Сколько платит работодатель за сотрудника — расходы компании на работника

Размер зарплаты работника зависит от нескольких факторов. Что учитывают работодатели:

1. Опыт. Зарплаты «зеленого» и «бывалого» сотрудника могут отличаться. Работодатели разделяют специалистов по опыту так: до 1 года, 1–3 года, 3–5 лет, более 5 лет. Так, новички получают меньше, а опытные — больше. Обычно работодатели придерживаются именно такой логики: повышать зарплату по мере приобретения сотрудником опыта.

2. Регион. В крупных городах зарплаты совсем другого уровня, нежели в регионах. Например, менеджер в Москве будет получать больше своего коллеги из Краснодара. При этом специалист из периферии может работать дистанционно в московской компании и получать столичную зарплату.

3. Размер компании. На зарплату работника влияет масштаб предприятия. Малый бизнес не может позволить себе платить такие зарплаты, как крупные корпорации.

Кроме этого, зарплата не может быть ниже МРОТ — минимального размера оплаты труда. По регионам он может отличаться, а базовое значение по России с 1 января 2025 года — 22 240 руб. 

Например, МРОТ в Краснодаре — 23 562 руб., а в Санкт-Петербурге — 28 750 руб. 

Примечание: данная информация актуальна на март 2025 года, поэтому уточняйте размер МРОТ в своем регионе. 

Работодатели — это налоговые агенты, они обязаны уплачивать за своих работников налоги, а также страховые взносы. 

На рекрутинговых сайтах часто встречаются вакансии с формулировкой — «до вычета НДФЛ». Если человеку обещают зарплату 100 тыс. руб. в месяц, то «чистыми» он получит меньше. Работодатель удержит сумму налога из зарплаты специалиста.

С 1 января 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ, по которой в том числе удерживается налог с зарплат работников:

• 13% — для годового дохода сотрудника до 2,4 млн руб. 

• 15% — для части дохода от 2,4 млн до 5 млн руб.

Если зарплата специалиста не более 200 тыс./мес., то работодатель удерживает НДФЛ по ставке 13%. А если зарплата выше, но не более 400 тыс./мес. — то по ставке 15%.

В некоторых случаях сотрудник может получить налоговый вычет. Тогда работодатель должен уменьшить налогооблагаемую базу на сумму расходов сотрудника, а остаток посчитать по ставке НДФЛ. 

Предположим, сотрудник получает 100 тыс. руб. в месяц. Обычно работодатель удерживает из этой суммы 13% налога и выдает «чистыми» 87 тыс. руб. В один из периодов сотрудник потратил на лечение 30 тыс. рублей и обратился к работодателю с заявлением на получение вычета. Работодатель отнимает расходы сотрудника из его зарплаты и считает остаток по ставке 13%: (100 тыс. — 30 тыс.) х 13% = 9 100 руб. «На руки» сотрудник получит 90 900 руб., а не 87 тысяч как обычно.  

Работодатели отчисляют за работника не только НДФЛ, но и страховые взносы. Разница в том, что НДФЛ фактически платит работник, а работодатель выступает налоговым агентом, который удерживает необходимую сумму из его зарплаты и перечисляет в бюджет. А страховые взносы платит работодатель, и сумма взносов зависит от зарплаты сотрудника.

Тарифы для уплаты страховых взносов отличаются для крупных компаний и МСП.

Примечание: представители малого и среднего предпринимательства должны быть включены в реестр МСП, чтобы применять пониженный тариф страховых взносов. 

Тарифы для крупных компаний — 30%, а после достижения предельной базы (порогового значения зарплаты) — 15,1%. В 2025 году предельная база для перехода на такой тариф — 2, 759 млн руб.

Тариф для МСП — 30% с части выплат в пределах 1,5 МРОТ, и 15% с остатка.  

Отдельно компании платят страховые взносы в СФР от несчастных случаев. Всем видам деятельности присваивается класс профессионального риска, всего таких классов 32 (приказ Минтруда от 30.12.2016 № 851н).

Ставка страховых взносов растет от первого класса к последнему — от 0,2% до 8,5%. Например, добыча природного газа относится к первому классу риска. Работодатель этой компании должен перечислять за сотрудников взносы на травматизм по минимальной ставке. Так, при зарплате специалиста 100 тыс. руб. страховой взнос составит: 100 тыс. х 0,2% = 200 рублей. 

Страховые взносы идут на пенсии, медицинские страховки, выплату больничных и декретных. Важно отметить, что для некоторых видов бизнеса действуют пониженные тарифы страховых взносов (ст. 427 НК).

НДФЛ и страховые взносы — вполне очевидные затраты на сотрудника, которые оценить несложно. Но каждый сотрудник, на самом деле, обходится компании гораздо дороже, чем кажется.

Неочевидные расходы работодателя на работника. Выделим шесть групп:

1. Хозяйственно-организационные расходы.

2. Расходы на бухгалтерское обслуживание.

3. Расходы на кадровое делопроизводство.

4. Расходы на подбор персонала.

5. Расходы на обучение персонала.

6. Расходы на контроль и снабжение персонала.

Рассмотрим каждую группу подробнее.

Любой рабочий процесс в компании сопровождается дополнительными издержками на содержание офиса, компьютера и офисной техники, на связь и интернет, программное обеспечение.

Отсюда вытекает и необходимость в техническом специалисте, способном поддерживать работу программ и техники. Даже если специалист не состоит в штате, а является представителем компании по IT-аутсорсингу или частным мастером, вы все равно тратите деньги как минимум на его выход.

Процесс расчета и начисления заработной платы подразумевает под собой работу как минимум бухгалтера, а как максимум отдел с расчетчиками, бухгалтерами и кадровиками. В любом случае это несет за собой издержки в виде содержания в штате сотрудников, которые не имеют отношения к профильным бизнес-задачам компании.

Такие процессы, как первичный учет, оформление больничных и отпусков также несут в себе издержки. Как и в случае с заработной платой, это дополнительный сотрудник или даже отдел, занимающийся кадрами. Особое внимание стоит уделить вопросам охраны труда и всего сопровождающего этот процесс документооборота.

Даже самостоятельный подбор сотрудника будет платным. Сюда входит: размещение вакансии на популярных площадках в интернете, реклама вакансии, трудозатраты руководителя для интервью с кандидатами, проверка службой безопасности. 

Казалось бы, какие могут быть траты, если сотрудника не отправляют на обучение в учебный центр, не оплачивают ему курсы повышения квалификации? На самом деле, косвенные издержки все равно присутствуют. Например, стоит учитывать первичный инструктаж, переплату в период адаптации нового сотрудника, а также заработную плату и трудозатраты руководителя стажировки. Также к издержкам обучения можно отнести и время непосредственного руководителя или коллеги, который будет помогать новому сотруднику освоиться.

В зависимости от специфики работы, работодатели также могут нести дополнительные расходы в виде спецодежды для сотрудников, проведения медосмотров, обеспечения питания. Сюда же входит учет рабочего времени и контроль сотрудников.

Крупные компании несут расходы на поиск сотрудников — это зарплаты «эйчарам», услуги кадровых агентств и консалтинговых компаний. И эти расходы себя оправдывают: к поиску сотрудников подходят профессионально, компания получает лучшие кадры. 

Небольшие компании могут сэкономить, например, если руководитель начнет искать сотрудников самостоятельно. Где и как искать сотрудников:

• мониторить сайты вакансий, профессиональные паблики, группы в соцсетях, форумы;

• написать пост в своей соцсети о том, что требуется сотрудник;

• разместить объявление на рекрутинговом сайте;

• поспрашивать у друзей и знакомых.

Уйдет много времени, но расходы на поиск равны нулю.

Компании платят за аренду помещений, электричество, интернет-связь, покупают мебель и компьютеры. И это минимальный список необходимого. При переходе на «удаленку» издержки сокращаются. Некоторые руководители компенсируют сотрудникам, например, расходы на интернет или электричество. Но все равно дистанционный формат работы обходится дешевле, чем содержание офиса.  

При заключении трудового договора работодатель должен оплачивать сотруднику отпуск, больничный. Таких взаимоотношений не избежать, если сотрудник работает в компании постоянно. 

Для выполнения нерегулярных или проектных задач можно заключить с исполнителем договор гражданско-правового характера — он снимает часть обязанностей с бизнеса, которые касаются отпусков и больничных. Но договоры гражданско-правового характера нельзя подписывать, если человек явно выполняет регулярную трудовую функцию. Такой формат сотрудничества подходит только для разовых проектов и нерегулярных заказов. 

Регионы с льготными условиями по страховым взносам перечислены в ст. 427 НК. Например, это Крым, Севастополь, Калининград, ДНР, ЛНР, Херсонская и Запорожская области. Бизнес, работающий на этих территориях, получает статус участника свободных экономических зон и право платить страховые взносы по пониженным тарифам.

Аутсорсинг — это привлечение сторонней организации для решения рабочих и кадровых вопросов, делегирование задач. В аутсорсинговых компаниях работают специалисты, которые выполняют локальные задачи или реализуют проекты под ключ. Например, им можно делегировать бухгалтерский и кадровый учет, решение юридических и налоговых проблем. Аутсорсинг подходит в следующих случаях:

• компания расширяется и не хватает сотрудников;

• необходимо снять нагрузку со своего специалиста;

• требуется срочная профессиональная помощь.

Таким образом, содержание каждого сотрудника в штате несет за собой определенную нагрузку, во многих случаях довольно ощутимую.

Во сколько компании обходится ежемесячное ведение одного сотрудника? Посчитаем, сколько стоит сотрудник для работодателя на примере малого бизнеса:

• При зарплате специалиста 80 тыс. руб. работодатель перечислит 20 507 руб. страховых взносов. НДФЛ не берем в расчет, так как он удерживается с зарплаты сотрудника. 

• За аренду офиса общей площадью 50 кв. м. компания платит 50 тыс. руб. в месяц. В офисе работает 10 сотрудников. Значит, на одного сотрудника — 5 тыс. руб.

• Оплата электричества, отопления, водоотведения — 6 тыс. руб. в месяц. На одного сотрудника — 600 руб. 

• Канцелярские принадлежности, картриджи для принтера — 2 тыс. руб. На одного сотрудника — 200 руб.

• Иные расходы (кофе, ремонт техники и т.д.) — 5 тыс. руб. в месяц. На одного сотрудника — 500 руб.

Ежемесячно содержание одного сотрудника с зарплатой 80 тыс. руб. обходится компании как минимум в 26 807 руб. 

Важно понимать и то, расчет затрат на сотрудника включает не только материальные, но и временные издержки, а также трудозатраты. Они отвлекают компанию от решения главных задач — задач бизнеса, и заставляют фокусироваться на кадровом делопроизводстве, документообороте, контроле персонала, проблемах сотрудников и работе с госорганами при проверках.

Снизить как издержки, так и уровень ответственности позволяет оптимизация кадрового делопроизводства. Будет ли это аутстаффинг или аутсорсинг вы в любом случае уменьшаете риски и вероятность штрафов, делегируя ответственность аутстаффинговой компании. Компания «Паритет-Консалт» возьмет на себя кадровые вопросы и подбор персонала. Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом.

Современные решения для бизнеса

Специалисты Lexintel будут рады проконсультировать вас

Запись на бесплатную консультацию: +7 (495) 229-14-25

Или оставьте свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Паритет Консалтинг», ИНН: 7718643681, erid: 2W5zFHLc49W