Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота

Любая компания в процессе своей деятельности создает, получает и обрабатывает множество различных документов. Разберемся, как выстроить эффективную систему документооборота и зачем компании отдельная система кадрового ЭДО.
Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота
Иллюстрация: LANIT Document Management

В компаниях постоянно растет объем документации. Это приводит к тому, что важные данные теряются, найти нужную информацию становится сложнее, а время на обработку данных увеличивается.

Поэтому любой организации важно правильно наладить свою систему документооборота — благодаря ей можно управлять всеми документами более эффективно.

Каким бывает документооборот

Есть три способа организовать документооборот на предприятии:

1. Бумажный документооборот.

Все документы оформляют на бумаге и подписывают собственноручными подписями. Этот способ характерен для небольших компаний и ИП со скромным штатом сотрудников и ограниченным кругом контрагентов. 

Главные недостатки такой работы

  • уходит много времени на поиск документов, их копирование и пересылку;

  • большие расходы на бумагу и оборудование;

  • затруднен доступ к объемам информации.

2. Электронный внутренний документооборот.

Документы создают, подписывают с помощью электронной подписи (ЭП) и передают в специальных программах. Чтобы работать в системе электронного документооборота, сотруднику нужна личная ЭП. 

Программы электронного документооборота обычно внедряют на средних и крупных предприятиях с разветвленной сетью подразделений и многочисленным штатом.

3. Смешанный документооборот.

Сочетает работу с бумажными и электронными документами.

Оформлять, согласовывать и подписывать бумажные документы гораздо дольше, чем электронные. Поэтому компании приходят к тому, что им нужна система электронного документооборота.

Что такое система электронного документооборота 

Система электронного документооборота (СЭД) ++ это программа, которая позволяет автоматизировать работу с документами, например, приказами, распоряжениями, служебными записками и т.д. С помощью СЭД можно:

  • Согласовывать документы. СЭД показывает все изменения, которые вносятся в документы, и текущий статус согласования.

  • Делегировать задачи. Система позволяет автоматически передавать дела, например, назначать замещающих лиц, когда отсутствует сотрудник.

  • Контролировать выполнение поручений. Можно отслеживать сроки исполнения задач и уведомлять сотрудников о том, что им назначено поручение.

  • Хранить и находить документы. В СЭД можно безопасно и надежно хранить документацию, искать нужные файлы по фильтрам или за определенный период.

  • Формировать отчеты. Например, о состоянии выданных поручений.

LDM.Express

Российская система электронного документооборота

В чем польза системы электронного документооборота

При выборе СЭД учитывайте, насколько она удобна и безопасна в работе, а также совместима ли она с сервисами, которые уже использует компания. Среди таких систем — готовое решение LDM.Express. Благодаря ей:

  • Сотрудники могут работать как с компьютера, так и с мобильных устройств, отслеживать изменения документов в режиме онлайн, ставить задачи и согласовывать их.

  • Руководители могут принимать решения в режиме одного окна, формировать отчеты и контролировать исполнение задач, разграничивать доступ к информации для разных сотрудников.

  • IT-отдел может обеспечить безопасность хранения данных, легко настраивать систему с помощью открытого API, а также добавлять новые функции инструментами low-code.

Внедрение СЭД позволяет сократить время поиска и выборки нужных документов, повышает качество контроля за исполнением поручений и помогает быстрее принимать управленческие решения.

После установки LDM.Express к ней можно подключить другие модули платформы, чтобы охватить документооборот компании по максимуму. Прежде чем принять решение о покупке, запросите демоверсию СЭД LDM.Express по ссылке, чтобы ознакомиться с продуктом бесплатно.

Зачем нужна система кадрового электронного документооборота (КЭДО)

В СЭД работают сотрудники, чья деятельность так или иначе связана с документами: специалисты по договорной работе, юристы, бухгалтерия, отдел продаж и закупок. 

Но кроме них, в компании еще множество других сотрудников. Их работа не связана с компьютерами и документами — это, например, строители, монтажники, сантехники, водители, специалисты по обслуживанию тепловых систем, продавцы, механики и т.д. Им для работы СЭД не нужен. Но все они так или иначе подписывают кадровые документы: о приеме на работу, заявления на отпуск, договоры о материальной ответственности и другие.

При бумажном документообороте сотрудникам приходится постоянно ходить в отдел кадров, чтобы поставить подпись, а дистанционным работникам — забирать заказные письма с бумажными документами с почты или у курьера. Это отвлекает от работы и занимает много времени как у самих сотрудников, так и у кадровиков. 

Кадровые специалисты тратят время на то, чтобы «бегать» за работниками и напоминать им о подписании документа или искать нужные экземпляры в архиве. Кстати, формировать и поддерживать порядок в архиве — отдельная большая задача кадровика. Дело в том, что периоды хранения кадровых документов регламентированы приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236. Для каждого вида документа определены свои сроки в зависимости от степени важности: от года до 75 лет.

Что касается руководителя, то ему приходится порой часами подписывать огромные стопки бумаг. 

Упростить процесс работы с кадровыми документами позволяет система КЭДО. С ее помощью можно подписывать документы онлайн за пару кликов с любого устройства: компьютера, планшета, смартфона. Местоположение сотрудника при этом не имеет значения. 

Документы подписывают с помощью электронной подписи: 

  • Работнику достаточно иметь усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Эта подпись имеет среднюю степень защиты. 

  • Руководителю и сотруднику кадрового отдела нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это наиболее защищенная ЭП, с помощью которой можно подписывать юридически значимые документы, заключать договоры и сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.

Отметим, что применение КЭДО регулирует законодательство.

Так, ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса устанавливают, что организация может принять решение о переходе на КЭДО добровольно, сроки перехода не ограничены. При этом электронные кадровые документы должны соответствовать единым требованиям к их составу и форматам. Эти требования установлены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н

Поэтому внимательно отнеситесь к выбору системы. Трудовой кодекс предлагает использовать единую цифровую платформу «Работа в России» или любую другую систему, которая способна обеспечить подписание электронных документов с помощью ЭП, их хранение и фиксацию даты получения документа работником и работодателем.

Оптимальное решение для крупных компаний и малого бизнеса — это система безопасного кадрового документооборота LDM.КЭДО, которая учитывает все нормы и требования законодательства. В системе можно работать с любых устройств, в ней есть настраиваемые права доступа. Гарантирована абсолютная безопасность при обработке персональных данных сотрудников, так как система размещается на сервере организации.

В чем польза системы кадрового электронного документооборота

Внедрение КЭДО позволяет эффективно оптимизировать и упростить множество процессов:

  • ознакомление с приказами и другими локальными документами;

  • заключение трудовых договоров с новыми сотрудниками; 

  • оформление отпусков, командировок, заявлений;

  • быстрое согласование благодаря настройке маршрутов, по которым проходит каждый документ;

  • хранение кадровых документов в соответствии с законодательством.

Благодаря интеграции LDM.КЭДО с программой «1С:ЗУП» кадровые специалисты могут работать в привычном интерфейсе программы 1С. Внедрение LDM.КЭДО происходит быстро, но постепенно — в несколько этапов. Это позволяет легко освоить систему даже самым консервативно настроенным работникам предприятия.

О том, как пошагово перейти на КЭДО, мы рассказывали в этой статье.

Почему нужно внедрять СЭД и КЭДО вместе

СЭД — это система для сотрудников, которые работают с разными типами документов, а КЭДО охватывает весь персонал организации и позволяет автоматизировать работу с кадровой документацией. Таким образом, это две взаимодополняющие системы

Но внедрять сразу две разные программы — затратно по деньгам и по времени, да и персонал обучить пользоваться двумя дополнительными программами тоже сложно. Удобнее всего использовать единое решение для работы со всеми внутренними документами организации. 

Такое решение вы найдете в компании Ланит. LDM. Express + LDM.КЭДО — это комбо систем для работы со всей электронной документацией. Благодаря решению сотрудники работают в одном пространстве: так им проще освоить функции обеих систем, ведь интерфейс в них схож. 

Как это работает, покажем на примере.

Менеджеру отдела продаж нужно согласовать контракт с клиентом. Менеджер заходит в LDM.Express, за минуту находит нужный документ и видит, что он в статусе «На согласовании». При этом он сразу понимает, у кого договор «застрял». В LDM.КЭДО менеджер может сразу же посмотреть, что согласующий сотрудник в отпуске. Тогда договор можно передать замещающему сотруднику по маршруту согласования: так документ нигде «не зависнет» и не потеряется.

Преимущества внедрения такого решения оценят не только сотрудники. 

Специалисты IT-отдела:

  • снизят нагрузку на ИТ-инфраструктуру и упростят ее обслуживание;

  • сэкономят время на внедрение систем;

  • смогут доработать систему с помощью открытого API;

  • снизят вероятность кражи персональных данных;

  • смогут подключить другие модули платформы LDM.

Руководитель компании:

  • получит единое пространство для работы с документами в компании;

  • сможет находить документы за одну минуту;

  • снизит риск получения штрафов от госорганов;

  • снизит затраты на бумагу и хранение;

  • сможет подписывать документы удаленно и при этом соблюдать законодательные нормы.

А еще это выгодно — при выборе решения LDM.КЭДО+LDM.Express компания сэкономит до 800 000 рублей. 

Готовитесь переходить на КЭДО?

Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8K2zQW

Комментарии

6
  • Спасибо большое!) Наконец-то в голове прояснилось, чем СЭДО от КЭДО отличается

    • Ldmplatform

      Рады, что стало понятнее, тема и правда не такая простая, как может показаться со стороны)

    • Ldmplatform

      Спасибо и вам! Здорово, что статья расставила все точки на i :)

  • Теперь другой вопрос мучает: существует ли единый сервис для внутреннего документооборота и оборота с контрагентами, госорганами. Или нужно разные системы внедрять?

Для двух категорий расширили преимущественное право на трудоустройство

Сегодня Совет Федерации одобрил ряд законов, которые повышают эффективность государственных гарантий и прав граждан в сфере занятости населения.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Для участников боевых действий вводят очередное послабление

Выплаты участникам СВО и боевых действий вообще защитят от списаний по долгам при взыскании в рамках банкротства.

Продлили срок отнесения к микробизнесу в новых регионах

Совет Федерации одобрил особенности отнесения хозяйствующих субъектов ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области к малому и среднему предпринимательству и их включения в единый реестр МСП.

Лучшие спикеры, новый каждый день

❗ Приняты важные изменения по банкротству

Совет Федерации одобрил изменения в федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» и АПК, направленные на совершенствование процедуры рассмотрения дел о несостоятельности и банкротстве.

Недостаток цифровых навыков как тормоз проектов и фактор риска

Ана­лити­чес­кий центр НА­ФИ в рам­ках проек­та «Циф­ро­вой граж­да­нин» про­вел ис­сле­дова­ние циф­ро­вых ком­пе­тен­ций в 85 субъ­ек­тах РФ. По его ре­зуль­та­там, 26% ра­ботаю­щих рос­сиян опа­сают­ся по­терять ра­боту из-за не­дос­тат­ка циф­ро­вых на­выков. В ря­де ре­гио­нов эта до­ля еще вы­ше.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Как оформляется согласие работника на отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска без согласия сотрудника запрещен, кроме отдельных исключений, предусмотренных ТК. Они регламентируются правительственными постановлениями, учитывающими реальную ситуацию в национальной экономике.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Ход фрилансером: в чем особенности сотрудничества с удаленными исполнителями

Фриланс перестал быть чем-то из ряда вон выходящим. По мере того, как компании начинают осознавать преимущества привлечения удаленных исполнителей, этот подход активно входит в мейнстрим. Нанимая фрилансеров, работодатели получают доступ к высококлассным специалистам со всего мира, не ограничиваясь географическими рамками.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

⚡️ Итоги дня: нейросеть впервые вынесла приговор, во всех самолетах появится Wi-Fi, а цифровой помощник Сбера ставит диагнозы

Подготовили обзор главных событий дня — 22 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

ФНС просит включить в доход ИП личный автомобиль

Индивидуальные предприниматели, которые продали личный автомобиль, получают от налоговиков требование включить полученные средства в доходы ИП.

С коммунальщиков будут спрашивать строже: штрафы повысили в разы

Госдума приняла закон, повышающий ответственность ресурсоснабжающих организаций за предоставление некачественных услуг ЖКХ — грязную воду, отключение света и отопления зимой и т. д.

ФАС возбудила дело против МТС за повышение цен на связь

Оператор МТС поднял цены на связь для 30 млн абонентов — им приходится платить на 8% больше.

Ипотека

Предложено ввести «народную ипотеку» по ставке не выше 5%

Первый зампредседателя комитета Госдумы по строительству и ЖКХ Владимир Кошелев (ЛДПР) заявил, что фракция предлагает ввести механизм «народной ипотеки» по ставке не выше 5 процентов.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Отпуска

Как главному бухгалтеру передать свои полномочия на время отпуска

Главный бухгалтер — важная должность компании. Он отвечает за подписание платежей, требования ИФНС, отчетность, подписание актов, расчеты отпусков и больничных и др. Поэтому на период отпуска главного бухгалтера полномочия лучше передать другому работнику.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией

Все мы знаем, что мечта любого управленца – принимать максимально взвешенное решение в отношении любой задачи или проекта. И при этом, конечно, опираться на самые актуальные данные, учитывать возможные риски и форс-мажорные обстоятельства.

Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией
1

Число индивидуальных инвестиционных счетов сократилось до 5,9 млн

Инвесторы с осторожностью переходят на ИИС-3: за первый квартал 2024 года они открыли порядка 138 тысяч таких счетов.

Бесплатно с НДФЛ

Справка о доходах, которая в 2024 году выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению 

Справку о доходах и суммах налога физического лица выдают гражданину по его заявлению. Рассказываем, как заполнить этот документ.

Справка о доходах, которая в 2024 году выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению 

Обновили инструмент на «Клерке»: калькулятор НДФЛ с материальной выгоды!

Теперь бухгалтерам станет проще рассчитывать НДФЛ. Новый инструмент получил современный дизайн и стал удобнее для пользователей.

Отпуска

Цифра дня. Про отпуск

Четверть работающих россиян не пойдут в отпуск летом.

Цифра дня. Про отпуск

Выход на международный рынок: как открыть компанию и принимать платежи из-за границы

В 2024 году международная торговля для российского бизнеса осложнена различными санкциями и ограничениями. Многие онлайн-сервисы, которые раньше активно использовались в России для приема международных платежей, больше не работают или ощутимо ограничили свой функционал.

Иллюстрация: создано с помощью Adobe Firefly

Интересные материалы

🔩 ВС РФ дополнит УК статьей за мошенничество в налоговой сфере. Это должно снизить уголовный прессинг на бизнес, считает адвокат

Незаконный возврат налога войдет в отдельный состав преступления. Уголовку можно получить при сумме ущерба не меньше 25 000 рублей.