Как составить график отпусков на 2024 год
Не позднее 15 декабря 2023 года работодателям надо утвердить график отпусков на следующий год. Рассказываем, что для этого нужно знать.
Чтобы следить за актуальными материалами для бухгалтера, подписывайтесь на наш Телеграм — Что делать Консалт | Всё о налогах и законах. Публикуем новости об изменениях, кейсы, ответы на вопросы клиентов, ссылки на мероприятия, напоминания, что нужно сдать отчет. А еще разыгрываем бесплатные консультации от наших экспертов.
Зачем нужен график отпусков
График отпусков – это документ, который объединяет информацию об отпусках всех сотрудников организации. Он нужен бухгалтеру и кадровику, чтобы:
регулировать расчет отпускных и зарплаты;
отслеживать количество использованных дней отпуска каждого сотрудника.
Кроме того, с помощью графика отпусков:
сотрудники могут ориентироваться друг на друга и перераспределять соответствующим образом задачи;
руководство может видеть планируемую загрузку каждого сотрудника в течение года.
Без графика отпусков будет трудно отправить работника в отпуск в срок, удобный работодателю, ведь график отпусков обязателен для обеих сторон трудового договора (ч. 2 ст. 123 ТК).
Еще по теме: Работник имеет право на отпуск после отмены увольнения, даже если его успели компенсировать
Наконец, график отпусков может понадобиться при проверках – трудовой или налоговой инспекции, например. Так, налоговики запрашивают такой документ в случае споров о подмене трудовых отношений. А трудовой инспекции график отпусков будет нужен для защиты прав сотрудников: и если с вашей стороны все в порядке, инспекция станет на вашу сторону в случае спора.
Можно ли не составлять график отпусков
Составлять график отпусков работодателя обязывает статья 123 ТК.
А вот если проверяющие обнаружат, что этот документ у вас отсутствует или не исполняется, будут штрафы по статье 5.27 КоАП. Должностным лицам грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организациям — от 30 000 до 50 000 рублей.
По какой форме заполнить график отпусков
График отпусков нужно составлять по форме № Т-7.
Утверждают документ не позднее чем за две недели до начала календарного года. Делает это руководитель организации, после утверждения с ним нужно ознакомить работников под подпись. Расписаться они могут либо в отдельной графе в графике, либо в листе ознакомления.
Важно знать: вновь созданные организации график отпусков на год создания тоже составляют и дополняют по мере приема работников (письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Приказ о составлении графика отпусков
Работодатели издают приказ о составлении графика отпусков (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).
У такого приказа нет обязательной формы, можно составить в произвольной.
Вот пример:
Кого включить в график отпусков
В график отпусков включают всех, кто работает по трудовому договору, в том числе совместителей и работников по срочным договорам.
Важно знать: мобилизованных в график отпусков включать не надо (ст. 351.7 ТК, письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321).
Сотрудницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам, в график отпусков включаются только в том случае, если выходят на работу на полный день.
Наконец, исполнителей на ГПД включать в график не нужно.
Почитайте, кстати, о том, какие могут быть риски по договорам ГПД.
Кто и как определяет даты отпуска
Законодательство регулирует только обязательную продолжительность отпуска, а вот даты работник обычно определяет сам. Иногда это делает работодатель: вопрос, по сути, открыт. Но есть категории работников, которым отпуск обязательно предоставлять в удобное для них время:
женщинам перед декретом или после него;
одному из родителей ребенка-инвалида;
родителям трех или более детей до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет;
несовершеннолетним;
внешним совместителям;
почетным донорам;
чернобыльцам;
супругам военнослужащих;
мобилизованным, после возобновления трудового договора.
О том, что делать с дополнительными отпусками, можно почитать здесь.
Лист ознакомления с графиком отпусков: пример
Утвержденной формы у листа ознакомления с графиком отпусков нет. Вот пример, как это может выглядеть:
Если отпуск пришлось перенести, в график отпусков придется внести изменения. Отдельный приказ вам для этого не понадобится. Отметки в графике можно сделать на основании приказа о переносе отпуска.
Чтобы включить в график отпусков вновь принятого работника, можно оформить дополнение (письмо Минтруда от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580).
Важный бонус
Кроме графика отпусков, по итогам года бухгалтера ждет годовая инвентаризация. Смотрите экспертный стрим о том, как инвентаризация изменится уже скоро: разбираем новый ФСБУ.
Реклама: ООО «ЧДК», ИНН 7714923575, erid: LjN8KLWds
Начать дискуссию