Инструкция для бухгалтера: как правильно оплатить командировку сотруднику

Работодатель возмещает сотруднику расходы, которые связаны с выполнением служебных обязательств в командировке. Командировочные расходы включают оплату транспорта, аренды жилья, суточные. Кроме того, на основании ст. 167 ТК работнику нужно выплатить средний заработок за то время, когда он находился в деловой поездке.
2,7 тыс. 853
Инструкция для бухгалтера: как правильно оплатить командировку сотруднику
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Аванс

Перед тем как сотрудник отправится в деловую поездку, бухгалтер должен выплатить ему аванс на проживание в отеле, суточные и проезд. Его сумма рассчитывается на основании приказа о командировке, в котором указывают Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение.

Закон не устанавливает четких сроков перечисления аванса. Главное — выплатить его до начала поездки. Точный период работодатель может указать в Положении о командировках.

Суточные

Суточные покрывают траты сотрудника на питание, передвижение и другие необходимые для работы покупки, которые он совершает во время поездки. Заранее согласовывать с работодателем траты и отчитываться о них не нужно.

Суточные выдают на все дни пребывания сотрудника в поездке, включая время проезда, выходные, праздники, вынужденные простои и даже больничный, если такой случился в командировке. Начислить суточные необходимо до начала поездки. 

Размер суточных компания устанавливает локальными нормативными актами. Если у командированного есть возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачивают. 

Лимита по суточным нет, но компании часто стремятся ограничить их суммой 700 рублей для внутренних командировок. Именно такая сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Если суточные больше 700 рублей, то с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для зарубежных поездок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

Расходы на проезд

Компания компенсирует стоимость билетов на такие виды транспорта:

  • Самолет. К авиабилету нужно прикрепить посадочный талон, так как именно он подтверждает факт того, что работник действительно летел этим рейсом.

  • Поезд. К расходам на проезд относят также стоимость постельного белья. При этом нужно приложить подтверждающие документы — оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезд.

  • Автомобиль. При отправке служебным автомобилем нужно оформить путевой лист. Если работник отправляется в поездку на своем авто, это нужно отразить в приказе о направлении в командировку и оформить путевой лист в обычном порядке. С работником нужно заключить соглашение об использовании автомобиля в служебных целях или договор аренды автомобиля с экипажем. К авансовому отчету сотрудник прилагает путевой лист, чеки на ГСМ, копию свидетельства о регистрации авто и служебную записку с датами выезда в командировку и возвращения.

  • Водный транспорт. Расходы на проезд нужно будет подтвердить билетами.

  • Общественный транспорт до станции, пристани или аэропорта и обратно, если они располагаются за чертой города, и по городу в самой командировке. Работодатель может предусмотреть и оплату такси.

Оплата жилья в поездке

Бронировать отель сотрудник может самостоятельно, но проживание в гостинице оплачивает ему компания

Затраты на жилье бухгалтер может учесть в расходах на основании подтверждающих документов, например, договора на оказание гостиничных услуг, кассового чека, договора аренды жилого помещения и т. д.

Самостоятельно выбирайте билеты и отели на сайте или в мобильном приложении OneTwoTrip. В сервисе доступны билеты более чем 800 авиакомпаний, ж/д билеты по России, номера в 2 млн отелей по всему миру, а также билеты на Аэроэкспресс и заказ трансфера. 

Авансовый отчет и оплата перерасхода средств

После того как сотрудник вернулся из командировки, он в течение трех дней предоставляет авансовый отчет. Этот документ подтверждает факт поездки и расходы в ней. 

К отчету нужно приложить подтверждающие документы из командировки: накладные, чеки, проездные, договоры, счета и т. д. Конкретного списка таких документов Налоговый кодекс не устанавливает, но вместе с тем и не ограничивает работодателя в их выборе.

Если сотрудник потратил больше денег и смог подтвердить это документально, то работодатель должен возместить такие расходы. А если потратил меньше, излишние средства ему надо вернуть. Если командированный не возвращает деньги добровольно, эту сумму можно вычесть из его зарплаты.

Нередко сбор подтверждающих документов становится проблемой, особенно если их оформляют в бумажном виде. Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» автоматизирует этот процесс: на платформе можно забронировать билеты, отели, заказать трансфер и получить все документы в электронном виде. Документы не потеряются, а вы к тому же сможете быстро и удобно создавать отчёты по сотрудникам, отделам или компаниям.

Заработная плата в командировке

За время, которое работник провел в командировке, ему выплачивают средний заработок (ст. 167 ТК). Он считается по формуле:

средний заработок = средний дневной заработок × число рабочих дней в командировке

Средний дневной заработок зависит от того:

  • сколько проработал сотрудник до командировки — число отработанных дней в расчетный период;

  • какова была фактически начисленная зарплата за это время.

Расчетный период определяется по-разному в зависимости от того, сколько времени в компании уже работает сотрудник.

По общему правилу, это последние 12 календарных месяцев до месяца поездки. Если командированный трудится в компании меньше года, расчетный период начинается со дня выхода на работу по последнее число месяца, предшествующего месяцу поездки. 

Если сотрудник работает меньше месяца, то период считается со дня его выхода на работу по день перед командировкой. Если он отправляется в поездку в первый же день работы, то средний дневной заработок рассчитывают по окладу.

Согласно ст. 139 ТК, работодатель вправе установить свой расчетный период, но при этом расчет по нему не должен ухудшать положение сотрудника. То есть сумма заработка не должна быть меньше, чем та, что установлена постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

При почасовой оплате

Если выплата заработной платы осуществляется за фактически отработанное время, то средний заработок необходимо рассчитать за один час. Для этого нужно фактически начисленную заработную плату разделить на количество отработанных часов.

При работе в выходные и праздники

Дни поездки, которые выпали на выходные или праздники, нужно оплатить в двойном размере (если в это время сотрудник работал). Если же работник выбрал дополнительный выходной — в однократном.

При сверхурочной работе

В письме Минтруда от 9 июля 2019 года № 14-2/В-527 сказано, что сверхурочная работа во время деловой поездки должна оплачиваться так же, как и на постоянном рабочем месте:

  • в первые два часа — в полуторакратном размере; 

  • в последующие — в двукратном размере.

Также можно предоставить дополнительное время для отдыха вместо повышенной оплаты.

Если пришлось продлить служебную поездку

Дополнительные дни оплачиваются так же: исходя из среднего заработка, пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в поездке. Если поездка продолжается, не забудьте выпустить об этом соответствующий приказ.

Когда приходит зарплата за дни в командировке

Обычно деньги перечисляют вместе с очередной выплатой, например, с первой частью заработной платы за месяц.

Оформите командировку в один клик на «OneTwoTrip для бизнеса». Оптимизируйте расходы на корпоративные перелеты, бронирование отелей и ж/д билеты, настройте тревел-политику и управляйте размером трат.

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8K3QuS

Начать дискуссию

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»

Мы подготовили действительно ценный курс для предпринимателей. Здесь вы найдете не только задачи по бухгалтерскому учету, но и уникальные жизненные бизнес-ситуации, которые требуют от трупредпринимателей нестандартного мышления и гибкости.

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
6-НДФЛ

😕 Налоговики сравнивают строку 120 годовой формы 6-НДФЛ и количество справок. И у них не сходится

В строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ за 2023 год указано количество физлиц, которым выплачен доход. Но дело в том, что на одного и того же человека может быть два, а то и три раздела 2. В итоге налоговики этого одного человека принимают за трех разных.

Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов

Наверняка вам знакомо это незабываемое ощущение, когда столбцы с цифрами уже пляшут и расплываются перед глазами, а конца и края работе не видно. Как не утонуть в омуте чисел — рассказываем на примере Ларисы Федоровны, которая автоматически генерирует типовые документы в ПланФиксе. 

Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов
Лучшие спикеры, новый каждый день

Торговые сети просят вернуть право продавать «бракованные» молочные продукты

Магазины жалуются, что не все QR-коды с маркировкой молочной продукции корректно считываются на кассах. Предприятия просят продлить временный режим и разрешить им вручную вносить информацию о коде товара и дате производства.

Мемы от великих художников. Пост для поднятия настроения

Мы продолжаем собирать мемы от великих художников. Ловите подборку картин, которые отлично подходят для бухгалтерских и не только мемов.

Мемы от великих художников. Пост для поднятия настроения
6
59

Где в личном кабинете ИП проверить уплату фиксированных взносов

Налог по УСН за 2023 год можно уменьшить на фиксированные взносы за 2023 год независимо от факта уплаты и за 2022 год, если они уплачены.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как работают охотники за корпоративными счетами через подставного гендира: схема

Федеральная нотариальная палата описала схему, по которой работают охотники за корпоративными счетами.

Какие данные в реестр воинского учета должны передавать ФНС и СФР: таблица

В электронный реестр воинского учета должны поступать сведения от органов власти, медорганизаций, МВД, а также ФНС, СФР. Смотрите в нашей таблице, кто и какие сведения будут передавать.

Автоматизируем учет производства: 1С:КА или 1С:ERP

Обидно покупать дорогостоящее ПО для автоматизации производства и не использовать его в полную силу. Также не хочется попасть в ситуацию, когда функционала программы не хватает. Сравним производственный учет в популярных конфигурациях от компании 1С — «ERP 2.5. Управление предприятием» и «Комплексная автоматизация», а также стоимость их покупки.

Автоматизируем учет производства: 1С:КА или 1С:ERP

Марафон желаний обошелся предпринимателю в 1,1 млрд. рублей

В картотеке арбитражных дел появилось решение арбитражного суда Москвы по заявлению ИП Блиновской Е.О о признании результатов выездной проверки за период 2019-2021 годы недействительными.

Марафон «нежеланных» налогов. Схема Королевы марафонов была не по королевски проста

Арбитражный суд рассмотрел налоговый спор Блиновской, ожидаемо ей отказали в удовлетворении требований.

Новые лимиты для уголовки за налоги. Отправьте табличку своему директору!

С 17 апреля 2024 года законом от 06.04.2024 № 79-ФЗ увеличен размер недоимки по налогам, сборам и страховым взносам для наступления уголовной ответственности.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как СБИС помогает сдавать отчетность во все госорганы с первого раза

Мы компания «Бизнес легко», автоматизируем бизнес-процессы с 2015 года. В этом нам помогает партнерство со СБИС — системой бухгалтерской и складской отчетности. Благодаря СБИС мы помогаем клиентам с облачной бухгалтерией, ЭДО, маркировкой товаров и всеми видами цифровых подписей (ЭЦП).

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Корпоративный блог для продаж в b2b: как привлекать новых клиентов и увеличивать продажи с помощью блога

Продажи в b2b сфере — это всегда сложная задача. Для компании один из эффективных инструментов для привлечения внимания потенциальных клиентов и установления доверительных отношений с ними — это блог. Он позволяет вам делиться полезной информацией, экспертизой и опытом, что укрепляет репутацию и выводит ваш бизнес на новый уровень в продажах.

Корпоративный блог для продаж в b2b: как привлекать новых клиентов и увеличивать продажи с помощью блога

Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота

Любая компания в процессе своей деятельности создает, получает и обрабатывает множество различных документов. Разберемся, как выстроить эффективную систему документооборота и зачем компании отдельная система кадрового ЭДО.

Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота
6
489
Вклады

🏡 Банки хотят освободить от налога на вклады сбережения для покупки жилья

Чтобы клиенты могли сохранить доходность и сформировать долгосрочные сбережения на покупку жилья, банки просят отменить налог с процентов по жилищным вкладам, а также снизить первоначальный взнос с 30% до 10-15%.

Авторские права на работу самозанятых. Что важно знать заказчику

Полагаете «уплачено — стало быть, мое»? Ошибаетесь. Авторские права на все объекты — фото, видео, тексты, инфографику — принадлежат их создателю — самозанятому физическому лицу, а не заказчику. Заказчик, который не позаботился о правильном оформлении передачи прав на объект авторских прав, рискует получить большие неприятности.  

Иллюстрация: master1305/Freepik

На имущественные налоги надо сдать уведомление, чтобы деньги ушли в бюджет

По налогу на имущество, транспортному и земельному налогам за 1 квартал 2024 года организациям надо сдать уведомление по ЕНП до 25 апреля включительно.

Последние изменения в налоговом законодательстве и разъяснения ФНС в дайджесте разборов «Клерка»

Выбрали главные налоговые события апреля и разобрали их вместе с экспертами.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Компенсация за выплаченную в браке ипотеку. Судебная практика

Очень мне нравится, когда Верховный суд однозначные ответы на противоречивые вопросы дает. Вот, пример тому.

33