Кадровые и бухгалтерские документы нельзя просто сложить в коробку и убрать в шкаф. Для них установлены определенные правила и сроки хранения. Неверно организовать процесс — значит днями искать потерянный приказ и подставить компанию под штрафы при проверке.
В статье рассказываем, как должны храниться кадровые документы. А заодно разбираемся, почему бумажный архив дорого обходится бизнесу и как сократить расходы.
Зачем хранить кадровые документы
Кадровые документы хранятся в компании в течение установленного законом срока, поскольку содержат ключевые сведения о трудовых отношениях: даты приема и увольнения, размер выплат, периоды отпусков.
Почему это важно:
Соблюдение прав сотрудников. Даже спустя несколько лет после увольнения работник может запросить у компании документы, подтверждающие стаж или заработок — например, для оформления пенсии или социальных выплат. Если нужных бумаг не окажется, кадровой службе придется восстанавливать сведения по другим источникам.
Прохождение проверок. Кадровые документы может потребовать налоговая или трудовая инспекция. Если компания не сможет их предоставить, придется заплатить штраф. По ст. 5.27 КоАП РФ для организации он составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
Защита интересов компании. Если с сотрудником возникнут разногласия и дело дойдет до суда, работодатель сможет подтвердить принятые кадровые решения и выполнение своих обязательств с помощью документов. Без них отстоять свою позицию будет сложнее.
Пример: компания уволила сотрудника за прогул, но потеряла акт, который подтверждал его отсутствие на рабочем месте. Работник может оспорить увольнение, а суд — встать на его сторону и восстановить специалиста в должности. |
Сколько нужно хранить кадровые документы
Кадровые документы делятся на бумаги постоянного хранения и временного. К постоянным относят штатное расписание, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты (ЛНА), которые устанавливают основные правила работы организации. Они должны оставаться в архиве, пока существует компания.
Срок хранения временных кадровых документов определяется их категорией. Например, графики отпусков нельзя уничтожать 3 года, а приказы о предоставлении отпусков — 5 лет.
Некоторые бумаги хранятся намного дольше.
Какие документы хранятся 50 лет: трудовые договоры, допсоглашения, личные карточки сотрудников. А также бумаги, связанные с приемом, переводом и увольнением работников, подтверждающие их трудовую деятельность.
Какие документы хранятся 75 лет: те же самые, если делопроизводство по ним было закончено до 1 января 2003 года.
Важный нюанс касается обновленных документов. Например, актуальную версию правил внутреннего трудового распорядка хранят бессрочно. При этом предыдущую редакцию нельзя утилизировать еще в течение года после внесения изменений. |
Уточнить, сколько хранятся кадровые документы в организации, можно в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива № 236.
Как хранить кадровые документы в организации
Компания может выбрать один из двух способов:
Бумажный архив. Документы систематизируют по видам и периодам оформления. На материалы, переданные на хранение, составляют описи. Папки размещают в специально оборудованном помещении, защищенном от влаги, огня и других факторов, которые могут повредить бумаги.
Цифровой архив. Файлы подписывают электронной подписью и хранят в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО). Важно использовать решение, защищенное от несанкционированного доступа, и настроить резервное копирование на случай технических сбоев.
Если компания хранит кадровые документы в цифре, большинство из них не нужно печатать. Но есть исключения — приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и прохождении инструктажей по охране труда должны дублироваться на бумаге.
Хранение кадровой документации в КЭДО не меняет установленные законом сроки. Цифровые документы необходимо хранить столько же, сколько и соответствующие бумажные. |
Почему хранение кадровой документации на бумаге — это неудобно и дорого
Если компания ведет документооборот по старинке, ей приходится тратить деньги на бумагу и печать. А если часть сотрудников работает на удаленке, нужно оплачивать еще и доставку оригиналов.
Отдельный вопрос — где хранить кадровые документы. По мере роста штата увеличивается количество папок с документами. Если собственных площадей недостаточно, приходится закладывать в бюджет расходы на аренду. Поэтому чем крупнее бизнес, тем выше затраты на бумажное КДП.
В компании «Лемана ПРО» работает около 40 000 сотрудников, поэтому бумажный архив занимал значительные площади и подразумевал серьезные траты. Читайте кейс, как ритейлер сэкономил на архивном хранении благодаря КЭДО. |
Как КЭДО упрощает хранение кадровых документов
Электронный формат помогает сократить объем бумажного архива и расходы на его содержание, а также упростить кадровое делопроизводство.
Ключевые плюсы для бизнеса:
Меньше ручной работы. Кадровой службе не нужно печатать документы, подшивать их в папки, нумеровать листы и следить за перемещением оригиналов между сотрудниками.
Быстрый поиск и доступ без привязки к офису. Сотрудники КДП могут работать с документами дистанционно. А нужный приказ не нужно часами искать по шкафам — он находится за пару кликов.
Контроль документооборота. В системе легко проверить, все ли документы сформированы и подписаны. Не нужно отправлять бумаги курьером или ждать, пока сотрудник приедет в офис их подписать. Это ускоряет процесс и снижает риск, что заявление или договор потеряется в пути или останется неподписанным.
Экономия бюджета. КЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, печать, картриджи и почтовые услуги. Например, страховая компания «Ренессанс Жизнь» за время использования системы сэкономила 220 000 листов бумаги — это около 250 000 рублей.
Получите калькулятор выгоды перехода на КЭДО
Сколько вы сможете сэкономить, если переведете кадровый документооборот в электронный формат.
Правила хранения кадровых документов
Одно из главных — соблюдение требований законодательства о персональных данных.
Ограничение доступа. Расчетные листки, приказы о командировках и другие кадровые бумаги содержат личные сведения сотрудников. Поэтому нельзя оставлять без присмотра на рабочем столе или складывать в электронные папки, которые может просматривать вся компания. Работать с такой информацией должны только те сотрудники, которым она нужна для выполнения должностных обязанностей.
В КЭДО доступ к документам можно разграничить. Например, на платформе управления опытом сотрудников HRlink права пользователей настраиваются в зависимости от их роли. |
Хранение данных на территории России. Персональные данные работников должны храниться на серверах, расположенных в нашей стране.
Безопасность данных. Информационная система должна защищать кадровые документы с помощью средств криптографии и идентификации пользователей. В HRlink для этого можно подключить двухфакторную аутентификацию.
Пользователь вводит логин и пароль.
Система присылает одноразовый код для подтверждения входа.
Заберите гайд «Как нанять сотрудника и не получить штраф»
Узнайте, как изменились правила работы с персональными данными кандидатов и как правильно организовать их сбор, хранение и передачу.
Частые вопросы про организацию хранения кадровых документов
Что делать, если срок хранения кадровых документов истек?
Чтобы они не занимали место в архиве, их можно уничтожить. Перед этим еще раз проверьте срок хранения и убедитесь, что эти кадровые документы больше не нужны организации.
Факт уничтожения нужно зафиксировать. Для бумажных экземпляров составляют акт, а в электронных системах удаление автоматически отражается в логах. При необходимости их можно выгрузить и предоставить контролирующим органам как подтверждение.
Как рассчитать, сколько должны храниться кадровые документы?
Придерживайтесь этого алгоритма:
проанализируйте, что за бумага перед вами;
посмотрите в законодательстве, сколько лет хранятся такие кадровые документы;
уточните, с какого момента начинать отсчет.
Срок хранения кадровых документов в организации отсчитывают с 1 января следующего года после завершения делопроизводства по ним.
Допустим, приказ о приеме на работу создан в 2026 году, а срок его хранения составляет 5 лет. Уничтожить документ можно после 31 декабря 2031 года.
Что будет, если нарушить условия хранения кадровых документов?
Если бизнес не соблюдает установленный порядок хранения кадровых документов, ему может грозить предупреждение или штраф по ст. 13.20 КоАП РФ. Для ИП и должностных лиц он составит от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Чек-лист: как правильно организовать систему хранения кадровых документов
Если хотите навести порядок в кадровом архиве, снизить риск потери документов и штрафов, используйте нашу инструкцию.
Решите, как будете хранить документы: на бумаге или в электронном виде.
Если планируете внедрить КЭДО, убедитесь, что вендор хранит информацию на российских серверах и предоставляет необходимые средства защиты данных.
Назначьте ответственных сотрудников за учет и хранение документов.
Пропишите в ЛНА порядок работы с кадровыми документами, чтобы все придерживались единых требований.
Предоставьте доступ к данным только тем сотрудникам, которым кадровые документы нужны для работы.
Сверьте сроки хранения кадровых документов в организации с требованиями закона.
Регулярно проводите ревизию, какие материалы пора подготовить к уничтожению.
После окончания срока хранения кадровых документов в архиве фиксируйте их уничтожение.
Получите инструкцию по выбору платформы КЭДО
Выделили ключевые критерии, которые помогут сравнить решения и выбрать лучшее для вашего бизнеса.
Реклама: ООО «Инновации в управлении кадрами», ИНН 7801683312, erid: 2W5zFFwEu3P
