График отпусков на 2027 год: как составить, заполнить и утвердить

Осень — время, когда деловая активность набирает обороты и коллеги возвращаются из летних поездок, а значит — стоит запланировать работу над графиком отпусков на 2027 год. Финальный дедлайн — 17 декабря, но чем раньше стартует работа, тем спокойнее пройдет итоговая сверка: почти в любой компании находится отдел, где сразу несколько человек выбирают для отдыха одну и ту же неделю, и этот вопрос проще решить в октябре, чем разбираться в середине декабря.

Составили короткую шпаргалку по всем практическим вопросам: кого вносить в график отпусков, у кого есть право самому выбрать даты, нужна ли вообще форма Т-7 и что будет, если затянуть с оформлением. Отдельно разберем процесс уведомления о начале отпуска, а также — как упростить и автоматизировать составление графика отпусков.

Юридически ответ простой: график отпусков — это локальный нормативный акт, документ, которым закрепляют порядок ухода сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск на весь календарный год вперед.

Базу для графика отпусков по ТК РФ составляет статья 123: очередность отдыха компания определяет ежегодно, причем документ утверждается с учетом мотивированного мнения профсоюза — если он в организации есть. После утверждения график становится обязательным сразу для обеих сторон: ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одиночку сдвинуть согласованные даты.

На практике график упрощает жизнь и кадрам, и руководителям: заранее понятна нагрузка отделов по месяцам на год вперед, проще подыскать замену на время отпуска ключевого сотрудника, не забываются сроки уведомления и остатки неиспользованных дней. А в отраслях с жестким операционным циклом — например, на производстве и в фармацевтике — от точности графика зависит, не встанет ли рабочий процесс.

Игнорировать график — не только внутренний организационный риск, но и прямой повод для визита трудовой инспекции. Наказание в этом случае прописано в статье 5.27 КоАП РФ, и сумма отличается в зависимости от того, нарушение обнаружили в первый раз или компания уже попадалась на этом раньше.

Кроме административной ответственности предусмотрена и материальная — компенсация сотруднику за каждый день просрочки отпускных, а при злостной невыплате свыше двух-трех месяцев из корыстных побуждений руководителя добавляется уголовная ответственность по статье 145.1 УК РФ.

Обязанность касается любого работодателя, у которого есть сотрудники по трудовым договорам, включая тех, кто работает удаленно на постоянной основе, и тех, чей договор закончится раньше, чем завершится календарный год.

Исключение сделано для микропредприятий и части НКО. Статья 309.2 ТК РФ разрешает таким работодателям — если по критериям малого бизнеса их относят к микропредприятиям, то есть штат не превышает пятнадцати человек, — не вести часть локальных нормативных актов, включая график отпусков. Условие: порядок предоставления отпусков должен быть прямо прописан в трудовом договоре по типовой форме, а сами даты стороны каждый раз согласуют отдельным письменным соглашением.

На деле даже такие компании нередко все равно ведут график — иначе на каждый отпуск приходится заново оформлять бумажный документ.

Дедлайн четко зафиксирован. Срок утверждения графика отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, это закреплено статьей 123 ТК РФ. Применительно к 2027 году крайняя дата — 17 декабря 2026 года; после нее утверждать ЛНА уже поздно.

Стартовать с подготовкой стоит заранее, осенью, хотя формального требования к этому в законе нет. Чем шире филиальная сеть и чем больше в компании подразделений, тем дольше идет согласование дат с руководителями на местах — и тем раньше имеет смысл начинать проект.

Правило простое: в документ попадают все, с кем на момент его утверждения действует трудовой договор, — независимо от того, работает человек в офисе или полностью удаленно, и даже если известно, что договор будет расторгнут раньше конца года.

Отдельного внимания при формировании списка требуют сотрудники, у которых:

• есть право на основной и дополнительный оплачиваемый отпуск одновременно;

• отпуск по договоренности с работодателем разбит на несколько частей;

• накопился неиспользованный остаток дней за предыдущие рабочие периоды — эти дни не сгорают.

График утверждают на календарный год, а вот право на отпуск конкретного сотрудника отсчитывается от его индивидуального рабочего года, с момента трудоустройства.

Рабочая методология — развести две вещи: обычные пожелания сотрудников и случаи, когда закон прямо обязывает подстроиться под конкретного человека.

Именно вторую группу описывает статья 123 ТК РФ: ряд категорий работников вправе выбрать удобное для себя время отпуска, просто подав заявление. Перечень таких оснований время от времени меняется, поэтому его стоит проверять по актуальной редакции законодательства непосредственно перед составлением графика.

Любой из сотрудников, входящих в эту категорию, может передумать в любой момент — новое заявление отменяет предыдущее. Отдельно стоят новички: право на первый отпуск у них появляется только через полгода работы, раньше — исключительно по договоренности с работодателем. При этом отказать в отпуске авансом закон запрещает несовершеннолетним, будущим и молодым мамам, их мужьям, усыновителям ребенка младше трех месяцев, женам военнослужащих и совместителям.

Для всех остальных сотрудников работодатель формально не обязан ставить в график именно те даты, которые они попросили. Но собирать пожелания стоит в любом случае: это выявляет потенциальные конфликты внутри отдела заранее, а не в разгар декабря, и заметно сокращает число будущих переносов.

Ниже — подсказки, как составить график отпусков. 

Шаг 1. Проверьте исходные данные

Актуализируйте список сотрудников, продолжительность их основного и дополнительного отпуска, остатки неиспользованных дней и отдельно — перечень тех, кому нельзя отказать в выборе удобной даты. 

Шаг 2. Узнайте пожелания сотрудников

Формат сбора компания выбирает сама: опрос в «Яндекс Формах», анкета на корпоративном портале, электронная таблица или обычный бумажный формат. Важно зафиксировать не только желаемую дату старта отпуска, но и то, как человек хочет разбить доступные дни — по соглашению сторон это допустимо, если хотя бы одна из частей составляет не менее 14 календарных дней подряд. Отдельно стоит поговорить с сотрудниками из районов Крайнего Севера, с вредными условиями труда или другими основаниями для дополнительных дней отдыха и попросить не забыть о доступных льготах.

Шаг 3. Сопоставьте пожелания с обязательными гарантиями

Только после того как пожелания собраны, стоит перепроверить, кому нельзя отказать в выбранных датах отдыха. Например, в коллективе могут быть многодетные матери или супруги военнослужащих.

Шаг 4.  Утвердите с менеджером

Согласование графика отпусков с линейными руководителями — отдельная и часто самая трудоемкая часть процесса. Если несколько сотрудников с пересекающимися обязанностями хотят в отпуск одновременно, руководителю нужно оценить, вытянет ли отдел такую нагрузку оставшимся составом. Откладывать решение таких конфликтов на потом не стоит: после утверждения график одинаково обязателен и для компании, и для сотрудника.

Шаг 5. Перепроверьте пересечения и вычтите нерабочие дни

На этом шаге оценивают операционные риски:

• сколько человек одновременно будут выключены из рабочего процесса;

• насколько вероятно, что оставшиеся в строю сотрудники справятся с сезонным пиком нагрузки;

• не накладываются ли отпуска внутри одной команды или должности, есть ли потенциальные заместители с нужными полномочиями.

Также важно учитывать, что нерабочие праздничные дни в продолжительность отпуска не входят — точный список дат можно посмотреть в производственном календаре.

Шаг 6. Оформите документ

Когда все даты согласованы, их переносят в итоговую форму — унифицированную Т-7 или собственный шаблон, принятый в компании.

Шаг 7. Учтите мнение профсоюза и утвердите график

Если в организации действует выборный орган первичной профсоюзной организации, часть 1 статьи 123 ТК РФ требует утвердить график с учетом его мотивированного мнения — в порядке, который описывает статья 372 ТК РФ. Финальную подпись ставит руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Процесс согласования графика отпусков можно автоматизировать — с помощью системы кадрового электронного документооборота. Так, например, на платформе HRlink можно:

• сотрудникам — планировать и переносить отпуска в пару кликов с учетом нерабочих и праздничных дней, получать уведомления о предстоящем отпуске;

• руководителям — отслеживать пересечения по отделам, оставлять комментарии по корректировке дат, согласовывать дни отдыха — без длительных переписок в мессенджерах, а также видеть уведомления о предстоящих отпусках работников;

• кадровым специалистам — упростить трудоемкий процесс и отказаться от бумаги, указать минимальное количество дней отдыха, настроить создание индивидуальных печатных форм с графиком отпусков для каждого сотрудника и автоматическую синхронизацию с «1С», обеспечить массовое подписание ЛНА.

Как сократить количество ручных действий и кликов в «1С» при оформлении отпусков

Получить гайд

Один из самых частых вопросов у начинающих кадровых специалистов — по какой форме составлять график отпусков. Ответ: единой формы нет, унифицированная Т-7 необязательна. Работодатель сам решает, использовать готовый бланк из унифицированных форм или собрать свой. Условие одно: самодельный шаблон должен закрывать ту же задачу, что и Т-7, — фиксировать очередность отпусков и хранить нужные кадровые данные о каждом сотруднике.

Если выбор сделан в пользу Т-7, заполнение графика отпусков сводится к привычному набору граф — в бланке фиксируют:

• подразделение, в котором числится сотрудник, и его должность;

• ФИО и табельный номер;

• положенное количество дней отпуска;

• запланированную и фактическую дату начала;

• данные о переносе, если он был;

• примечание — свободное поле для пометок.

Пример заполнения строки Т-7

На этапе подготовки графика заполняют графы 1–6. Для сотрудника инженерно-технического отдела строка может выглядеть следующим образом.

Если отпуск Кузнецова разбит на две части по 14 дней, дату начала второй части вносят отдельной строкой ниже — при этом графы 1–4 просто повторяют.

Перед подписанием графика стоит перепроверить, что количество дней и даты в форме действительно соответствуют правам конкретного сотрудника, а не перекочевали автоматически из прошлогодней версии документа.

Требование статьи 123 ТК РФ: о дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись минимум за 14 дней до его начала.

В 2026 году Роструд закрыл возможные разночтения на этот счет: в письме от 21 мая 2026 года № ТЗ/3416-6-1 ведомство прямо подтвердило, что ознакомление с графиком не заменяет собой обязанность отдельно уведомить сотрудника о начале конкретного отпуска в тот же двухнедельный срок.

Ошибка — считать эти два действия одним и тем же: компания собирает подписи под графиком в декабре и на этом успокаивается. График задает очередность на год вперед, а уведомление — отдельная процедура сообщения о конкретной дате в установленный законом срок, которая должна повторяться перед каждым отпуском.

Утвержденный график — не «забетонированный» документ на весь год: даты можно переносить, но строго в случаях и порядке, которые предусматривает закон. За это отвечает статья 124 ТК РФ — она регулирует перенос ежегодного оплачиваемого отпуска как по соглашению сторон, так и по основаниям, прямо перечисленным в норме.

В форме Т-7 под перенос выделены отдельные графы: указывают документ-основание, из-за которого сдвигается отпуск, и новую предполагаемую дату. 

Риск — если даты параллельно ведутся в графике, в учетной системе и в отдельной таблице у руководителя, с каждым изменением растет шанс, что где-то данные разойдутся.

В штате из двадцати человек несложно вручную собрать пожелания сотрудников, проверить пересечения периодов, согласовать их и свести в обычной таблице. Но как только появляется несколько юридических лиц и распределенные подразделения, эта задача превращается в постоянную работу с разрозненными данными, где легко запутаться — особенно если согласования ведут в формате переписки в мессенджере.

Годовой график отпусков на платформе управления опытом сотрудников HRlink закрывает эту часть работы — от синхронизации данных до выявления пересечений и предотвращения конфликтов между сотрудниками. Инструмент пригодится как небольшой организации, так и компании со сложной структурой.

График в HRlink синхронизируется с учетными системами, включая «1С»: изменения и переносы дат обновляются автоматически, без повторного ввода одних и тех же данных кадровым специалистом. Сотрудник и его руководитель в любой момент видят в личном кабинете актуальный график — не нужно запрашивать эту информацию у кадровой службы отдельным письмом.

Режим просмотра «Год» показывает отпуска всего подразделения сразу за двенадцать месяцев — не нужно пролистывать график помесячно, чтобы увидеть общую картину. 

Фильтры по юридическому лицу, подразделению, должности и конкретному сотруднику помогают быстро найти нужный срез данных, а пересечения дат подсвечиваются прямо в системе.

Кроме того, при заполнении графика отпусков система автоматически учтет нерабочие и праздничные дни и подсветит их, сотруднику не придется подглядывать в производственный календарь.

Из HRlink можно выгрузить график отпусков в формате XLSX с учетом выбранного года, примененных фильтров и прав доступа конкретного пользователя — в файл на разные вкладки попадают как работники с указанными днями отдыха, так и сотрудники, у которых отпуск еще не запланирован. Это удобно для контроля полноты данных перед утверждением финального документа.

Сотрудник может перенести уже согласованный отпуск на другие даты прямо из графика. HRlink автоматически создаст заявление для выбранного периода отпуска, сотруднику останется указать новые даты и подписать его. Затем оно отправится по настроенному маршруту согласования. Если руководитель одобрит новый период, он автоматически отобразится в графике отпусков, если отклонит — даты останутся прежними.

Также HRlink отправит уведомления сотрудникам о начале отпуска. Можно задать периодичность, далее система самостоятельно формирует и передает документы на подписание.

• Список сотрудников актуальный.

• Основной и дополнительный отпуска верно отражены в учетной системе.

• Остатки неиспользованных дней за прошлые периоды не потерялись и попали в новый график.

• Категории работников с правом на удобное время отпуска выделены отдельно, основания сверены с актуальным законодательством.

• Пожелания всех сотрудников собраны и согласованы с руководителями подразделений.

• При делении отпуска на части проверено правило: хотя бы одна часть отдыха — не менее 14 календарных дней подряд.

• Пересечения и критичные для подразделений периоды разобраны заранее, руководители в курсе.

• Мотивированное мнение профсоюза учтено, если он есть в организации.

• ЛНА оформлен — по форме Т-7 или по собственному шаблону компании.

• График подписан не позднее 17 декабря 2026 года.

• Процесс уведомлений о старте отпуска — за 14 дней — настроен.

• Порядок переносов и актуализации данных в течение года прописан заранее.

1. Кто составляет, подписывает и утверждает график отпусков?

Конкретную должность закон не фиксирует — обычно график составляет HR-служба, а руководители подразделений подключаются на этапе сверки дат. Если компания использует форму Т-7, документ подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает — начальник организации или другое уполномоченное лицо.

2. Нужно ли ознакомить работников с графиком под подпись?

Прямой обязанности в законе нет, но график — локальный нормативный акт, а с такими актами ТК РФ требует ознакомить под подпись. На практике используют лист ознакомления, отдельную графу в форме или систему кадрового ЭДО. При этом уведомление работнику о начале отпуска также требуется.

3. Что делать с сотрудниками, которых приняли после утверждения графика?

Специального порядка ТК РФ не устанавливает, право на отпуск это не отменяет. Удобнее ориентироваться на дату приема: пришел в первой половине года — дописываем в действующий график, во второй половине — сразу включаем в график на следующий год. При этом отпуск могут предоставлять по заявлению и не добавлять нового сотрудника в график — точный регламент зависит от вашей компании.

Реклама: ООО «Инновации в управлении кадрами», ИНН 7801683312, erid: 2W5zFFz7r4q