Центр материальной ответственности: как учитывать МОЛ и местоположение имущества одновременно

В небольшой организации имущество можно распределить между несколькими материально ответственными лицами и проводить инвентаризацию по каждому из них. Но по мере роста предприятия учёт становится сложнее: появляются корпуса, склады, лаборатории, производственные участки и другие зоны, где находятся основные средства.

Фактическое расположение объектов не всегда совпадает с распределением по ответственным лицам. Основные средства одного МОЛ могут находиться в разных помещениях, а в одной зоне — числиться за несколькими сотрудниками. Если проводить инвентаризацию отдельно по каждому МОЛ, физический обход приходится подстраивать под структуру учётных данных.

Как организовать проверку имущества по помещениям, не выстраивая отдельный маршрут для каждого МОЛ?

Для проверки по помещениям в учёте можно использовать Центр Материальной Ответственности (ЦМО). Он позволяет объединять объекты по определённой зоне и проводить инвентаризацию с учётом их местоположения.

В «1С: БГУ 2.0» МОЛ и ЦМО используются одновременно. Ответственность остаётся закреплена за конкретными сотрудниками, а принадлежность к ЦМО позволяет объединить основные средства, расположенные в одной зоне. Поэтому во время инвентаризации их можно проверять вместе независимо от того, за какими МОЛ они числятся.

Для инвентаризационной комиссии меняется порядок физического обхода: вместо беготни между помещениями ради проверки ОС разных ответственных лиц можно последовательно пройти выбранную зону. Принадлежность каждого объекта конкретному МОЛ при этом сохраняется в учёте.

Но знать местоположение имущества недостаточно. Во время обхода нужно определить конкретный объект и сопоставить его с записью в учётной системе. Для этого имущество предварительно маркируют.

На объект наносят или закрепляют метку с уникальным идентификатором. Основное средство не приходится определять только по названию, модели или внешнему виду: идентификатор связывает физический объект с соответствующей записью в учётной системе.

Для маркировки можно использовать штрихкоды: сканер считывает код с этикетки, а мобильное приложение по полученному идентификатору определяет конкретный объект и обращается к связанным с ним учётным данным. Такой способ позволяет последовательно идентифицировать имущество во время обхода помещений.

Другой вариант — RFID-метки. В отличие от штрихкода, RFID-метку считывают по радиоканалу, поэтому прямая видимость не требуется. При использовании совместимого оборудования не нужно каждый раз находить этикетку и направлять на неё сканер. Такой вариант может быть удобен при большом количестве объектов или в случаях, когда доступ к месту размещения метки затруднён.

Выбор технологии зависит от условий инвентаризации, используемого оборудования и принятого в организации способа маркировки. Независимо от типа метки задача остаётся общей: однозначно идентифицировать имущество и связать его с учётными сведениями. Для этого используют мобильные устройства со специализированным приложением.

Одно из таких устройств — терминал сбора данных. С его помощью можно идентифицировать имущество непосредственно во время обхода и сразу заносить результаты в мобильное приложение. Считанный код связывает найденный объект с соответствующей записью, поэтому промежуточная фиксация в бумажной ведомости с последующим ручным переносом в электронный документ не требуется.

Для инвентаризации по ЦМО на терминале также должны быть доступны сведения о центрах и сотрудниках. Тогда нужный вариант можно выбрать при создании документа и продолжить проверку уже с загруженными учётными данными.

В «Учёте 15» работа с ЦМО предусмотрена при интеграции с «1С: БГУ 2.0». На ТСД можно выгрузить справочники сотрудников и Центров Материальной Ответственности, а дальше провести инвентаризацию в несколько шагов:

1. Создать документ инвентаризации на терминале.

2. Выбрать работника или Центр Материальной Ответственности.

3. Затем перейти к объектам, относящимся к указанному ЦМО.

4. По мере обхода сканировать маркировку и фиксировать результаты в мобильном приложении.

Мобильное приложение использует информацию, загруженную из учётной системы, и, если сведения об объектах, сотрудниках или ЦМО устарели, во время инвентаризации они автоматически не исправятся. Поэтому подготовка к проверке включает не только загрузку справочников на устройство, но и проверку их актуальности.

Распределение имущества по ЦМО должно соответствовать его фактическому расположению. Если сведения расходятся с реальностью, на терминал попадёт неверная информация о принадлежности объектов к конкретным центрам.

Поэтому при настройке нужно определить границы каждого ЦМО и следить за изменениями в размещении ОС. Если имущество перемещают из одной зоны в другую, смену местоположения следует сразу отражать в учётной системе — так при следующей инвентаризации комиссия будет работать с актуальной структурой ЦМО.

Важно также заранее определить, по какому принципу организация формирует центры и какие помещения или зоны входят в каждый из них. Понятная структура упрощает дальнейшее ведение справочников и снижает вероятность расхождений между учётными данными и фактическим размещением имущества.

По мере роста организации одного способа группировки объектов может оказаться недостаточно. Помимо закрепления за материально ответственными лицами приходится учитывать фактическое местоположение имущества и устройство территории предприятия. Дополнительная группировка позволяет учитывать оба параметра, не меняя принятую систему ответственности.

Но добавление нового справочника само по себе не делает инвентаризацию точнее. ЦМО приносит пользу, когда организация заранее определила принципы его формирования, своевременно отражает перемещения имущества и поддерживает связанные сведения в актуальном состоянии.

В таком случае система учёта развивается вместе со структурой организации и остаётся понятной для тех, кто отвечает за имущество и проводит инвентаризацию.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFHWCPFw