ИИ для работы с документами: нейросеть для писем, договоров и сверок

ИИ для работы с документами экономит время там, где бухгалтер, юрист или офис-менеджер больше всего читает и переписывает: письма, договоры, акты, пояснения, внутренние регламенты. Нейросеть находит нужное в документе, сравнивает две версии и готовит черновик ответа. Разбираем, какие задачи с документами уже можно отдать модели, как это устроено в ERA Business и где без проверки человеком не обойтись.

Работу с документами в компании удобно разделить на четыре типа задач. Под каждую нейросеть подходит по-разному.

Хуже нейросеть справляется со сканами плохого качества, рукописным текстом и документами, где важна визуальная разметка (печати, подписи, отметки на полях). Сканы лучше предварительно распознать.

В ERA Business документ можно прикрепить прямо в чат с моделью: поддерживаются PDF, Word, Excel, PowerPoint и TXT. Дальше с файлом работают как с собеседником: задают вопросы по содержимому, просят выводы, таблицу расхождений или черновик ответа.

Главный экран: чат с моделью и быстрые сценарии «Документы», «Анализ», «Диск», «Почта». Скриншот интерфейса ERA Business

Для документов одной задачи удобно использовать проекты. Например, проект «Спор с поставщиком» объединяет договор, переписку, акт сверки и все чаты по этой теме, и все материалы по теме лежат в одном месте, а не в разных чатах.

Документы не обязательно загружать вручную. Если подключить Яндекс Диск и другие сервисы, агент сам найдет и прочитает нужный файл, а результат сохранит обратно в папку. Для бухгалтерии полезно подключение к СБИС: документооборот, контрагенты и требования ФНС из отчетности.

Самая частая ошибка при создании документов с помощью ИИ: написать «составь письмо в налоговую» и получить общий текст, который потом приходится переписывать. Поэтому в сервисе есть готовые решения, где инструкция для модели уже настроена под конкретный документ, а вы заполняете только поля.

Раздел «Юристы»: проверка договора, претензия контрагенту, ответ на претензию, согласие на обработку, письмо должнику. Скриншот интерфейса ERA Business

Что есть в разделах для бухгалтерии и юристов:

• деловое письмо партнеру или в налоговую;

• пояснения по требованию налоговой;

• письмо должнику и претензия контрагенту;

• ответ на претензию;

• согласие на обработку персональных данных;

• проверка договора на риски;

• отчет собственнику за месяц.

Если документ нужен регулярно, удачный запрос сохраняется как свое решение компании. Коллеги запускают его в один клик и получают документы в одном стиле.

Чтобы показать, насколько глубоким бывает анализ, вставили фрагмент договора поставки из семи пунктов в поле готового решения «Проверка договора на риски» и попросили оценить риски для покупателя. Модель за 40 секунд разобрала каждый пункт: отметила, что срок претензий в 24 часа не позволит заявить о скрытых недостатках, что ответственность сторон несоразмерна, что поставщик вправе менять цену после согласования, и предложила редакции для протокола разногласий.

Результат анализа договора: вывод и риски по пунктам. Скриншот интерфейса ERA Business

Правило для любого анализа документов нейросетью: выводы проверяются по тексту документа. Хорошая практика в запросе: «по каждому выводу укажи пункт документа, на который опираешься». Тогда проверка занимает минуты, а не повторное чтение всего файла. Больше сценариев с договорами описано в разделе академии для юриста.

Именно на сравнении документов нейросеть экономит больше всего часов. Три типовых случая:

Две редакции договора. Контрагент прислал «немного поправленную» версию. Модель сравнивает по пунктам и показывает не только что изменилось, но и где стало хуже для вашей стороны.

Акт сверки и выписка. Загружаете акт от контрагента и свою карточку счета 60 или 62. На выходе список совпавших документов, расхождений по датам и суммам и текст письма контрагенту.

Книга покупок и данные контрагента. При требовании ФНС с кодом расхождения модель сопоставляет счета-фактуры и помогает быстро найти, на чьей стороне ошибка.

Перед загрузкой таблиц приведите их к одинаковым столбцам (дата, номер документа, сумма). Так ошибок сопоставления заметно меньше.

Большая часть документов в компании живет в Word. Текст из файла можно вставить в чат и попросить модель:

• переписать текст официально-деловым стилем, убрать канцелярит и повторы;

• сократить регламент до одной страницы для сотрудников;

• привести документ к шаблону компании по образцу;

• сделать из длинного отчета краткое резюме для руководителя;

• составить таблицу из текста (например, перечень сроков из договора).

Результат удобно забирать текстом и вставлять в документ компании с ее шаблоном и реквизитами. Финальную верстку, нумерацию пунктов и реквизиты лучше проверять в самом Word.

В одном кабинете ERA Business доступны разные модели: GPT, Claude, Gemini, DeepSeek и другие. Для документов это удобно по двум причинам.

Во-первых, для спорного договора или сложного письма в налоговую удобнее модель с режимом рассуждения, а короткие типовые письма быстрее и дешевле готовят легкие модели. Длинный договор модель разбирает по частям, поэтому вопросы удобнее задавать по разделам: сначала ответственность сторон, потом сроки, потом порядок расчетов.

Во-вторых, спорный вывод можно перепроверить на другой модели. Если две модели по-разному трактуют один пункт договора, это сигнал прочитать его внимательно самому.

Попросить нейросеть составить письмо или сравнить акт сотрудник может и сам, в личном чате. Проблемы начинаются, когда так работает весь отдел:

• документы остаются у сотрудника. Договоры, переписка и удачные запросы лежат в его личном аккаунте и уходят вместе с ним;

• компания не видит, что загружают. Нет ролей, нет правил, нет понимания, кто и с какими документами работает;

• бухгалтерии нечем подтвердить расход. Личная подписка на зарубежный сервис не дает ни договора, ни закрывающих документов.

В кабинете компании ERA Business это решено на уровне организации: компания подключается по ИНН, пополняет баланс по счету на юрлицо и получает закрывающие документы через ЭДО. Сотрудников приглашают в общий кабинет, назначают роли и лимиты, а проекты, файлы и свои решения остаются у компании, даже если человек уволился.

Этот раздел обязателен для любого внедрения. По правилам ERA Business персональные данные и коммерческую тайну в сервис не загружают: документы нужно обезличить. Для бухгалтерии это значит: ведомости, кадровые документы, справки с ФИО, паспортными данными и СНИЛС перед загрузкой обезличиваются или не загружаются вовсе.

Что важно знать о пути данных:

• запрос уходит провайдеру выбранной модели только за ответом;

• сервис не обучает модели на ваших запросах и файлах;

• имя, почта, данные компании и платежи провайдеру модели не передаются;

• история чатов и загруженные файлы хранятся в кабинете компании, доступ определяется ролями.

Подробно это описано на странице о безопасности и данных. Перед внедрением стоит закрепить эти правила во внутреннем регламенте.

Тот, который принимает файлы нужных форматов, позволяет сравнить ответы разных моделей и подходит компании организационно: работает по договору с закрывающими документами и дает доступ сотрудникам с ролями. Отдельный плюс: готовые решения под типовые документы.

Модель готовит текст по структуре документа, а вы вставляете его в шаблон компании в Word. Для правки готового документа текст вставляют в чат и просят сократить, переписать официальным языком или найти противоречия между пунктами.

Для анализа юридических документов, составления претензий, ответов и согласий да, с обязательной проверкой юристом. Нейросеть дает черновик, а не готовый к подписи текст.

Проверка ищет ошибки и несоответствия (суммы, даты, реквизиты, противоречия между пунктами). Анализ отвечает на вопрос «что из этого следует». Анализ нужен для выводов из отчетов, проверка для сверок и контроля.

Для однотипных документов (письма должникам, ответы контрагентам) удобно сохранить свое решение и запускать его по списку. Регулярную обработку можно поставить на расписание.

Нет, в одном кабинете доступны разные модели. Для составления документов достаточно быстрой модели, для анализа спорных документов лучше модель с режимом рассуждения.

Подключите компанию, пригласите двух-трех сотрудников, которые чаще всего работают с документами, и начните с одного вида документов: письма контрагентам, пояснения по требованиям или сверки. Прогоните три-пять прошлых случаев и сравните результат с тем, что получилось у вас. Если качество устраивает, сохраните решение и подключите хранилище документов. Сценарии для бухгалтерии собраны в разделе академии ИИ для бухгалтерии.