладная — это первичный сопроводительный документ.  Она показывает, что одна сторона передала товар, а вторая его приняла.    

Накладная в бухгалтерии — один из часто используемых документов. Она нужна для бухгалтерского и налогового учета. Запросить накладную могут контролирующие органы, банки, суды. 

1. Бизнес использует накладные, чтобы отразить расходы в учете, получить вычет по НДС, уменьшить сумму налога. Например, это характерно для предпринимателей на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы». 

2. Налоговая служба во время проверки смотрит первичные документы и отчетность, чтобы отследить правильность оформления хозяйственных операций и расчета налогов.

3. Банки проверяют бизнес на законность денежных переводов по закону от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Чтобы без проблем пройти такую проверку, нужны, в том числе, правильно оформленные первичные документы.

4. Суды учитывают накладные в случае спорных ситуаций.

В первую очередь накладная нужна продавцу и покупателю: по ней видно, сколько товара передано / получено и на какую сумму.

В разных ситуациях применяют определенный вид накладной — товарную, транспортную, товарно-транспортную и расходную. Разберем, какие бывают накладные.

Что такое накладная на товар. Есть утвержденная форма товарной накладной — ТОРГ-12. Но бизнес не обязан ее использовать, а может разработать собственную форму этого документа, который включает все обязательные реквизиты. При этом нужно отразить в учетной политике, какую форму будет использовать компания или ИП — утвержденную или самостоятельно разработанную.

ИП и организации заполняют стандартизированные разделы: данные сторон, сведения о товаре, дата, подписи. Бумажную товарную накладную составляют в двух экземплярах, электронную — в одном, подписывают ее электронной подписью. 

На заметку. В некоторых случаях используют универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. С 1 января 2026 года прекращают действие электронные документы ТОРГ-12 и акт выполненных работ (оказанных услуг). С первого налогового периода 2026 года нужно применять электронный УПД по форме 5.03. ФНС рекомендует переходить на новый документооборот заранее.

Накладную выдают перевозчику, который доставляет товар. Водитель показывает ее инспекторам ГИБДД. Накладная отражает сведения о продавце, покупателе, перевозчике, транспорте, габаритах груза. Стоимость товара в ней не указывают. На бумаге документ составляется в трех экземплярах, в электронном виде — в одном, подписывают ЭП.  

Утверждена типовая форма ТТН — форма № 1-Т. ТТН одновременно фиксирует факт отгрузки и передачу товара перевозчику. С 2013 года она обязательна только при перемещении алкоголя и спиртосодержащей продукции. Для остальных товаров можно использовать товарную и транспортную накладные по отдельности. 

Применяется в двух случаях: при перемещении товара между складами внутри одной компании и при возврате товара. Например, пекарня заказала муку, но из-за нарушения условий хранения в мешках завелись жучки. С помощью расходной накладной можно вернуть всю партию товара или часть.

Собрали виды накладных и их основные характеристики в таблице.

• Товарная накладная + образец.

• Транспортная накладная + образец.

• Товарно-транспортная накладная + образец.

ТОРГ-12 (товарная накладная) подтверждает передачу товара от продавца покупателю. Она нужна для бухгалтерского и налогового учета: на основании этого документа компания отражает движение товаров и расходы. В ней фиксируются данные о продавце, покупателе, наименовании и количестве товара.

ТТН используют, когда товар доставляет перевозчик. Она сочетает в себе функции товарного и транспортного документа: подтверждает отгрузку, служит основанием для расчетов с перевозчиком. 

ТОРГ-12 важна для учета товаров, а ТТН — для учета и товаров, и их перевозки.

Независимо от выбранного вида документа следует придерживаться общепринятых правил оформления накладных: указывать достоверные сведения, составлять минимум в двух экземплярах (если используете бумажные версии), подписывать у уполномоченных лиц.

Как оформить накладную:

1. Укажите дату и номер документа.

2. Впишите сведения о продавце (отправителе) и покупателе (получателе).

3. Внесите данные о грузе — наименование, количество, единицы измерения, стоимость. Если продавец работает с НДС, то укажите стоимость товара с учетом этого налога.

4. Для транспортной и ТТН добавьте данные о перевозчике, транспорте. 

5. Заверьте бумажный документ подписями и печатями сторон. Электронный документ подпишите ЭП.

Все накладные оформляют по одному принципу: корректные реквизиты, точные данные и наличие подписи каждой стороны.

Отсутствие накладной влечет для бизнеса сразу несколько проблем:

1. У компании не будет документального подтверждения передачи или получения товара. При споре с контрагентом доказать факт поставки или перевозки будет практически невозможно. 

2. ФНС не примет расходы без накладной. Компания может получить доначисления, штрафы и потерять вычет по НДС.

3. Без первичного документа нарушается бухгалтерский учет: товар числится на складе у отправителя, хотя фактически он уже передан. 

Закон предусматривает ответственность не только за невыписку накладной, но и за ошибки в ней. Например, даже случайная ошибка грузоотправителя приравнивается к предоставлению недостоверных данных в ТТН. Компании это грозит штрафом до 600 тыс. руб. или 20% провозной платы и возмещением ущерба перевозчику.

• Основание — ч. 8, 9 ст. 12.21.1 КоАП, ст. 35 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Исправить ошибку можно только по согласованию сторон. Если партия товара уже отправлена, то нужно запросить экземпляр у покупателя, внести корректировки, поставить подпись и отметку «Исправлено» и вернуть обратно. 

• Основание — п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 21 ФСБУ 27/2021.  

Если допущена ошибка в электронной накладной, то есть два варианта: просто отредактировать документ (если титул ЭТрН еще не подписан) или создать новый файл с исправлением парных титулов (если титул ЭТрН подписан). Парные титулы: 1 и 2 (получение и отгрузка товара), 3 и 4 (приемка и выгрузка), 5 и 6 (стоимость перевозки).

• Основание — п. 20 ФСБУ 27/2021.

1. Накладная — это первичный документ, подтверждающий передачу товара между сторонами. Без нее нельзя корректно учесть расходы и доходы.

2. Основные виды накладных: товарная (ТОРГ-12), транспортная, ТТН (1-Т) и расходная. У каждой свой набор реквизитов и своя сфера применения.

3. ТОРГ-12 нужна для бухгалтерского и налогового учета товара, транспортная и ТТН фиксируют перевозку. Расходная накладная применяется при возвратах и перемещении внутри компании.

4. ТТН применяют в перевозках алкоголя и спиртосодержащей продукции.

5. Бумажные накладные составляют по одному экземпляру для каждой из сторон. Электронные накладные подписывают с помощью ЭП.

Доверьте бухгалтерский и налоговый учет специалистам компании «Ависто». Вы получите эффективную помощь: бухгалтерское обслуживание, налоговый консалтинг, консультации юристов. По договору абонентского бухгалтерского обслуживания за вами закрепляется персональный бухгалтер, который помогает решать повседневные задачи.   

Читайте также:

•  Депремирование сотрудников по новым правилам: что меняется с 1 сентября 2025 года.

• Зарплата работников — иностранных граждан: НДФЛ, страховые взносы и больничные.

• Как заранее узнать о выездной налоговой проверке.

Получите готовый шаблон акта к договору оказания услуг

Документ подготовлен юристами. Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFGjGXVS