При подготовке ответа аудитору бухгалтер собирает реестр имущества, документы поступления и результаты последней инвентаризации. При их сопоставлении выясняется, что часть техники переехала, один ноутбук записан дважды, а результаты обхода отдельного подразделения ещё не загружены в учётную систему.
Поэтому до формирования комплекта документов необходимо проверить связь между реестром, результатами инвентаризации и оформленными операциями. Начать стоит с периода проверки: от него зависит, какие сведения потребуется подтвердить и какие последующие изменения объяснить отдельно.
На какую дату нужны сведения об имуществе
Текущий реестр показывает положение имущества сейчас, а запрос аудитора может относиться к отчётной дате. Между этими датами оборудование могло сменить помещение, перейти другому сотруднику или выбыть. Такие изменения сами по себе не означают ошибку, если их можно проследить по документам.
Например, в конце декабря ноутбук находился в одном подразделении, а в январе его передали другому. Февральский обход подтвердит новое местонахождение, но для проверки декабрьских данных понадобятся сведения о передаче. Подменять ими друг друга нельзя: они описывают разные моменты.
Перед подготовкой выгрузки следует определить дату реестра, период операций и состав имущества, к которому относится запрос. В рабочем комплекте полезно сохранить исходную выгрузку и отдельно — последующие уточнения с основаниями изменений.
Обнаружение предмета сегодня не подтверждает автоматически его местонахождение на отчётную дату. Связь между двумя датами необходимо восстановить по документам поступления, передачи, возврата и других операций.
После определения периода можно проверить сами записи: позволяют ли они однозначно установить, о каком имуществе идёт речь.
Какие данные проверить в карточках
Несколько предметов в реестре могут иметь одинаковое наименование, модель и характеристики. При сопоставлении с документами и результатами обхода их отличают по идентификаторам конкретных экземпляров — например, инвентарным или заводским номерам.
Состав реквизитов зависит от вида имущества, принятого порядка учёта и используемой системы. Для подготовки к проверке удобно разделить их по назначению:
Идентификация экземпляра: внутренний идентификатор, инвентарный и заводской номера, когда они применяются, а также связанный с карточкой штрихкод или RFID-идентификатор.
Местонахождение и закрепление: организация, подразделение, помещение, держатель или материально ответственное лицо.
Сведения об использовании: состояние объекта и документы, которыми оформлены поступление, передача, возврат или другие изменения.
Это перечень для проверки качества данных, а не универсальный набор обязательных полей каждой карточки. В частности, держатель и материально ответственное лицо могут выполнять разные роли — их нельзя считать взаимозаменяемыми только потому, что в обоих полях указаны сотрудники.
Отдельного внимания требуют дубли и противоречия: один заводской номер в нескольких карточках, одинаковый индивидуальный код у разных предметов, незаполненное помещение при наличии документов передачи. Каждую такую запись необходимо сопоставить с исходными документами, прежде чем исправлять или объединять данные.
Совпадение модели ещё не означает, что карточки дублируются. Основанием для разбора служит совпадение идентификаторов конкретного экземпляра и документов, а не только похожее название.
Подготовленный справочник позволяет перейти к проверке имущества на местах. Иначе сотрудник будет сравнивать фактические предметы со списком, в котором уже есть неразобранные ошибки.
Как подтвердить имущество при обходе
Для поэкземплярной проверки на предмет наносят этикетку с индивидуальным кодом, связанным с его карточкой. Код считывают терминалом сбора данных (ТСД) — переносным устройством со сканером и экраном. На терминале работает приложение, а сведения для распознавания объектов поступают из учётной системы.
Такую работу можно организовать с помощью «Учёта 15». Приложение распознаёт отсканированный штрихкод, если он содержится в справочниках, загруженных на устройство. Поэтому до обхода необходимо проверить, что на терминал переданы данные для предстоящего задания.
При инвентаризации по плану сотрудник получает перечень имущества и сканирует этикетки на предметах. На экране отображается соотношение фактического и планового количества. Список можно выгрузить из учётной системы либо сформировать на устройстве из переданных данных по выбранным параметрам.
Для работы с RFID предусмотрено считывание радиометок на устройствах со встроенной RFID-антенной. Подходящее оборудование и порядок обхода стоит проверить на конкретных предметах и в помещениях компании до начала основной работы.
При этом код идентифицирует имущество, но не определяет его кабинет или пользователя. Источник заполнения помещения и ответственного лица зависит от настроек операции. Если эти сведения берутся из учётных данных, их присутствие в мобильном документе ещё не означает, что сотрудник независимо подтвердил их при обходе.
Завершённые результаты передают в учётную систему. Однако до подготовки ответа аудитору предстоит разобраться с позициями, по которым фактические сведения не совпали с заданием.
Учёт 15 — мобильный учёт имущества и материалов
Скачайте и протестируйте решение для учёта имущества бесплатно
Что делать с неподтверждёнными и спорными позициями
Отметка «не найдено» показывает результат конкретного обхода, но не объясняет причину отсутствия. Предмет мог находиться в ремонте, у сотрудника вне офиса или в помещении, которое ещё не проверили. Аналогично неизвестный код не доказывает, что перед комиссией новое, ранее не учтённое имущество.
Для разбора полезно вести рабочий список вопросов с ответственными и подтверждающими документами. Он помогает контролировать подготовку ответа, но не заменяет документы инвентаризации.
Что обнаружено | Что проверить до исправления учёта | Что сохранить по результатам разбора |
Объект не найден в указанном месте | Документы передачи, возврата, ремонта и результаты проверки других помещений | Подтверждение местонахождения либо сведения о незавершённом поиске и дальнейших действиях |
Предмет находится в другом помещении или у другого сотрудника | Было ли перемещение оформлено и отражено в системе | Документ операции либо оформленное исправление с основанием |
Код не распознан | Полноту выгрузки, читаемость этикетки и наличие существующей карточки | Результат сопоставления предмета с записью и принятое решение |
Один экземпляр предположительно учтён дважды | Заводские и инвентарные номера, документы поступления, операции по обеим карточкам | Обоснование исправления, сохраняющее возможность проследить прежние записи |
Результат на ТСД отличается от данных основной системы | Актуальность загруженных справочников, завершение и загрузку документов, последующие операции | Подтверждение обработки данных и повторной сверки |
Читайте также: Нашли имущество, которого нет в списке, или как не создать дубль в учёте?
При поиске существующей записи в «Учёте 15» можно воспользоваться просмотром справочников: найти имущество по артикулу или наименованию и открыть сведения о нём. Совпадение названия необходимо дополнить проверкой идентификаторов самого экземпляра.
Когда причины установлены, результаты разбора необходимо отразить в основной системе. Иначе рабочий список будет содержать исправленные сведения, а итоговая выгрузка — прежние.
Как проверить документы и результаты обмена
Проверка загрузки начинается с сопоставления завершённых мобильных документов с результатами их обработки. Само наличие документа на терминале не подтверждает, что его данные уже учтены при формировании отчёта.
Также не стоит проверять обмен только по количеству документов. При загрузке одной инвентаризации из «Учёта 15» в 1С могут создаваться несколько документов — в зависимости от бухгалтерских счетов и материально ответственных лиц. Поэтому необходимо сопоставить состав имущества и результаты обработки, а не ожидать обязательного соответствия «один к одному».
В конфигурации «Клеверенс: Учёт имущества» на базе «1С: Предприятия» предусмотрены документы поступления, перемещения, выдачи и возврата, инвентаризации и изменения состояния. Данные проведённых документов используются при формировании отчётов. По результатам инвентаризации в этой конфигурации можно создать документ перемещения, указав фактическое помещение или держателя. Но прежде необходимо исключить уже оформленную передачу: повторный документ не должен дублировать существующую операцию.
Для других интеграций состав документов и порядок обработки зависят от учётной системы и настроенного обмена. Проверять их следует на поддерживаемом рабочем сценарии. После обновления или изменения интеграции тестовые операции стоит выполнять в отдельной тестовой базе, а в рабочем учёте использовать только реальные события.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Это требование приведено в разъяснении ФНС о первичных документах. Технически успешная загрузка данных сама по себе не заменяет надлежащее оформление операции.
После обработки документов можно формировать итоговый комплект. На этом этапе задача уже не в поиске имущества, а в проверке того, что предоставляемые материалы согласованы между собой.
Что включить в ответ аудитору
Состав ответа определяется запросом, поэтому универсальная папка со всеми выгрузками редко удобна для проверки. Лучше связать каждый пункт запроса с конкретным реестром, документом или пояснением и указать, к какой дате относятся сведения.
Перед передачей материалов стоит проверить:
Период и состав выгрузки.
В отчёте указаны нужная дата, организация и отборы; объекты не потерялись из-за случайного ограничения списка.Связь с результатами инвентаризации.
По проверенным позициям доступны документы обхода и последующего разбора.Отражение изменений.
Оформленные операции учтены в итоговых данных, а более поздние события отделены от сведений на проверяемую дату.Незавершённые вопросы.
По спорным объектам понятно, что уже установлено, каких документов не хватает и кто продолжает проверку.Ответственных за пояснения.
Известно, кто проводил обход, разбирал отклонения и готовил итоговые сведения.
В «Клеверенс: Учёт имущества» для сверки доступны отчёты об остатках, движениях и результатах инвентаризации. В них можно применять отборы, а готовый результат — сохранить или распечатать.
Незавершённый вопрос не стоит превращать в подтверждённый результат ради полной таблицы. В пояснении можно указать, что уже установлено и что ещё проверяется, сохранив различие между подтверждёнными сведениями и предположениями.
Такой комплект позволяет начать проверку с нужного объекта или вопроса и перейти к подтверждающим материалам, не просматривая все документы компании подряд.
Запрос аудитора — не повод начинать проверку с нуля
Регулярная сверка сокращает объём работы перед запросом: компания уже знает, какие данные подтверждены, какие операции обработаны и где остаются открытые вопросы. Для ответа требуется собрать материалы за нужный период и проверить их согласованность.
При подготовке ответа аудитору можно опираться на результаты проведённой инвентаризации: проверить, отражены ли они в учёте, сопоставить последующие операции и собрать документы на запрошенную дату. Эти материалы помогают отвечать на вопросы аудитора, сохраняя возможность проверить, откуда взялась каждая запись.
Учёт 15 — мобильный учёт имущества и материалов
Скачайте и протестируйте решение для учёта имущества бесплатно
Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFGrYJwU
