Электронный паспорт ОС: какие данные хранить кроме инвентарного номера

Инвентарного номера достаточно, чтобы отличить один объект учёта от другого. Но как только с имуществом начинают что-то делать — передавать сотруднику, перемещать между помещениями, отправлять в ремонт или проверять во время инвентаризации — одного номера становится недостаточно.

Для работы с основным средством нужны сведения, которые меняются на протяжении срока эксплуатации: местонахождение, ответственный, состояние, проведённые операции. Вместе с ними в электронном паспорте хранят характеристики самого объекта — например, модель и серийный номер. Особенно важны такие данные для однотипного имущества, когда в компании десятки внешне одинаковых устройств и нужно точно понимать, с каким экземпляром работают.

У каждого объекта может быть сразу несколько идентификаторов, и нужны они для разных задач. Инвентарный номер связывает имущество с учётом организации, серийный — присваивает производитель, а штрихкод или RFID-метка позволяют быстро найти электронную карточку при работе с физическим объектом.

Серийный номер особенно полезен для однотипного имущества. В компании может быть несколько ноутбуков одной модели с одинаковыми характеристиками, но у каждого из них свой серийный номер. По нему можно определить конкретный экземпляр независимо от того, кому его передали или где он сейчас находится.

Для работы непосредственно с имуществом используют маркировку. На объект можно нанести штрихкод или закрепить RFID-метку с уникальным идентификатором. После считывания маркировки в мобильном приложении можно открыть карточку соответствующего объекта и работать уже с его данными. Нужную запись не приходится искать вручную среди техники с похожими названиями и характеристиками.

Но идентификационные сведения описывают только сам объект. В процессе эксплуатации появляется другой пласт данных: имущество передают сотрудникам, размещают в помещениях и перемещают между ними. Эти изменения тоже нужно отражать в электронном паспорте.

Материально ответственное лицо, фактический держатель и местонахождение описывают разные стороны учёта. Объект может числиться за одним МОЛ, использоваться другим сотрудником и физически находиться в конкретном кабинете, лаборатории, цехе или на складе. Поэтому объединять эти сведения в один реквизит или считать их взаимозаменяемыми не стоит.

В зависимости от принятой в организации модели в электронном паспорте можно отдельно хранить МОЛ, фактического держателя, помещение, подразделение и Центр Материальной Ответственности. Для перемещаемого имущества полезна и дата последнего подтверждённого перемещения. Такой набор данных позволяет понять, за кем объект числится, кто им пользуется и где он фактически находится.

Со временем эти сведения меняются. Технику передают другому сотруднику, оборудование перевозят в соседний корпус, подразделение переезжает в новое помещение. В карточке появляются новые значения, но для полноценного учёта важно не потерять и информацию о произошедших изменениях. К тому же вместе с местонахождением и ответственными может меняться состояние самого объекта.

Основное средство не всегда находится в эксплуатации. В разные периоды оно может храниться, использоваться, быть передано другому сотруднику, находиться в ремонте или готовиться к списанию. Текущий статус позволяет зафиксировать это состояние в электронном паспорте, но одной отметки «в ремонте» или «на хранении» недостаточно, если позднее понадобится восстановить обстоятельства изменения.

Когда состояние объекта меняется, в карточке указывают новый актуальный статус. При этом предыдущее состояние важно не потерять: вместе с ним сохраняют дату изменения и связанные с событием сведения. Например, после ремонта оборудование снова получает статус «используется», а информация о том, когда и на каком основании оно находилось в ремонте, остаётся в истории.

Такой же принцип применим к перемещениям и передачам. В карточке указывают актуальное помещение или держателя, а предыдущие изменения сохраняют как отдельные события. Постепенно из них складывается история операций с объектом.

За несколько лет эксплуатации у одного основного средства может накопиться довольно длинная история. Объект поступает в организацию, получает маркировку, передаётся сотрудникам, перемещается между помещениями, проходит инвентаризации и ремонт, а в конце срока эксплуатации списывается. Эти события показывают уже не состояние имущества в конкретный момент, а то, что происходило с ним раньше.

В истории могут фиксироваться:

1. поступление и постановка на учёт;

2. маркировка;

3. выдача и возврат;

4. перемещения между помещениями или подразделениями;

5. передача в ремонт и возврат;

6. результаты инвентаризаций;

7. списание.

Такой журнал нужен не ради подробной хроники каждого действия. Он позволяет вернуться к предыдущим событиям, когда возникает конкретный вопрос: проверить последнее перемещение не найденного в помещении оборудования, посмотреть предыдущего держателя техники или установить, когда объект находился в ремонте. Состав сохраняемых операций при этом зависит от процессов самой организации.

Иногда одной записи о событии для этого недостаточно. С ремонтом может быть связана заявка, с передачей — акт, а состояние объекта в определённый момент можно дополнительно зафиксировать фотографией. Так к структурированным данным электронного паспорта добавляются документы и изображения.

С карточкой основного средства могут быть связаны акты, технические паспорта, заявки, сведения о комплектности, фотографии и другие материалы, предусмотренные внутренними процессами компании. У каждого типа файлов своё назначение: технический паспорт содержит характеристики оборудования, фотография может показать его внешний вид или комплектацию в определённый момент, а акт относится к конкретной операции. Такие материалы дополняют сведения в карточке там, где обычных реквизитов недостаточно.

При этом электронный паспорт не стоит превращать в папку для любых файлов, где упоминается имущество. Чем больше документов накапливается без понятной системы, тем сложнее найти среди них действительно нужный. Поэтому для каждого типа документов и файлов стоит заранее определить, зачем их сохраняют, кому они должны быть доступны и как долго их нужно хранить.

К этому моменту электронный паспорт уже объединяет идентификаторы, сведения о местонахождении и ответственности, состояние, историю и связанные материалы. Часть этих данных почти не меняется, другая обновляется регулярно в ходе эксплуатации. Значит, вместе с составом карточки нужно продумать, как в неё будут попадать фактические изменения.

При инвентаризации, передаче или перемещении сотрудник работает с конкретными объектами и одновременно фиксирует изменения в учёте. Если сначала записывать результаты отдельно, а затем переносить их в систему за компьютером, появляется дополнительный этап работы. Избежать его помогают мобильные устройства, с которыми можно обращаться к учётным данным непосредственно во время выполнения операции.

Одно из таких устройств — терминал сбора данных, который представляет собой мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. Терминал можно взять с собой при инвентаризации, передаче или перемещении имущества, считать маркировку с объекта и сразу перейти к работе с его данными.

При этом возможности определяет не только само устройство, но и установленное на нём специализированное приложение. Оно связывает работу с физическим объектом и учётной системой: показывает необходимые сведения и позволяет выполнять предусмотренные операции. Например, в мобильном приложении можно работать с документом инвентаризации, фиксировать передачу имущества или его перемещение.

В «Учёте 15» ТСД применяется при инвентаризации, передаче и перемещении имущества. Сотрудник работает с маркировкой и данными об объектах в мобильном приложении, поэтому результаты таких операций можно фиксировать по ходу работы с основными средствами.

Но мобильное приложение — только один из участников процесса. Данные об одном объекте могут использоваться сразу в нескольких информационных системах, поэтому после сбора фактической информации важно понимать, где она должна храниться и как передаваться дальше.

«Клеверенс: Учёт имущества» выступает центральной базой карточек, помещений, ответственных и истории операций. В ней хранится электронный паспорт основного средства с данными, необходимыми для работы с имуществом на протяжении всего срока эксплуатации.

Часть информации об объекте нужна и в 1С, поэтому ещё до настройки обмена важно определить роль каждой системы: какие сведения в ней создаются, какие обновляются и куда должны передаваться изменения.

Без такого распределения данные постепенно начинают расходиться. Оборудование уже переместили, но новое помещение указано только в одной системе; сотрудник получил технику, а сведения о держателе обновились не везде. В результате у одного физического объекта появляются разные цифровые версии в зависимости от того, какую систему открыть.

Важно не только определить, какие данные входят в электронный паспорт, но и договориться, где и как они будут обновляться. Если непонятно, откуда берётся актуальное значение, когда оно обновляется и какая система должна его получить, подробно заполненная карточка со временем перестанет соответствовать реальному состоянию имущества.

Электронный паспорт становится полезным, когда к нему можно обратиться не только ради формальной проверки реквизитов. Он помогает работать с имуществом в разных ситуациях и получать нужную информацию об объекте без поиска по отдельным документам и системам.

По мере эксплуатации содержание паспорта меняется вместе с самим объектом. Одни сведения остаются постоянными, другие обновляются после передачи, перемещения, ремонта или очередной проверки. В результате карточка остаётся рабочим источником информации об основном средстве на всём протяжении его использования.

Именно в этом электронный паспорт выходит за рамки обычной карточки с инвентарным номером: он позволяет работать не с отдельной записью в учёте, а с полной информацией о конкретном имуществе.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFHnWFMj