Подготовка к кадровому аудиту начинается с понятной картины учёта. Какие документы действуют сейчас? Кто обновляет шаблоны? Где фиксируются кадровые изменения? Как сверяются данные о рабочем времени?
Чтобы обсуждение проверки было предметным, удобно собрать исходные данные в несколько групп. Ниже — ориентир для подготовки, а не полный перечень обязательных документов.
1. Перечень документов и локальных актов
Подготовьте карту кадровых документов: названия, актуальные версии, места хранения и ответственных. Отдельно отметьте действующие редакции локальных актов, например правил внутреннего трудового распорядка и положений об оплате труда.
Если перечень неполный или редакцию ещё нужно уточнить, отразите это прямо. Неясности — часть задачи проверки, а не то, что нужно скрыть за большой папкой файлов.
2. Используемые версии трудовых договоров
Соберите шаблоны и изменения к договорам. Отметьте различия, порядок согласования новых редакций и того, кто следит за актуализацией.
Полезно отделить вопрос хранения от вопроса содержания: документ может легко находиться, но требовать анализа специалистом. И наоборот, согласованную редакцию бывает трудно найти среди нескольких рабочих копий.
3. Маршруты кадровых процедур
Зафиксируйте этапы приёма, перевода и увольнения: кто готовит документы, кто согласует и кто контролирует завершение. Соберите ситуации, в которых порядок неясен или выполняется по-разному.
Описание процесса отвечает на вопрос «как это устроено у нас». Правовую оценку документов и конкретных ситуаций нужно обсуждать отдельно со специалистом.
4. Графики и учёт рабочего времени
Подготовьте графики и табели за выбранный период. Укажите источники данных и порядок сверки. Если сведения поступают из разных подразделений, отметьте, где и кем они сопоставляются.
Запишите вопросы команды: что вызывает затруднения при сверке, какие данные приходится уточнять, кто отвечает за исправления. Это поможет определить предмет обсуждения.
5. Общий список вопросов и границы проверки
Соберите вопросы кадровой службы, бухгалтерии и руководителей в одном месте. Определите интересующий период, подготовьте сведения о численности работников и режимах труда.
Отдельно отметьте отсутствующие документы, разные версии и затруднения в процедурах. Такой список помогает согласовать объём проверки и понять, какие исходные материалы ещё нужны.
С чего начать, если общей картины пока нет
КСК ГРУПП подготовила самопроверку кадрового учёта. Шесть вопросов охватывают карту документов, трудовые договоры, локальные акты, кадровые изменения, рабочее время и задачу аудита.
По ответам вы получите список тем для первого обсуждения. Результат и PDF-чек-лист доступны на той же странице без указания контактов. При необходимости там же можно оставить заявку, добавить комментарий и передать специалисту ответы самопроверки.
Пройти самопроверку и скачать чек-лист →
Обсудить кадровый аудит с КСК ГРУПП →
Самопроверка не подтверждает юридическую корректность документов и не заменяет их анализ специалистом.
Реклама: ООО «АУДИТ КОМПЛЕКС», ИНН 7727287800, erid: 2W5zFFwTMJh
