Как организовать работу с локально-нормативными актами

Локально-нормативные акты (ЛНА) — это законодательство на уровне компании. ЛНА устанавливают права и обязанности работодателя и работника по отношению друг к другу и позволяют сторонам защитить свои права в случае трудовых споров. Но сначала всех работников необходимо надлежащим образом с ЛНА ознакомить.
Как организовать работу с локально-нормативными актами
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Рассказываем на опыте клиентов EasyDocs, как организовать и контролировать этот процесс.

Зачем вести ЛНА и какими они бывают

Локально-нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ компании, закрепляющий нормы трудового права, который принимает работодатель в пределах его компетенции в соответствии с требованиями законов и других нормативных правовых актов, коллективным договором и соглашениями.

Такое определение можно дать исходя из ст. 8 ТК. При этом ЛНА не могут противоречить нормам трудового законодательства и коллективным договорам. Компания должна принимать ЛНА — это правило не касается только физлиц, у которых нет статуса индивидуального предпринимателя.

ЛНА принимают с целью детально регламентировать трудовую деятельность и отношения между сотрудником и работодателем. Например, с помощью ЛНА регулируют вопросы выплаты премий, отправки сотрудников в командировки и т.д.

ЛНА различаются по сфере действия — то есть по тем группам сотрудников, на которых они распространяются:

  • Вся компаниянапример, правила внутреннего трудового распорядка, политика по обработке персональных данных, положение о коммерческой тайне, положение об оплате труда.

  • Отдельные подразделениянапример, положение о премировании отдела продаж.

  • Должностинапример, должностная инструкция.

  • Позиция в штатном расписании(должность в определенном подразделении) — например, план для менеджера отдела продаж.

  • Сотрудники с одинаковым графиком работы — например, графики сменности.

  • Отдельные сотрудникинапример, транспортная политика, с ней знакомятся все сотрудники, которым предоставляют служебный автомобиль.

Основные признаки ЛНА:

  • Они действуют в рамках отдельно взятой компании.

  • Их создают и утверждают с учетом специфики бизнес-процессов компании.

  • Они не должны ухудшать положение сотрудника в сравнении с гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.

Главная функция ЛНА— в том, что они помогают регулировать работу отдельных сотрудников и защищают организацию в случае трудовых споров.

Что будет работнику, который не соблюдает ЛНА, и работодателю, который не знакомит сотрудника с ЛНА

Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей сотрудником считаются дисциплинарным проступком. Например, к ним относятся:

  • несоблюдение трудовой дисциплины (которая установлена правилами внутреннего трудового распорядка)

  • нарушение требований по охране труда (которые также закрепляются соответствующим ЛНА).

За дисциплинарный проступок работодатель может назначить сотруднику дисциплинарное взыскание — некую меру нематериальной ответственности. К видам дисциплинарного взыскания относятся:

  • замечание;

  • выговор;

  • увольнение по соответствующим основаниям.

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание к сотруднику на основании ст. 192 ТК за несоблюдение ЛНА — например, кодекса корпоративной этики.

Но чтобы применить дисциплинарное взыскание, нужно соблюсти определенный порядок:

  • ввести ЛНА в действие;

  • ознакомить сотрудника с ЛНА под подпись или с учетом правил электронного документооборота.

Если сотрудник нарушил положения ЛНА, с которым его не ознакомили, то применять дисциплинарное взыскание будет неправомерно. В этом случае суд посчитает незаконным, что работника привлекли к ответственности. Вот пример из судебной практики.

Сотрудник получил дисциплинарное взыскание в виде выговора за неподобающее поведение в отношении руководителя, а именно, он в грубой форме отказался выполнять поручения начальства. При этом сотрудник не согласился со взысканием и обратился в суд с требованием признать взыскание незаконным.

В суде работодатель подтвердил инциденты с помощью служебных записок и показаний свидетелей. Поскольку работник был ознакомлен с кодексом профессиональной этики, который обязывает сотрудников вести себя вежливо и не использовать ненормативную лексику, суд признал дисциплинарное взыскание обоснованным (определение Четвертого КСОЮ от 12.05.2020 по делу № 88-9706/2020).

Один из важных принципов, который нужно соблюдать в трудовых отношениях, — обязательность ознакомления сотрудника с документами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность, при поступлении на работу до момента, как подписали трудовой договор. 

Периодически работодатели об этом забывают, а суды напоминают. Примеры, когда дисциплинарное взыскание признают незаконным из-за того, что работника не ознакомили с ЛНА, в судебной практике тоже встречаются. 

В одном из дел сотрудник подал в суд на организацию. В иске он требовал признать незаконным его увольнение по ч. 1 ст. 71 ТК. В качестве доказательства он использовал тот факт, что его не ознакомили с должностной инструкцией. 

Суды первой и апелляционной инстанции отклонили требования истца: согласно заключению о результатах испытания, работник действительно не исполнял должностные обязанности. Он не проводил переговоры с заказчиками, не вел историю сделок по каждому заказчику в CRM-системе, не оформлял рабочую документацию и не вносил своевременно сведения в программу. Поэтому работодатель имел основания считать работу сотрудника не соответствующей требованиям должности. 

Но в дело вступил кассационный суд, который счел выводы преждевременными. Суд разъяснил, что согласно ч. 1 ст. 71 ТК, если сотрудника не ознакомили с должностной инструкцией или другим ЛНА, в котором прописаны его трудовые обязанности, то установить круг его обязанностей, а значит, и ненадлежащее их исполнение невозможно. Поэтому кассационный суд отменил решения предыдущих инстанций. По его мнению, суды должны были учесть доводы о неознакомлении сотрудника с инструкцией (определение Первого КСОЮ от 01.03.2021 по делу № 88-3926/2021).

С какими проблемами сталкиваются организации при работе с ЛНА

То, что работодатели периодически пренебрегают ознакомлением работников с ЛНА, в общем-то неудивительно. 

В каждой средней и крупной компании — множество ЛНА различного уровня и назначения. Есть ЛНА корпоративного уровня, такие как правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции. Также есть внутренние документы по отделу, например, план продаж, и масса других.

Отсутствие единого центра контроля над ЛНА приводит к путанице и ошибкам в применении этих документов. В случае приема нового сотрудника возникает вопрос, какие именно ЛНА ему необходимо изучить и соблюдать. При этом в компании нет четкого понимания, кто ознакомился с ЛНА, а кто нет.

Работайте с ЛНА в системе КЭДО EasyDocs. С ее помощью вы сможете легко и эффективно управлять ЛНА: знакомить сотрудников с документами и контролировать этот процесс.

Запросить демонстрацию

Как упростить работу с ЛНА

Чтобы работать с ЛНА правильно, компании нужно организовать следующие процессы:

  • При приеме или переводе в другой отдел каждого сотрудника ознакомьте с ЛНА, которые распространяются на данную должность в конкретном подразделении.

  • Отслеживайте, что каждый сотрудник ознакомился со всеми ЛНА, которые на него распространяются.

  • Собирайте данные о сотрудниках, которые не ознакомились с определенными ЛНА.

  • Получайте юридически значимые подтверждения того, что работник был ознакомлен с ЛНА. Они понадобятся при применении дисциплинарных взысканий или в случае трудовых споров.

В бумажном варианте все эти процессы контролировать сложно — а в компаниях с большим количеством сотрудников практически невозможно. Упростить процесс поможет система КЭДО EasyDocs.

В системе можно настроить правила, по которым тот или иной документ будет направляться определенным группам сотрудников, и отследить, кто из них информирован. 

Если сотрудник ознакомился с направленным ему документом, статус записи в системе изменится на «Ознакомлен». Руководитель сможет выгрузить подписанный со стороны сотрудника лист ознакомления. Внутри каждого документа также можно скачать отчет по статусам информирования работников. Этот документ пригодится в качестве доказательства, если возникнут трудовые споры.

В EasyDocs можно настроить отправку документов:

  • по всей компании;

  • по подразделению;

  • по позиции штатного расписания;

  • по конкретным сотрудникам;

  • по графикам работы;

  • по выбранным должностям.

Кроме того, система автоматически знакомит сотрудников с ЛНА при приеме на работу или внутреннем переводе. 

Получите демонстрацию возможностей решения по ссылке.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KXWMv

Начать дискуссию

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Сегодня Bitcoin, Ethereum, Tether и другая крипта свободно торгуется в России, и ее можно покупать не только по безналу, но и за наличные рубли. Из всех существующих способов обмена можно выделить два наиболее удобных. Это специализированные обменные сервисы и криптоматы. Рассмотрим их особенности, преимущества и недостатки, и разберемся, как проще и безопаснее покупать криптовалюту в рублях!

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Путин дал добро на компенсацию ущерба за счет американских активов

Президент дал возможность пострадавшим обращаться в суд, если власти США необоснованно лишили их прав на имущество.

1

Косметические лосьоны, тоники, душистые воды предложили маркировать

Законодатели предложили ввести обязательную маркировку спиртосодержащей непищевой продукции, если доля спирта в ней превышает 10%.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

«Когда-нибудь Газпром встанет с колен и отрастёт» — очень часто можно услышать такое мнение, несмотря на то, что акции Газпрома продолжают пикировать вниз. Но стоит вспомнить и о том, что даже исторически акции Газпрома в минусе. Продолжаю серию дивидендных разборов, и сегодня наш клиент — Народное Достояние.

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа

Сняли второй эпизод проекта «ТоТ еще разговор»

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа
8
НК РФ

Донастройка налоговой системы должна сделать ее более справедливой и к гражданам, и к бизнесу, и к регионам

Заместитель председателя Совета Федерации Николай Журавлев заявил, что донастройка налоговой системы должна учитывать задачи развития регионов РФ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Утвердили рекомендации, посвященные вопросам совершенствования налогового законодательства

Повышение НДФЛ, налога на прибыль, обложение УСН с оборотом более 60 млн.руб. в год НДС и другие изменения в НК РФ. Обзор для бухгалтера.

У стран СНГ будет свой Налоговый кодекс

Страны СНГ накопили уникальный опыт в сфере разработки национальных налоговых кодексов, заявили в Совете Федерации.

Экономика России

700 км федеральных трасс реконструируют и построят в этом году

Почти 700 км федеральных трасс реконструируют и построят по нацпроекту «Безопасные качественные дороги» в 2024 году.

Майский микро-аванс, шестичасовая рабочая пятница для женщин, споры вокруг НДФЛ и День кадровика: дайджест самого интересного 📢«Ночной бухгалтер» № 1689

Собрали самое интересное за сегодняшний день: праздник у работников кадровой службы, повышение ставок НДФЛ, сокращенная пятница женщинам и жалобы сотрудников на скромный майский аванс. Вас также ждут тесты, мозгонапрягатель, мемы на мотивы картин великих художников и разные полезности для бухгалтера.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Кредитование

Банкам и МФО запретили выдавать кредиты клиентам с долговой нагрузкой выше 80%

Центробанк установил новые ограничения для кредитования заемщиков с высокой долговой нагрузкой.

☀️😎 Лето ближе ― цены ниже! До понедельника еще ниже суперцены на топовые курсы «Клерка»

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2
Инвестиции

Инвесторы подали больше миллиона заявок на разблокировку активов

Инвестиционная палата разделит полученные иностранные ценные бумаги на лоты и предложит их зарубежным инвесторам.

Бесплатно с

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда

Налоговые и валютные резиденты России, имеющие счета за рубежом, обязаны отчитываться перед налоговиками. Рассказываем, как это делается правильно и что будет, если ошибиться. 

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда
Проверки

Для частных вузов, школ и детсадов отменили плановые проверки: что вместо них

Правительство отменило проверки в учебных заведениях, чья деятельность является высокорисковой, в пользу их замены профилактическими мероприятиями.

Интернет и IT

VK объявила, что свернет работу ICQ с 26 июня 2024 года

Компания сосредоточится на развитии «VK Мессенджера» и коммуникационной платформы для бизнеса VK Workspace

Поправки в Налоговый кодекс внесут в весеннюю сессию

У Минфина осталась неделя, чтобы внести поправки в НК. Такие сроки определены по той причине, что изменения будут требовать поступления ресурсов в течение года.

Товарный знак

НСПК регистрирует товарный знак Papayya

НСПК регистрирует товарный знак Papayya «для существующего технологичного продукта», пишет Rusbase. Какого — не уточняется.

Интересные материалы

Таможенное право

Главное — порядок и форма: как подать жалобу в таможенные органы

Уральское таможенное управление напоминает порядок обжалования в вышестоящие таможенные органы, минуя суды.

Главное — порядок и форма: как подать жалобу в таможенные органы