Почему нельзя учитывать имущество только по МОЛ?

Учитывать имущество только по материально ответственному лицу, конечно же, можно — если МОЛ одновременно является тем сотрудником, у которого объект фактически находится в пользовании. Но если эти роли не совпадают, одной информации о МОЛ уже недостаточно. Например, руководитель подразделения может быть материально ответственным лицом за имущество, а сам ноутбук, телефон или измерительный прибор при этом находится у конкретного сотрудника.

В такой ситуации запись только о МОЛ отвечает на вопрос, за кем закреплена материальная ответственность, но не показывает, у кого конкретно находится объект сейчас.

Поэтому в оперативном учёте имущества имеет смысл отдельно хранить сведения о МОЛ и о фактическом пользователе. Это не равнозначные юридические понятия: МОЛ связан с оформленной материальной ответственностью, а информация о держателе нужна для учёта фактического пользования конкретным объектом.

Особенно полезно это становится там, где имущество регулярно передаётся между сотрудниками. Тогда можно отслеживать, у кого находится объект, когда он был передан и кому его передали дальше.

Чем отличается МОЛ от держателя?

Иногда МОЛ и фактический держатель — это один и тот же человек. Но вполне может быть и по-другому. 

Материально ответственное лицо

МОЛ — сотрудник, на которого в установленном порядке возложена материальная ответственность за вверенное ему имущество. При этом сам факт использования оборудования ещё не делает сотрудника МОЛом. Возможность заключить договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности зависит от условий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, в том числе от характера работы сотрудника и непосредственного обслуживания или использования имущества.

Поэтому в одной организации МОЛ может отвечать за имущество склада или целого подразделения, хотя конкретными объектами из этого имущества пользуются другие сотрудники.

Важно, чтобы передача имущества и распределение материальной ответственности были оформлены документально и соответствовали принятому в организации порядку.

Фактический держатель

Фактический держатель — это сотрудник, у которого конкретный объект имущества находится в пользовании в данный момент. Например, ноутбук может быть выдан одному сотруднику, измерительный прибор — инженеру, а инструмент — специалисту, который использует его в работе.

При этом сам термин «держатель» не означает отдельный вид материальной ответственности. Это дополнительная информация для учёта, которая помогает понять, у кого фактически находится конкретный объект.

Поэтому один МОЛ может отвечать за имущество, которым пользуются сразу несколько сотрудников. Например, руководитель подразделения остаётся МОЛ за имущество подразделения, а выданные ему ноутбуки распределены между сотрудниками.

Так в учёте отдельно отражаются две вещи: на ком закреплена материальная ответственность и у кого конкретно находится объект.

Что происходит, если эти сведения не разделять?

Если в системе есть только информация о МОЛ, но нет данных о фактическом пользователе, часть повседневных операций становится сложнее контролировать.

Например:

• при увольнении сотрудника приходится отдельно выяснять, какое имущество находилось у него в пользовании;

• руководитель подразделения может отображаться в системе как единственное ответственное лицо, хотя оборудование фактически распределено между сотрудниками;

• передача ноутбука или инструмента от одного сотрудника другому может не отражаться в учёте имущества;

• во время инвентаризации приходится дополнительно уточнять, у кого находится конкретный объект;

• сложнее восстановить историю выдачи и возврата оборудования.

Но и обратная ситуация нежелательна. Если вместо информации о МОЛ хранить только данные о фактическом пользователе, можно потерять сведения о том, на ком закреплена материальная ответственность в соответствии с оформленными документами.

Как организовать передачу имущества

При передаче объекта сотруднику важно зафиксировать не только сам факт выдачи, но и конкретное имущество, которое передаётся.

В зависимости от принятого в организации порядка в учёте могут фиксироваться: 

1. конкретный объект и его идентификатор — например, инвентарный номер или уникальный код;

2. МОЛ, за которым закреплено имущество;

3. фактический пользователь;

4. дата передачи;

5. место эксплуатации, если оно имеет значение для учёта;

6. состояние и комплектность, если эти сведения предусмотрены внутренним процессом;

7. основание операции — документ или иное подтверждение передачи.

При возврате имущества или передаче его другому сотруднику данные о текущем пользователе нужно актуализировать. При этом полезно сохранять историю предыдущих операций, а не просто заменять старое значение новым.

Так можно восстановить последовательность: кому объект выдали, когда он был возвращён и кому передан после этого. Например, в системе учёта «Клеверенс: Учёт имущества» на базе 1С есть отчёт о движении имущества по держателям, который позволяет проследить выдачу, возврат и последующие перемещения объекта.

Как мобильный учёт помогает контролировать передачи

При большом количестве имущества важно не только знать, кому передан объект, но и точно определить, какой именно объект передаётся. Например, в организации может быть несколько одинаковых ноутбуков или измерительных приборов, которые находятся у разных сотрудников. И если искать их в списке и переносить данные вручную, возрастает риск выбрать не тот объект или допустить ошибку при оформлении операции.

Задачу можно упростить с помощью уникальных идентификаторов, нанесённых непосредственно на объекты. Это могут быть, например, штрихкоды или RFID-метки. Сотруднику достаточно считать идентификатор с оборудования — система определит конкретный объект без ручного поиска в списке. 

После этого можно автоматизировать и саму операцию передачи. Например, мобильное приложение «Учёт 15» для ТСД поддерживает выдачу и возврат, перемещение и передачу имущества. Сотрудник считывает идентификатор, выбирает нужную операцию на ТСД, а после её завершения данные передаются в «Клеверенс: Учёт имущества». В результате операция фиксируется по конкретному объекту, а не просто по его наименованию.

При этом мобильный учёт не заменяет оформленные документы и установленный в организации порядок материальной ответственности. Он помогает оперативно фиксировать движение имущества и поддерживать актуальными сведения о том, где находится объект и у кого он находится в пользовании.

Что проверить в учёте имущества

Если компания разделяет информацию о материальной ответственности и фактическом пользовании, полезно периодически проверять:

• есть ли объекты, которые переданы сотрудникам, но в системе не указан фактический пользователь;

• не числится ли имущество за уволенными сотрудниками;

• соответствует ли указанный пользователь фактическому состоянию;

• оформлены ли передачи и возвраты;

• не осталось ли у сотрудника подменное оборудование после возврата основного;

• совпадает ли информация о МОЛ с документами, на основании которых установлена материальная ответственность;

• сохраняется ли история предыдущих передач и перемещений.

Особенно актуально это для ноутбуков, мобильной техники, инструментов и другого имущества, которое регулярно передаётся от одного сотрудника к другому.

Главный вывод

Учитывать имущество только по МОЛ можно — но этого недостаточно, если один сотрудник отвечает за имущество, а пользуется им другой. В таком случае в учёте стоит отдельно фиксировать МОЛ и фактического пользователя. Это позволяет одновременно контролировать материальную ответственность и понимать, где находится конкретный объект и у кого он сейчас в пользовании.

Особенно важно разделять эти сведения, когда имущество регулярно передаётся между сотрудниками. Тогда можно не только контролировать текущее состояние учёта, но и сохранять историю движения каждого объекта: кому его выдали, когда вернули и кому передали дальше.

Если такие операции дополнительно фиксируются с помощью мобильного учёта и идентификации объектов, сотрудникам не приходится вручную искать оборудование в списках и переносить данные. Система помогает быстрее оформить передачу конкретного объекта и поддерживать сведения о его текущем пользователе в актуальном состоянии.

В итоге в учёте остаются две связанные, но разные характеристики: кто несёт установленную материальную ответственность и у кого фактически находится имущество. Именно их разделение позволяет точнее контролировать движение объектов, особенно если в компании много техники и оборудования, которые постоянно переходят от одного сотрудника к другому.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFGwEV6h