Закрытие третьего квартала: что проверить в учете основных средств до формирования отчетности

Закрытие квартала обычно ассоциируется с проводками, начислениями и сверкой счетов. Но для подготовки достоверной отчётности важно проверить и бухгалтерские записи, и актуальность данных об основных средствах. Потому что оборудование могли переместить в другой кабинет или подразделение, передать сотруднику, отправить в ремонт или подготовить к списанию. И если такие изменения не отражены в учётной системе, бухгалтер работает с устаревшими данными. 

Поэтому перед закрытием третьего квартала полезно провести небольшую операционную сверку — не полную инвентаризацию, а выборочную проверку наиболее рискованных участков учёта. Такая проверка не заменяет обязательную инвентаризацию. ФСБУ 28/2023 устанавливает отдельные случаи её проведения, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Для основных средств годовую инвентаризацию при определённых условиях можно провести заранее — не ранее 1 октября отчётного года.

Задача квартальной сверки другая — заранее найти расхождения и незавершённые операции, чтобы к годовой проверке не пришлось разбирать накопившиеся за несколько месяцев проблемы. Поэтому в первую очередь стоит обратить внимание на несколько участков учёта, где такие расхождения возникают чаще всего. 

После приобретения оборудования между его фактическим поступлением и окончательным отражением в учёте может пройти некоторое время. Особенно если в процессе участвуют несколько подразделений: закупки, склад, бухгалтерия и непосредственный получатель имущества. На каждом этапе объект может задержаться: документы ещё не переданы, оборудование уже доставили на место, но его данные пока не внесли в учётную систему.

Поэтому перед закрытием квартала стоит отдельно проверить объекты, которые уже поступили в организацию, но ещё не прошли все этапы оформления. Это поможет понять, на каком этапе находится каждый объект, какие документы по нему уже есть и что необходимо завершить до закрытия периода.

Особого внимания требуют ситуации, когда:

• первичные документы находятся у другого подразделения;

• оборудование доставили непосредственно в цех или филиал;

• объект уже готов к использованию, но его оформление в учётной системе не завершено;

• не определены место эксплуатации и ответственное лицо;

• данные об объекте временно хранятся в таблице или другом промежуточном реестре и ещё не перенесены в основную систему.

При этом сам факт физического поступления оборудования ещё не означает, что его нужно немедленно признавать основным средством: для признания объекта важны условия, предусмотренные ФСБУ 26/2020, в частности его готовность к использованию в запланированных целях.

Поэтому задача такой проверки — не просто найти оборудование, которого нет в базе, а определить, на каком этапе оформления находится каждый объект и какие действия нужно завершить до закрытия периода.

После того как объект поступил и был оформлен, следующий вопрос — где он находится сейчас. За время эксплуатации основные средства могут несколько раз менять помещение, подразделение или фактического пользователя. При этом изменения не всегда сразу отражаются в учётной системе.

Перед закрытием квартала стоит проверить подразделения, где за последние месяцы было много таких изменений: прошли переезды, реорганизация рабочих мест или перераспределение оборудования.

Проверить фактическое местонахождение можно по-разному — например, выборочно обойти помещения и сопоставить данные учётной системы с тем, что находится на рабочих местах. Если объектов немного, такой способ не потребует сложной подготовки. При большом количестве имущества ручная сверка, наоборот, становится трудозатратной: приходится искать инвентарные номера, сверять их с карточками объектов и отдельно фиксировать обнаруженные расхождения.

Именно на таких участках автоматизация может сократить объём ручной работы. При наличии маркировки объект можно идентифицировать непосредственно на месте с помощью ТСД и специализированного мобильного приложения, штрихкода или RFID-метки, а результат проверки — зафиксировать сразу в системе.

Иногда объект меняет своё местонахождение не из-за внутреннего перемещения, а потому, что временно покидает рабочее место или территорию организации. Речь идёт об оборудовании, переданном во внутренний или внешний ремонт.

Такие объекты сложнее проверить обычным обходом помещений, поэтому их стоит выделить в отдельную группу. 

И для каждой такой единицы имущества, находящейся в ремонте, желательно понимать:

• где она находится сейчас;

• кому или какой организации передана;

• когда была передана в ремонт;

• на каком основании;

• когда ожидается возврат;

• кто отвечает за её сохранность.

Сам статус «в ремонте» ещё не говорит, где находится имущество и на каком этапе работы. Поэтому чем подробнее зафиксированы эти сведения, тем проще подтвердить местонахождение объекта при последующей проверке.

Особое внимание стоит уделить оборудованию, которое долго находится вне организации или у подрядчика. По таким объектам полезно заранее проверить документы на передачу и актуальность сведений в учётной системе.

Отдельного внимания требует имущество, которое фактически перестало использоваться, но продолжает числиться в учётной системе. Оборудование могло выйти из строя, быть демонтировано или подготовлено к утилизации.

При этом само отсутствие объекта на рабочем месте не является основанием для удаления записи из бухгалтерского учёта. Сначала необходимо выяснить, что произошло с имуществом и требуется ли оформить его выбытие.

По ФСБУ 6/2020 объект основных средств, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды в будущем, списывается с бухгалтерского учёта в установленном порядке.

Поэтому при выборочной сверке важно не просто отметить отсутствующее имущество, а выяснить причину его отсутствия:

• объект фактически используется в другом месте;

• находится в ремонте;

• передан сторонней организации;

• утрачен;

• физически выбыл и требует оформления соответствующих документов.

Если обнаружить такую ситуацию до годовой инвентаризации, у бухгалтерии остаётся время выяснить обстоятельства, собрать необходимые документы и оформить выбытие в установленном порядке.

Местонахождение имущества может измениться не только из-за ремонта или внутреннего перемещения. Ещё одна распространённая ситуация возникает после кадровых изменений: сотрудник увольняется или переходит в другое подразделение, а закреплённое за ним имущество остаётся в учётной системе без изменений.

Здесь важно различать материально ответственное лицо и фактического пользователя имущества. Например, руководитель подразделения может оставаться материально ответственным лицом, тогда как ноутбук или инструмент фактически передан другому сотруднику.

Поэтому после увольнений и переводов стоит проверить:

• кто сейчас пользуется объектом;

• за кем он числится в учётной системе;

• оформлена ли передача;

• соответствует ли фактическое местонахождение данным в карточке объекта.

Такая сверка особенно полезна в компаниях с большим количеством мобильного оборудования, рабочих мест и имущества, закреплённого за конкретными сотрудниками.

Проверять одновременно всё имущество организации перед каждым квартальным закрытием необязательно. Если задача — профилактика расхождений, разумнее начать с участков, где за квартал произошли изменения.

В первую очередь можно выбрать:

1. Подразделения, где были переезды или реорганизация рабочих мест.

2. Участки, где появилось много нового оборудования.

3. Имущество, переданное в ремонт или сторонним организациям.

4. Помещения, где часто меняется состав или местонахождение имущества.

5. Имущество сотрудников, которые уволились или были переведены.

6. Объекты, по которым в учётной системе остались незавершённые операции.

Такой подход позволяет не превращать квартальную проверку в сплошную инвентаризацию. Сначала выбираются зоны с повышенной вероятностью расхождений, затем в них проверяется фактическое состояние имущества и актуальность данных.

На небольшом объёме имущества ручной сверки может быть достаточно. Но если у организации сотни или тысячи объектов, несколько площадок и большое количество помещений, тот же процесс превращается в значительный объём рутинной работы.

Сотруднику приходится искать объект на месте, сверять его данные с учётной системой, фиксировать результат и затем вносить информацию в рабочие документы или базу. Чем больше объектов и участков, тем больше времени занимает такая проверка.

В этом случае часть операций можно автоматизировать. Например, имущество можно маркировать штрихкодами или RFID-метками, а для сбора данных использовать терминалы сбора данных со специализированным софтом.

Так, например, мобильное приложение «Учёт 15» поддерживает инвентаризацию имущества на ТСД, работу со штрихкодами и RFID-метками, а также операции перемещения и передачи имущества. При фактической инвентаризации сотрудник может сканировать обнаруженные объекты, а при плановой — сопоставлять фактическое наличие с заранее сформированным списком. Результаты после завершения операции передаются в учётную систему.

А система учёта на базе 1С — «Клеверенс: Учёт имущества» — поможет организовать учёт уникальных объектов имущества, помещений и материально ответственных лиц. Решение поддерживает работу со штрихкодами и RFID и может использоваться вместе с «Учётом 15».

Автоматизация в таком случае не меняет саму задачу сверки: по-прежнему нужно установить, где находится имущество и соответствует ли это данным учёта. Она сокращает ручную работу при идентификации объектов и фиксации результатов.

Независимо от способа проверки важно не ограничиться отметкой о том, что данные не совпадают. Для каждого расхождения нужно определить причину и дальнейшее действие.

Например:

• неверно указано помещение — нужно проверить факт перемещения и оформить его;

• изменился пользователь — стоит проверить передачу имущества и актуализировать сведения;

• объект находится в ремонте — уточните его местонахождение и статус;

• поступление не оформлено — определите этап оформления и передайте информацию ответственному сотруднику;

• имущество фактически выбыло — соберите документы для оформления выбытия;

• объект не найден — выясните обстоятельства отсутствия и при необходимости проведите более детальную проверку.

Так выборочная сверка станет частью полноценной подготовки данных к закрытию периода и последующей годовой инвентаризации.

Закрытие третьего квартала — удобный момент, чтобы проверить, насколько данные об основных средствах соответствуют фактической ситуации.

Небольшая выборочная сверка помогает заранее обнаружить незавершённые поступления, неоформленные перемещения, имущество в ремонте, объекты, требующие оформления выбытия, и расхождения после кадровых изменений.

Такая проверка не заменяет обязательную инвентаризацию, но позволяет не откладывать все проблемы до конца года. Чем раньше обнаружено расхождение между учётной системой и фактическим состоянием имущества, тем больше времени остаётся на его выяснение и документальное оформление.

Если объём имущества делает ручную сверку слишком трудозатратной, часть операций можно автоматизировать с помощью ТСД и мобильного приложения, штрихкодов и RFID-меток. В таком случае автоматизация становится не обязательным условием учёта, а инструментом, который помогает быстрее провести фактическую проверку и зафиксировать её результаты.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFGjNaqw