Этикетка на основном средстве повреждена: как восстановить идентификатор и не создать дубль

Инвентарные этикетки со временем изнашиваются: при перемещении оборудования их царапают, во время уборки стирают напечатанный код, а в производственных помещениях на маркировку влияют пыль, влага и перепады температуры. Иногда этикетка отклеивается от корпуса или повреждается настолько, что сканер перестаёт распознавать штрихкод. В результате имущество остаётся на месте, но определить его по маркировке уже не получается.

Сложность возникает, когда по внешним признакам нельзя однозначно определить, какой записи в учётной системе соответствует оборудование. Особенно если в организации много однотипных устройств, а сведения об их местонахождении или ответственных давно не обновляли. Если сотрудник не найдёт нужную карточку и зарегистрирует имущество заново, в учёте появится дубль.

Например, компьютер числится за одним сотрудником, а после повреждения этикетки его ошибочно регистрируют заново. При следующей инвентаризации старая запись может попасть в список недостач, хотя компьютер находится на месте.

Поэтому перед повторной маркировкой важно найти исходную карточку и убедиться, что она относится к нужному оборудованию.

Как найти имущество без штрихкода

Если на этикетке сохранилась часть информации, сначала стоит проверить, можно ли прочитать идентификатор. Иногда достаточно изменить угол сканирования или вручную ввести сохранившийся номер. Если код полностью повреждён, имущество ищут по другим признакам.

Для поиска и проверки существующей карточки можно использовать:

• Инвентарный и заводской номера — помогают отличить конкретный объект от другого оборудования той же модели.

• Модель и производителя — позволяют сузить поиск среди имущества организации.

• Подразделение и помещение — помогают определить, где объект должен находиться согласно учётным данным.

• Материально ответственное лицо — позволяет проверить, за кем закреплено имущество.

• Особенности комплектации и внешнего вида — помогают сопоставить физический объект с описанием в учётной системе.

Особенно внимательно приходится проверять однотипное имущество. В организации могут использовать десятки одинаковых ноутбуков, мониторов или измерительных приборов. Совпадение модели ещё не доказывает, что найдена нужная карточка.

При поиске важно учитывать, что данные в карточке не всегда отражают текущее состояние имущества. Оборудование могли перенести в другой кабинет, передать сотруднику или изменить его комплектацию, не обновив сведения в системе. Если фактическое местонахождение или комплектация не совпадают с учётными данными, нужно выяснить причину расхождения и проверить объект по другим признакам.

Если информации недостаточно, дополнительные сведения можно получить у ответственных сотрудников или найти в учётных документах. При инвентаризации карточку также можно искать в справочнике имущества на ТСД. Но если нужного объекта там нет, это ещё не повод создавать новую запись: сначала нужно проверить, какие данные загружены на устройство.

Имущество отсутствует в справочнике

Мобильный справочник не всегда содержит все объекты, зарегистрированные в учётной системе. Его состав зависит от того, когда обновляли данные на ТСД и какие условия отбора установили при выгрузке.

Например, в организации недавно зарегистрировали новое оборудование, но справочники на ТСД ещё не обновили. Сотрудник пытается найти имущество по наименованию, однако устройство показывает только ранее выгруженные позиции.

При работе в офлайн-режиме справочники необходимо регулярно выгружать из 1С на терминал. Кроме того, в настройках обмена можно задавать отборы, определяющие, какие строки попадут на устройство. Если нужное имущество не соответствует условиям отбора, сотрудник его не увидит.

Поэтому при безрезультатном поиске сначала проверяют актуальность справочника и параметры выгрузки. Если карточка существует в 1С, но отсутствует на терминале, нужно разобраться с обменом данными, а не регистрировать имущество повторно. Однако даже наличие карточки в справочнике не гарантирует, что её удастся быстро найти: сведения о местонахождении имущества тоже могут оказаться устаревшими.

В учёте одно помещение, а фактически другое

Несовпадение фактического местонахождения с учётными данными особенно мешает при поиске имущества по подразделению или материально ответственному лицу. В списке оборудования нужного кабинета объект может отсутствовать, хотя его карточка существует и доступна в справочнике.

Например, принтер перенесли из бухгалтерии в отдел кадров. На новом месте обнаружили повреждённый штрихкод и начали искать оборудование среди имущества этого подразделения. Но в учётной системе принтер по-прежнему числится за прежним держателем.

Если ориентироваться только на помещение или материально ответственное лицо, можно ошибочно решить, что нужной карточки нет. Поэтому при поиске важно сопоставлять и другие признаки, прежде всего инвентарный и заводской номера.

После идентификации объекта отдельно проверяют, требуется ли оформить его перемещение. Для перемещения имущества между держателями предусмотрена соответствующая операция. Сотрудник может выполнить её по заранее выгруженному заданию или создать документ непосредственно на ТСД, указав, от кого и кому передаётся имущество. После завершения работы документ передают в учётную систему, где результаты обрабатываются в соответствии с настроенным обменом.

Оформление перемещения помогает устранить расхождения в учётных данных. При этом найденная карточка остаётся прежней, даже если оборудование сменило помещение или ответственного. Именно к ней и нужно привязать восстановленную маркировку, чтобы не создавать новую запись об имуществе.

Восстановить прежний код или привязать новый

Даже если штрихкод на оборудовании больше не читается, его значение может сохраняться в учётной системе. Поэтому после поиска нужной карточки сотрудник проверяет, какой идентификатор закреплён за имуществом, и уже на основании этих данных определяет, потребуется ли новый код или достаточно повторно напечатать прежний.

Повторно напечатать прежний штрихкод
Если идентификатор сохранился в учётной системе, для имущества можно выпустить новую этикетку с тем же значением. Объект продолжит определяться по прежнему коду, поэтому менять его идентификатор не потребуется.

Привязать другой штрихкод
Такой вариант подходит, если организация использует заранее подготовленные этикетки с уникальными кодами. Новый штрихкод связывают с существующей позицией справочника, а не создают отдельную карточку.

В «Учёте 15» операция «Просмотр справочников» позволяет работать с данными имущества на терминале. Возможность привязать новый штрихкод к существующей позиции и передать изменение в 1С необходимо проверить с учётом настроенной интеграции. Перед заменой идентификатора сотрудник должен убедиться, что выбрал нужное имущество.

А для печати этикеток в приложении предусмотрена операция «Маркировка». Сотрудник выбирает имущество из списка и отправляет этикетку на подключённый принтер. На ней печатаются наименование, инвентарный номер и штрихкод объекта.

Если организация использует RFID, можно записать идентификатор на радиометку. Для этого потребуется терминал с RFID-антенной и соответствующие метки. Работа с RFID поддерживается в соответствующей версии программного обеспечения.

При замене маркировки важно учитывать и состояние старой этикетки. Если она частично сохранилась, её лучше убрать после проверки новой, чтобы при следующем обходе сотрудники не столкнулись с двумя разными обозначениями одного объекта.

Когда повреждена одна этикетка, достаточно найти карточку и восстановить маркировку конкретного объекта. Но если заменить нужно сразу десятки или сотни этикеток, порядок работы меняется: приходится заранее готовить список имущества и организовывать печать.

Массовая замена этикеток

Массовая перемаркировка может потребоваться после ремонта помещений, когда часть этикеток повреждают строительная пыль и чистящие средства, или при плановой замене старой бумажной маркировки, которая со временем стала плохо считываться. В обоих случаях сотрудникам предстоит работать с большим количеством объектов, поэтому искать каждую карточку непосредственно во время обхода неудобно. Гораздо проще заранее определить, какое имущество требует повторной маркировки, и подготовить список для работы.

В «Учёте 15» маркировку бумажными этикетками можно выполнять по факту или на основании задания из учётной системы. Во втором случае сотрудник получает на ТСД документ со списком имущества и работает с уже выбранными позициями. Такой подход помогает организовать замену этикеток по помещениям или подразделениям и контролировать, какие объекты ещё предстоит промаркировать.

Для документов-заданий, выгруженных из учётной системы, предусмотрена массовая печать. Команда «Напечатать все» отправляет на принтер этикетки для позиций со статусом «Не маркировано», после чего их статус меняется на «Напечатано». На этом этапе этикетки только подготовлены, поэтому далее сотрудник должен сопоставить каждую из них с нужным имуществом, наклеить на оборудование и отсканировать штрихкод. После сканирования позиция получает статус «Маркировано».

При массовой замене важно проверить соответствие каждой этикетки учётной карточке, иначе штрихкод может указывать на другое имущество. Но правильная привязка — не единственное условие: чтобы маркировку вскоре не пришлось менять снова, нужно учитывать и условия эксплуатации оборудования.

Почему новая этикетка тоже может быстро испортиться

После восстановления маркировки стоит разобраться, почему прежние этикетки пришли в негодность. Причина часто связана не только с естественным износом, но и с неподходящим материалом или местом нанесения. Если наклеить новую этикетку туда же, где старую постоянно задевали, нагревали или очищали агрессивными средствами, вскоре её снова придётся менять.

Для офисного оборудования обычно достаточно подобрать подходящий материал и разместить этикетку там, где её не задевают при эксплуатации. На производстве условия сложнее: оборудование регулярно очищают, поверхность нагревается, контактирует с маслами или подвергается механическому воздействию. Поэтому требования к маркировке нужно определять с учётом того, где находится имущество и как сотрудники с ним работают.

При выборе места и материала учитывают:

• температуру, влажность и загрязнение поверхности;

• воздействие чистящих средств и технических жидкостей;

• трение при работе и перемещении оборудования;

• доступность штрихкода для сканирования;

• особенности поверхности, на которую наносят этикетку.

Например, на инструменте, который постоянно берут в руки, этикетка быстро сотрётся в зоне захвата. А на станке код может оказаться недоступным после установки защитного кожуха. Поэтому важно не только выбрать более стойкий материал, но и найти место, где маркировка будет защищена от повреждений и останется доступной для сканирования. Если организация использует RFID, дополнительно учитывают совместимость метки с поверхностью оборудования, особенно металлической.

Для однотипного имущества полезно определить постоянные места нанесения этикеток. Тогда сотрудники будут знать, где искать штрихкод при инвентаризации, а сама маркировка окажется расположена одинаково на похожих устройствах. После замены этикеток остаётся проверить не только качество их печати и размещения, но и правильность связи с учётными карточками.

Как убедиться, что имущество не продублировалось

Новая этикетка может хорошо считываться, но при этом указывать на неправильную позицию справочника. Поэтому завершать работу сразу после её нанесения не стоит. Сотрудник повторно сканирует штрихкод терминалом и проверяет сведения, которые устройство показывает на экране: наименование, инвентарный номер и другие доступные данные. Они должны соответствовать оборудованию, на которое наклеили этикетку.

Особое внимание требуется, если вместо прежнего штрихкода использовали новый. В этом случае нужно проверить результат обмена с учётной системой и убедиться, что новый идентификатор относится к уже существующей карточке, а не к дополнительной записи. Конкретный порядок сохранения и подтверждения изменений зависит от настроенной интеграции. Поэтому одной проверки на ТСД недостаточно, если результаты привязки ещё не переданы в 1С.

Полезно также фиксировать случаи перемаркировки: какое имущество получило новую этикетку, когда её заменили и по какой причине. Такие записи помогут при последующих инвентаризациях, особенно если маркировка одного и того же оборудования повреждается регулярно. Кроме того, по ним проще выяснить, когда изменился идентификатор, если при очередной проверке возникнут вопросы к данным об объекте.

После повторного сканирования и проверки изменений в учётной системе можно завершать восстановление маркировки. Имущество снова определяется по этикетке, а сотрудники продолжают работать с его исходной карточкой, не создавая новую запись.

Вместо заключения

Повреждённая этикетка сама по себе не означает, что имущество нужно заново ставить на учёт. Сначала необходимо установить, какой карточке соответствует физический объект, проверить актуальность сведений и только затем восстановить маркировку. Если прежний идентификатор сохранился, достаточно повторно напечатать этикетку, если используется новый — его связывают с уже существующей записью.

При этом важно не ограничиваться самой печатью. Правильное размещение этикетки помогает избежать повторных повреждений, а контрольное сканирование и проверка данных после обмена с учётной системой позволяют обнаружить ошибки привязки. В результате имущество остаётся в учёте под своей исходной карточкой, даже если его маркировку пришлось полностью заменить.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJYX2Ro