Во время инвентаризации в кабинете находят ноутбук, которого нет в ведомости. Этикетки на нём нет, а сотрудники толком не помнят, откуда он взялся. Кажется, что всё просто: раз объекта в списке нет, нужно завести новый.
Но именно так в учёте и появляются дубли. Ноутбук вполне может уже быть в базе — просто числиться за другим сотрудником или подразделением, называться немного иначе или давно находиться не там, где должен по документам.
Если завести для него новую карточку, старая запись никуда не исчезнет. В итоге одному физическому объекту будут соответствовать две разные карточки, и вместо одного расхождения придётся разбираться уже с дублем в учёте.
Поэтому с новой карточкой лучше не торопиться. Сначала стоит выяснить, что именно нашли и почему этого объекта нет в ведомости.
Почему объекта нет в списке, хотя в компании он явно есть
Если имущество не попало в ведомость конкретного кабинета или сотрудника, это ещё не значит, что его вообще нет в учёте. Ноутбук могли перенести из соседнего отдела и не оформить перемещение. Сотрудник, которому когда-то выдали ноутбук, мог уволиться, а данные о новом месте хранения или ответственном так и не обновили. Технику могли забрать в ремонт, а после возвращения поставить в другом кабинете, не отразив это перемещение в учёте.
Получается, физически объект уже находится в одном месте, а по документам — всё ещё в другом. Поэтому сначала стоит поискать объект в общей базе, а не только среди имущества, которое попало в текущую ведомость. И только если ничего похожего найти не удалось, переходить к самому объекту и собирать признаки, по которым его можно сопоставить с существующими карточками.
Модель ноутбука мало что скажет. Нужен серийный номер
Допустим, на инвентаризации вы дошли до Lenovo ThinkPad. Искать его в базе просто по модели почти бесполезно, особенно если компания закупила двадцать таких ноутбуков.
Нужны признаки, которые помогут отличить именно этот экземпляр от остальных. В первую очередь — серийный номер. Посмотрите, не сохранилась ли старая инвентарная этикетка, штрихкод или RFID-метка. Зафиксируйте модель, комплектацию и другие признаки, по которым этот экземпляр можно отличить от похожих.
Полезно выяснить и то, где объект нашли и кто им сейчас пользуется. Иногда сотрудник быстрее любой базы расскажет, что ноутбук ему полгода назад передали из соседнего отдела, когда оттуда уволился коллега.
Если сохранились документы о покупке, выдаче, ремонте или внутреннем перемещении, они тоже могут помочь связать найденную вещь с существующей карточкой.
Чем больше таких признаков удалось собрать, тем меньше шансов принять уже учтённый объект за имущество, для которого нужно создавать новую карточку.
Ищите не только по тому названию, которое видите перед собой
Теперь собранные данные можно сверять с учётной системой. Начать логично с самого надёжного идентификатора — например, SN или инвентарного номера, если он сохранился. Если точного совпадения нет, подключаются остальные признаки: модель, подразделение, помещение, ответственный сотрудник, документы.
Это особенно полезно, когда названия в жизни и в базе разошлись. Сотрудники называют устройство «ноутбуком Иванова», на корпусе написано одно название модели, а в справочнике оно когда-то было заведено совсем иначе.
Если подходящая карточка нашлась, новую создавать не нужно. Дальше уже разбираются с причиной расхождения: почему объект оказался в другом кабинете, почему за ним числится прежний сотрудник или почему не было оформлено перемещение.
А если карточку найти так и не удалось, появляется другой вопрос.
Карточку не нашли. Значит, можно создавать новую?
Пока нет.
Если поиск ничего не дал, это означает только одно: вам пока не удалось найти карточку, которая могла бы относиться к этому объекту. Это ещё не объясняет, откуда имущество появилось в компании и действительно ли его раньше не учитывали.
Например, ноутбук может оказаться излишком, обнаруженным при инвентаризации. Но может выясниться, что документы о его поступлении есть, а данные по какой-то причине не попали в учётную систему. Или сохранились документы, по которым можно восстановить, когда и откуда объект появился.
Поэтому дальше нужны уже не дополнительные варианты написания модели в поиске, а документы и решение тех, кто отвечает за результаты инвентаризации и бухгалтерский учёт.
Это важная граница: программа может помочь собрать и сопоставить данные, но не должна сама решать, является найденное имущество излишком и на каком основании его принимать к учёту.
Когда имущество действительно можно оформлять в учёте
Если проверка закончена, существующей карточки не нашли и принято решение о постановке имущества на учёт, можно переходить к его оформлению в системе. Тогда создают карточку, заполняют необходимые сведения об объекте и данные, по которым его дальше можно будет однозначно идентифицировать.
Если в компании имущество маркируют штрихкодами или RFID-метками, после оформления объект можно промаркировать по принятому порядку. Здесь важно не просто напечатать этикетку, а убедиться, что физический объект действительно связан с нужной карточкой в системе. Иначе можно аккуратно наклеить новый номер — но не на тот ноутбук.
После оформления у физического объекта появляется своя карточка в учётной системе. При следующей инвентаризации его уже можно будет однозначно сопоставить с этой записью, а не выяснять заново, что это за ноутбук и откуда он появился.
А где здесь поможет автоматизация?
До этого момента почти всё, о чём мы говорили, относится не к конкретной программе, а к самому порядку работы. Сначала разобраться с объектом — потом менять данные в учёте.
Мобильная автоматизация нужна уже для того, чтобы часть этой работы не делать между кабинетом, бумажной ведомостью и компьютером.
Так, например, в мобильном приложении «Учёт 15» для терминалов сбора данных сотрудник может работать с имуществом прямо на месте: сканировать штрихкоды, а в версии с RFID — радиометки, проводить инвентаризацию и просматривать справочники на ТСД.
Если в компании используется маркировка имущества, с ней тоже можно работать через мобильное приложение. Сотрудник находится рядом с самим объектом и может сразу считывать его идентификатор, а не записывать данные на бумагу, чтобы потом переносить их за компьютером.
Но ТСД не решает главный вопрос этой статьи за человека. Если перед сотрудником стоит неизвестный ноутбук, программа не должна автоматически объявлять его новым активом только потому, что код не считался или нужная карточка сразу не нашлась.
Сначала нужно понять, не учитывается ли этот ноутбук уже. И только потом решать, что менять в базе.
Один ноутбук — одна карточка
Если во время инвентаризации нашли объект, которого нет в ведомости, самое быстрое действие — создать для него новую карточку. Но именно оно потом может добавить работы.
Пять минут на проверку серийного номера, старой маркировки, подразделения и существующих записей могут избавить от ситуации, когда для одного ноутбука в базе заведены две разные карточки и приходится выяснять, какая из них относится к найденному объекту и откуда вообще взялся дубль.
Поэтому здесь лучше не начинать с вопроса «как поставить находку на учёт». Сначала нужно ответить на другой: а мы точно не учитываем этот объект уже сейчас?
Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJU5N5w
