Малоценные активы: как не утонуть в «мелочёвке» во время инвентаризации

Каждый главный бухгалтер хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда по документам на балансе числится, например, 50 мониторов, а по факту в офисах находится только 47. Остальные 3 неизвестно где — переехали между отделами без оформления или были списаны задним числом. 

И это типичная ситуация. В каждой компании с сотней-двумя сотрудниками накапливается кратно соизмеримое количество малоценного имущества: мониторы, клавиатуры, инструменты, мебель. Каждую из этих позиций кто-то взял, кому-то передал, куда-то перенёс. И за всеми этими действиями стоит бумажка, которую нужно оформить. Но кто будет это делать, если в день выполняется десятки перемещений? В итоге компания живёт с фантомными активами на балансе, теряет имущество и ежегодно тратит недели на инвентаризацию.

Корень проблемы кроется в самой природе ручного учёта. Он физически не справляется с объёмом операций современной компании. И чтобы понять, почему это происходит, нужно посмотреть на саму природу малоценного имущества и то, как его учитывает законодательство.

Прежде чем говорить об учёте, важно понять, что вообще считается малоценным имуществом и почему оно выделяется в отдельную категорию. Учёт малоценного имущества регулируется ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и налоговым законодательством. Согласно этому стандарту, организация вправе установить лимит стоимости для признания объекта основным средством (обычно это 100 тысяч рублей), а всё, что дешевле, учитывается как малоценное имущество в составе материалов по п. 2 ПБУ 5/01.

На первый взгляд, всё просто: купили стул за 8 тысяч рублей — проводим как материал, списываем при выдаче сотруднику. Дальше этот стул может переехать из одного кабинета в другой, потом его передадут новому сотруднику, потом заберут на склад. И каждое такое перемещение должно быть оформлено документально. Когда в компании сотни сотрудников и тысячи единиц малоценки, ручной учёт таких объёмов превращается в постоянную проблему.

И вот тут начинаются конкретные сложности, с которыми сталкивается каждая бухгалтерия.

Ручной учёт создаёт системные ошибки, которые накапливаются месяцами и проявляются в самый неподходящий момент — обычно во время годовой инвентаризации. Эти ошибки связаны с тремя аспектами: контролем перемещений, актуальностью данных о состоянии имущества и трудозатратами на проверку.

Первая проблема — потеря имущества из-за отсутствия контроля за перемещениями. Типичная ситуация: сотрудник переводится из отдела маркетинга в отдел продаж и забирает с собой ноутбук. Документы на внутреннее перемещение не оформляются, потому что человек по факту продолжает работать. Через год при инвентаризации выясняется, что ноутбук числится за маркетологом, который уже уволился полгода назад, а фактически техника лежит в кабинете у нового сотрудника продаж. Восстановить цепочку перемещений невозможно. Бухгалтер вынужден либо оформлять задним числом перемещение имущества (что нарушает правила учёта), либо признавать его излишками и оприходовать заново.

Вторая проблема — искажение данных о состоянии имущества. По документам монитор числится исправным и находится в рабочем кабинете. А по факту он давно сломан, стоит на складе без дела, и никто об этом не знает. Компания закупает новый монитор за 25 тысяч рублей, хотя старый можно было отремонтировать за 3 тысячи. Без актуальной информации о состоянии активов финансовый директор принимает неверные решения о закупках, увеличивая затраты компании. И таких скрытых перерасходов в год может быть очень много.

Третья проблема — трудозатраты на инвентаризацию. Например, у компании 10 тысяч единиц малоценного имущества разбросано по 5 зданиям. Бухгалтер печатает ведомости на 200 страниц, раздаёт их материально ответственным лицам. Те вручную проставляют галочки, потом бухгалтер сверяет данные с базой 1С, находит расхождения и начинает выяснять, где ошибка. Весь этот процесс занимает недели и требует привлечения дополнительных сотрудников. А ведь инвентаризация должна проводиться регулярно — раз в год минимум.

Получается ситуация, когда рост компании автоматически усложняет учёт: больше сотрудников — больше имущества, больше перемещений, больше ошибок. И этот процесс невозможно остановить, просто наняв дополнительных бухгалтеров или заставив сотрудников оформлять все перемещения. Нужен принципиально другой подход.

Ручной учёт не справляется с объёмом операций по вполне объективной причине: когнитивная нагрузка слишком высока, чтобы вручную отслеживать тысячи перемещений в реальном времени. А вот если перенести все операции с бумаги в мобильные устройства, которые всегда под рукой у ответственного лица, ситуация изменится.

Принцип работы с терминалами сбора данных прост: на каждую единицу имущества наклеивается штрихкод или RFID-метка, а все операции — приёмка, перемещение, списание — фиксируются путём сканирования прямо на месте. Сотрудник достаёт ТСД, сканирует штрихкод на имуществе, выбирает в меню «Перемещение», указывает нового ответственного — и всё. Данные мгновенно передаются в учётную систему, и бухгалтер видит актуальную картину в режиме реального времени. Расхождения выявляются сразу, и их можно оперативно устранить, до окончания всей инвентаризации.

На рынке есть несколько решений для автоматизации учёта имущества, но не все они учитывают специфику работы с 1С и другими учётными системами, которые используются в российских компаниях.

Одно из полноценно интегрирующихся с 1С и другими системами учёта решений — «Учёт 15», которое специально создано для автоматизации учёта имущества и материалов на терминалах сбора данных. Устанавливается в виде приложения на терминал сбора данных и позволяет проводить инвентаризацию в несколько раз быстрее ручного метода. При считывании штрихкода объекта система автоматически фиксирует его местоположение, ответственное лицо и состояние.

Внедрение такой системы меняет работу бухгалтерии по нескольким направлениям, и эти изменения видны уже в первые месяцы.

В теории все преимущества автоматизации звучат убедительно, но любые слова об эффективности разбиваются о вопрос: «А где же пруфы?». Чтобы понять реальную картину, нужно посмотреть на конкретные примеры компаний, которые уже прошли этот путь и готовы поделиться результатами.

Туту.ру — сервис поездок и путешествий с более чем 400 сотрудниками. В офисе компании более 5 тысяч единиц имущества: ноутбуки, кресла, принтеры, столы. Раньше инвентаризацию проводили вручную: распечатывали список, ответственные лица ходили по офисам, сверяли инвентарные номера, отмечали соответствие в номенклатурном списке. Этот процесс занимал одну-две недели и требовал участия нескольких сотрудников. После перехода на автоматизированный учёт с помощью мобильного приложения для ТСД от Клеверенса инвентаризацию можно провести буквально за один день.

Но дело не только в скорости. Раньше в Туту.ру не было единой точки обмена информацией, которая позволяла бы быстро узнать, есть ли техника для нового сотрудника, нет ли на складе избытка какой-либо техники, сколько ноутбуков сейчас в ремонте. Теперь в системе учёта отражаются актуальные остатки, и любые вопросы по имуществу решаются за пару минут без обзвонов и поисков.

ГК «Горка» — компания с сетью филиалов в разных городах России. Активная номенклатура, которую приходилось регулярно пересчитывать, составляет более 15 тысяч единиц. Инвентаризации всегда проводили вручную на бумажных носителях. На поиск неучтённых ТМЦ уходило от нескольких дней до недели. Карточки и записи в журнале выдачи были неинформативны — сказывался человеческий фактор, просто забыли отметить, кто и когда получил ТМЦ.

Переход на автоматизированный учёт имущества с помощью ТСД и программного решения от Клеверенс все операции — выдача в эксплуатацию, перемещение между помещениями, инвентаризация — выполняются на терминале. Группе компаний «Горка» удалось значительно сократить объём ручного труда при проведении инвентаризаций. Соответственно, сократили влияние человеческого фактора и ошибки.

Управление делами Губернатора Московской области — сотни помещений и тысячи сотрудников. В учёте более 10 000 единиц движимого имущества, распределённого по разным адресам. Данные об имуществе фиксировали в Excel, но факт перемещения объектов, смены состояния, перехода к другим сотрудникам приходилось учитывать вручную. Больше всего времени занимал процесс инвентаризации. В итоге при проверке состояния и ежегодном регламентированном учёте наличия имущества выявлялось много расхождений с таблицами».

Раньше для пересчёта имущества приходилось собирать команду более 10 человек. Инвентаризационная комиссия и материально ответственные лица сверяли распечатанную ведомость с тем, что находили в кабинетах. Процесс занимал около 30 дней. После внедрения RFID-учёта оператор проходит по помещению с ТСД — и RFID-метки считываются автоматически, на это уходит всего несколько минут. Инвентаризация теперь занимает в разы меньше времени. Появилась полная история каждого объекта: где был, кто использовал, в каком состоянии — вся информация доступна в один клик.

Эти примеры показывают, как меняется операционная работа: ускоряется инвентаризация, исчезают бумажные ведомости, появляется контроль перемещений. Но за этими изменениями стоят конкретные цифры — сколько времени экономится, какие затраты сокращаются и как быстро окупается внедрение системы.

Внедрение автоматизированного учёта окупается за счёт двух основных факторов: сокращения трудозатрат на инвентаризацию и устранения потерь от хищений, бесконтрольного списания и дублирующих закупок.

Начнём с трудозатрат. Если компания тратит на инвентаризацию 100 часов ежегодно (это реальная цифра для средних компаний), то после автоматизации это время сокращается до 20 часов. Экономия в 80 часов умножается на стоимость часа работы сотрудников, включая бухгалтеров (в среднем 1500–2000 рублей в час с учётом налогов). Получается экономия 120–160 тысяч рублей в год только на инвентаризации.

Это только прямая экономия на трудозатратах. Гораздо больше скрытых убытков от дублирующих закупок. Типичная ситуация: бухгалтерия не знает, что в соседнем отделе есть свободный ноутбук, и закупает новый за 80 тысяч рублей. Или компания покупает новые инструменты, хотя старые лежат на складе без дела. Автоматизированный учёт показывает реальную картину наличия имущества, и закупки становятся обоснованными. По опыту тех компаний, кто уже перешёл на автоматизированный учёт имущества и основных средств, экономия на закупках составляет 10–15% от бюджета на приобретение.

Плюс снижение потерь от хищений и бесконтрольного списания. Когда каждое перемещение фиксируется, а ответственное лицо известно, имущество не «испаряется». По статистике, компании теряют 3–5% малоценного имущества ежегодно из-за плохого учёта. Для компании с 2 тысячами единиц техники стоимостью в среднем 30 тысяч рублей это 1,8–3 миллиона рублей потерь в год.

Сложите все эти цифры — и получится, что внедрение системы окупается за 6–12 месяцев. А дальше она приносит только чистую экономию.

Реальный опыт перешедших на автоматизированный учёт имущества и ОС компаний показывает, как внедрение ТСД и мобильных приложений решает конкретные проблемы бухгалтерии: недели инвентаризации, расхождения между базой и фактом, потерянное имущество, дублирующие закупки. Цифры говорят о том, что разница существенная: инвентаризация из двух-трёх недель превращается в два-три дня, вместо 10 человек достаточно двух, вместо обзвонов и поисков — отчёт в один клик. 

Автоматизация освобождает время бухгалтера. Вместо того чтобы сверять бумажки с базой 1С и оформлять перемещения задним числом, можно заниматься тем, для чего бухгалтера вообще нанимали: анализом, оптимизацией, стратегическим планированием. Учёт малоценки станет рутинной операцией, которую система делает сама.

Если компания растёт, количество имущества увеличивается, перемещений становится больше, и ручной учёт рано или поздно перестаёт справляться. Вопрос только в том, когда это произойдёт — и будет ли у компании инструмент, чтобы это решить.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFGooA2M