Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса

Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса

На основании целого ряда Указов Президента РФ (№ 206 от 25.03.2020; № 239 от 02.04.2020; № 294 от 28.04.2020) период с 30 марта по 08 мая 2020 года был объявлен нерабочим с сохранением за работниками заработной платы. Исполнять свои трудовые обязанности в этот период могли только сотрудники предприятий и организаций, перечисленных в п. 2 Указа № 206 от 25.03.2020.

К числу таких предприятий относятся предприятия с непрерывным циклом производства; медицинские и аптечные организации; предприятия, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости; выполняющие неотложные работы в условиях чрезвычайных обстоятельств; осуществляющие неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы.

Остальные компании должны были обеспечить самоизоляцию сотрудников и не заставлять их присутствовать на рабочем месте. Однако, выживание любого предприятия в таких условиях — это большой вопрос. Отсутствие дохода столь длительное время могло поставить небольшие компании на грань разорения. Именно поэтому многие организации перевели часть или всех сотрудников на удалённый режим работы, при котором работники могут вообще не посещать офис, а работать напрямую из дома.

При этом работодатели были обязаны обеспечить сотрудников телефонной и интернет-связью для выполнения поставленных задач или компенсировать затраты на связь. В свою очередь, для работника дистанционный режим работы не подразумевает уменьшения объёмов работы или переноса сроков выполнения поставленных задач. А значит режим удалённой работы не предполагает и уменьшения размера заработной платы.

Итак, в период карантина в зависимости от того, на каком предприятии работали сотрудники, они или продолжали ходить на работу, или работали дистанционно, или находились на самоизоляции, т.е. не исполняли свои должностные обязанности.

Давайте разберёмся,как данные обстоятельства повлияют на расчёт среднего заработка у сотрудника при предоставлении очередного отпуска.

Предположим, что сотрудник Иванов И. И. работает на непрерывно действующем предприятии, например, в поликлинике. При этом, для упрощения расчётов, допустим, что его заработок будет постоянным и составит 35 000 руб. в месяц (не исключая и период 30.03.2020 — 08.05.2020) — март, апрель и май будут отработаны полностью. При этом 24.06.20 и 01.07.20 сотрудник не работал. А с 22.07.20 по 14.08.20 находился в отпуске без сохранения заработной платы. Сотрудник идёт в очередной отпуск с 28.09.20 на 28 календарных дней.

Расчёт суммы среднего заработка сотруднику следует производить на основании ст. 139 ТК РФ и Постановления Правительства от 24.12.2007 № 922.

Руководствуясь этими нормативными актами, мы и будем рассчитывать отпускные сотруднику, используя следующий алгоритм:

  • вычислим число отработанных календарных дней за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска (в нашем примере этот период будет с сентября 2019 года по август 2020). При этом за полностью отработанный месяц следует использовать среднемесячное число дней 29,3, а за месяц, отработанный не полностью, рассчитать число дней пропорционально фактически отработанным календарным дням;
  • рассчитаем сумму базы для расчёта по среднему заработку сотрудника за этот же период;
  • затем высчитаем средний дневной заработок делением суммы базы для расчёта по среднему заработку на число отработанных календарных дней;
  • произведём расчёт суммы отпускных сотруднику путём умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Также следует обратить внимание, что для расчёта среднего заработка необходимо исключать отдельные периоды времени, а также выплаты за эти периоды. К ним, например, относятся:

  • период временной нетрудоспособности;
  • простой по вине работодателя или по независящим от сторон причинам;
  • периоды полного или частичного сохранения зарплаты с освобождением от работы;
  • командировки;
  • отпуска без сохранения заработной платы и т.п.

Да и пандемия коронавируса внесла свои существенные изменения в расчёт среднего заработка. Так, после истечения периода оплачиваемых нерабочих дней в соответствии с Указами Президента РФ, средний заработок должен рассчитываться:

  1. для работодателей с непрерывным циклом производства, к числу которых относятся, например, аптеки, медицинские организации, снабжающие товарами первой необходимости, продуктами и т.п., на которых действие данных Указов не распространялось, с учётом периода нерабочих оплачиваемых дней по Указам Президента. Аналогично отпускные рассчитываются для сотрудников компаний, работающих удалённо;
  2. для работодателей, на которых распространялось действие Указов Президента РФ без учёта нерабочих оплачиваемых дней (письмо Минтруда № 14-1/-585 от 18.05.2020).

Также следует обратить внимание ещё на два дополнительных нерабочих дня: 24.06.20 и 01.07.20. В эти дни за сотрудниками сохраняется заработок, который в расчёт отпускных не входит, если они фактически не работали.

Итак, возвращаясь к нашему примеру, сначала рассчитаем количество отработанных календарных дней сотрудником за период с сентября 2019 по август 2020 года.

Из отработанных календарных дней нам следует исключить дни 24.06.20 и 01.07.20, а также период, в котором сотрудник находился в отпуске за свой счёт.

При расчёте количества календарных отработанных дней следует учесть, что:

  • за каждый месяц с сентября 2019 по май 2020 сотрудник отработал 29,3 календарных дня (суммарно 263,7 календарных дня).
  • за июнь 2020 с учётом исключения одного дня сотрудник отработал 28,32 календарных дня (29*29,3/30 = 28,32).
  • за июль 2020 нужно исключить 01.07.20 и период отпуска за свой счёт с 22.07.20 по 31.07.20 (10 календарных дней). Совокупно, в июле следует исключить из отработанных календарных дней 11 дней. Количество отработанных календарных дней у сотрудника в июле составит 18,9 календарных дней (20*29,3/31 = 18,9).
  • за август 2020 необходимо также исключить период, приходящийся на отпуск сотрудника за свой счёт с 01.08.20 по 14.08.20 (14 календарных дней). А значит в августе количество отработанных календарных дней составит 16,07 (17*29,3/31 = 16,07).

Таким образом, за период с сентября 2019 по август 2020 года сотрудник отработал 326,99 календарных дней.

Как мы с вами уже отмечали ранее, оплату, приходящуюся на исключаемые периоды, также не следует включать в базу для расчёта среднего заработка. А значит, сумму оплаты, приходящуюся на 24.06.20 и 01.07.20 необходимо исключить из расчёта по среднему заработку.

Сумма заработка сотрудника, приходящаяся на оплату за 24.06.20 г. составит: 1 666,67 (35 000/21 = 1 666,67). А за 01.07.20: 1521,74 (35 000/23 = 1 521,74).

При этом, сумму заработка за июль и август следует рассчитать с учётом отсутствия сотрудника (он брал отпуск за свой счёт): сумма заработной платы за июль составит 22 826,09; за август — 18333,33.

Таким образом, общая сумма дохода сотрудника для расчёта среднего заработка составит:

35 000*10 22 826,09 18 333,33 — 1 666,67 — 1 521,74 = 387 971,01

Сумма среднего дневного заработка для расчёта отпуска у него составит 1 186,49 (387 971,01/326,99 = 1 186,49). А сумма рассчитанных отпускных 33 221,72 соответственно.

Следует обратить внимание на то, что пример расчёта отпускных сотруднику при тех же исходных данных, если он в период пандемии работал дистанционно, будет аналогичным (Письмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5; Письмо Минтруда от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710).

Если же в период пандемии сотрудник находился на самоизоляции, то период нерабочих оплачиваемых дней, а также оплату, приходящуюся на эти дни, следует исключить из расчёта среднего заработка.

Воспользуемся данными нашего примера, но с условием, что в период с 30.03.20 по 08.05.20 сотрудник был на самоизоляции.

В этом случае, общее число отработанных календарных дней за период с сентября 2019 по август 2020 года, помимо уменьшения на 24.06.20, 01.07.20 и дни отпуска за свой счёт, у этого сотрудника дополнительно уменьшится на количество календарных оплачиваемых нерабочих дней, в которые он находился на самоизоляции. И составит:

  • за каждый календарный месяц с сентября 2019 по февраль 2020 года по 29,3 календарных дня (совокупно 175,8 календарных дня);
  • за март 2020 следует исключить время самоизоляции с 30.03.20 по 31.03.20. Календарные отработанные дни в марте составят 27,41 (29*29,3/31 = 27,41);
  • за апрель 2020 с учётом исключения дней самоизоляции календарные отработанные дни составят 0 дней;
  • за май 2020 с учётом исключения периода самоизоляции с 01.05.20 по 08.05.20 — 26,47 календарных дней (24*29,3/31 = 26,47);
  • за период с июня по август 2020 года количество отработанных календарных дней будет аналогичным расчёту, рассмотренному ранее.

Следовательно, совокупно сотрудником для расчёта отпуска будет отработано 292,97 календарных дня.

Из общего дохода сотрудника для расчёта среднего заработка, также дополнительно следует исключить суммы заработка, приходящиеся на оплату дней, в которые сотрудник находился на самоизоляции, а именно,

  • за март 3 333,33 (35 000/21*2 = 3 333,33);
  • за апрель 35 000;
  • за май 6 176,47 (35 000/17*3 = 6 176,47).

Отсюда, и сумма общего дохода для расчёта по среднему заработку у такого работника уменьшится и составит 343 461,21.

Сумма среднего дневного заработка для расчёта отпуска у сотрудника получится 1 172,35 (343 461,21/292,97 = 1 172,35). А сумма рассчитанных отпускных составит 32 825,80 соответственно.

Следует отметить, что в соответствии с п.6 ст. 226 НК РФ с суммы отпускных следует удержать НДФЛ, который необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором отпускные были выплачены сотруднику. В нашем примере, не позднее 30.09.20.

В заключении ещё раз хочу вам напомнить, что для расчёта среднего заработка учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.

В целях расчёта среднего заработка выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, не учитываются. К числу таких выплат относятся материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.

Расчёт количества дней очередного или дополнительного отпуска осуществляется в календарных днях. Календарные дни используются и для расчёта среднего дневного заработка для расчёта отпуска.

Из базы для расчёта среднего заработка исключаются не только периоды времени, определённые в п. 5 Положения № 922, но и оплата, приходящаяся на эти периоды. К их числу в соответствии с Письмом Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585 относятся и оплачиваемые нерабочие дни в связи с Указами Президента РФ.

Екатерина Сорокина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более трёх лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге: