Кадры

Как избавить HR от рутины

Все процессы компании, связанные с управлением человеческими ресурсами, сопровождаются большим потоком документов. Уже давно на вооружении у кадровых, расчетных и HR служб имеются заточенные под них программные продукты.Как бы то ни было, рутины в этой работе остается много, процессов, которые можно оптимизировать тоже. И эта задача уже имеет решение.
458 101
Как избавить HR от рутины

Все процессы компании, связанные с управлением человеческими ресурсами, сопровождаются большим потоком документов. За каждым сотрудником — вереница приказов, расчетов, отчетов. Уже давно на вооружении у кадровых, расчетных и HR служб имеются заточенные под них программные продукты. В идеале эти программы гладко встроены в общую информационную среду компании и помогают заниматься такой важной задачей, как управление персоналом. Как бы то ни было, рутины в этой работе остается много, процессов, которые можно оптимизировать тоже. И эта задача уже имеет решение — технологии RPA (Robotic process automation, программные роботы).

Практика подтверждает, что роботизация многих рутинных повторяющихся задач, которые выполняет человек за компьютером,

  • высвобождает время сотрудника для более полезных и интеллектуальных дел,
  • экономит деньги компании,
  • ускоряет документооборот,
  • повышает точность и надежность информации.

Приведем некоторые примеры использования технологии RPA в процессах управления персоналом. Функции, выполняемые, роботами настраиваемые и зависят от того, какие информационные системы обслуживают кадровые, расчетные и HR службы компании.

  • Личный кабинет сотрудника. Легкая интеграция с информационными системами компании, облачная ЭЦП, защищенный доступ. Робот оперативно формирует по запросу в личном кабинете необходимую информацию — справки, отчеты, выписки. Сотрудники могут подавать с помощью этого сервиса различные заявления. Все документы подтверждаются ЭЦП, автоматически попадают в информационную систему компании и имеют юридическую силу. При электронном подписании, не требуется отправлять документы почтой или курьером, что позволяет экономить ресурсы компании и упрощать процессы получения сотрудниками необходимых документов и сведений.
  • Подбор персонала. Робот подбирает целевых кандидатов по заданным параметрам. Матрица критериев для поиска нужных сотрудников может быть получена из информационной системы компании или в виде файла от HR-специалиста. Чат-бот оценивает кандидатов и проводит первичное интервью, отвечает на стандартные вопросы. Таким образом, HR-специалист получает хорошо отфильтрованный список претендентов на замещение вакансий. Процесс подбора линейного персонала значительно ускоряется и удешевляется.
  • Прием на работу. Роботизация этого процесса может стать логичным продолжением предыдущего. Робот на основании электронной анкеты, сканов всех необходимых документов, отправленных на определенный адрес электронной почты, создает в информационной системе личную карточку, служебную записку, приказ о приеме на работу.
  • Проверка данных при приеме на работу. Робот может быстро проверить достоверность предоставляемой кандидатом информации по различным базам данных и сайтам. Например, подлинность паспорта, диплома об образовании, реальное существование указанных предыдущих мест работы.
  • Табельный учет. Робот заполняет табель, самостоятельно забирая информацию откуда потребуется — из таблиц, программ, электронной почты. Также на него можно возложить задачу проверки табеля и информирования нужных сотрудников об обнаруженных ошибках.
  • Индивидуальный график работы. Программный робот забирает информацию из структурированных служебных записок и формируют индивидуальные графики работы.
  • Наряд-заказы. Робот переносит информацию из нарядов в кадровую систему, сопоставляет плановые и фактические работы.
  • Командировки. Чат-бот узнает у сотрудников детали командировки (цель, город, даты и т.д.). Робот согласно этой информации подбирает билеты, бронирует жилье, учитывая лимиты, различные варианты размещения, удаленность от цели назначения и т.д. Робот формирует в документообороте служебную записку на командировку, отправляет её на согласование, отслеживает согласованные заявки и создает на их основе необходимые документы в информационной системе компании: Служебное задание, Приказ на командировку, Расчет суточных расходов, Авансовый отчет.
  • Сопоставление данных системы контроля и предоставления доступа (СКУД) и табеля. Если в компании установлена СКУД на проходных, то робот может искать расхождения между данными из этой системы и табеля. Таким образом оперативно ведется учет фактических трудозатрат.
  • Отчетность. Робот может по расписанию или по требованию формировать и выгружать в любом формате всю необходимую отчетность.
  • Электронные больничные. Робот считывает информацию с присланных на определенный адрес электронной почты больничных, загружает данные из ФСС в информационную систему компании, оповещает об этом кадровую службу. После расчета больничного, робот выгружает информацию в ФСС.
  • KPI. Как правило, для расчёта премии по KPI используются дополнительные файлы/документы. Робот обрабатывает данные из различных источников и вносит их в информационную систему.
  • Корпоративный чат-бот. На него можно возложить информирование сотрудников, ответы на распространенные вопросы, за которыми обычно обращаются в отделы управления персоналом.

Программные роботы очень хорошо приживаются в службах управления персоналом, быстро становятся незаменимыми помощниками, берут на себя самые скучные задачи отделов и делают их быстро и качественно. Вследствие этого рабочее время расходуется рациональнее, а сотрудники, освобожденные от монотонной неинтересной работы, эффективнее решают задачи компании.

Мы перечислили далеко не все возможные кейсы применения программных роботов в процессах управления персоналом. Если Вам интересна эта тема, приглашаем принять участие в бесплатном вебинаре «Роботы для HR». Обсудим, какую пользу роботы могут принести Вашей компании.

Будем рады видеть Вас на нашем бесплатном вебинаре!

Вебинар будет полезен всем, кто связал свою трудовую деятельность с управлением персоналом. Спешите зарегистрироваться!

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
4
54

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

38
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
31
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Интересные материалы

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.