Зачем нужны служебные записки и в чем их особенность
С появлением мессенджеров и корпоративных чатов многие предрекали, что служебные записки останутся в прошлом, но этого не случилось: как вид рабочей документации они по-прежнему не теряют своей актуальности. И хотя служебные записки не упоминаются ни в ТК, ни в Общероссийском классификаторе управленческой документации, именно они воспринимаются как официальный способ передачи информации.
Итак, служебная записка (СЗ) — это внутренний документ, который предназначен для коммуникации между сотрудниками, сотрудниками и руководством или различными подразделениями. Практически в любой компании служебные записки охватывают широкий спектр вопросов. Если говорить о конкретных направлениях, то чаще всего СЗ составляют, когда нужно:
Запросить информацию или проинформировать об изменениях в работе, значимых событиях, проблемах.
Зафиксировать принятые решения.
Отчитаться о выполненной работе, подтвердить исполнение поручений.
Внести предложения по оптимизации процессов и повышению эффективности работы.
Запросить выделение ресурсов (сотрудников, техники и т. д.).
Согласовать план действий.
Конечно, решением только этих задач служебные записки не ограничиваются: на практике возникает множество ситуаций, когда появляется потребность в составлении СЗ. По сути, их составляют всегда, когда необходимо придать взаимодействию официальный характер, а также избежать недопонимания и улучшить координацию.
Как составить служебную записку: обязательные реквизиты
Требования к служебным запискам не закреплены в нормативно-правовых актах, но, как правило, содержатся в Положении о документообороте компании. Также при подготовке СЗ можно ориентироваться на общие правила делопроизводства, описанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В некоторых компаниях СЗ составляются в свободной форме, при этом нельзя забывать, что служебная записка — это документ, который должен иметь четкую структуру и реквизиты. К обязательным реквизитам СЗ относят:
Обозначение адресата и отправителя (указываются ФИО, должность, наименование подразделения и компании).
Вид документа («Служебная записка»).
Заголовок (например. «О замене многофункционального печатного устройства»).
Текстовая часть.
Перечень приложений (при наличии).
Подпись, расшифровка подписи и дата.
В основной части служебной записки последовательно и конкретно излагается суть вопроса, предложения или проблемы. Здесь следует использовать короткие предложения, избегать лишних подробностей и эмоций. Акцент делается на фактах и аргументах.
Пример шаблона служебной записки 2025
Порядок работы со служебными записками
Алгоритм работы с СЗ определяется внутренними требованиями самой компании. По сложившейся практике, в большинстве организаций установлен следующий порядок:
Передача служебной записки. Готовая записка направляется на рассмотрение.
Регистрация. Служебные записки регистрируются в соответствии с правилами конкретной организации. Регистрировать СЗ необходимо, чтобы удостоверить факт обращения, и получить возможность отслеживать работу по нему.
Продвижение служебной записки. Здесь все зависит от получателя и отправителя. Например, заместитель генерального директора может адресовать записку непосредственно руководителю компании, и тогда она будет направлена ему напрямую. Если начальник отдела адресует записку руководителям других подразделений, она отправляется по списку адресатов. В некоторых ситуациях возможно последовательное движение документа.
Рассмотрение и визирование. Адресат записки изучает ее содержание, проверяет полноту и достоверность представленной информации, после чего принимает решение по обращению и ставит соответствующую визу (например, «Одобряю», «Согласовано» и т.д.).
Последующее согласование. Если в служебной записке затронуты интересы других подразделений, документ передается для дальнейшего согласования.
Принятие окончательного решения. Этот этап необходим, если потребовалось дополнительное согласование. Финальное решение принимается ответственным лицом (как правило, руководителем).
Архивирование и хранение. После принятия решения СЗ передается в архив. Срок хранения документа зависит от его разновидности, но для большинства служебных записок составляет 5 лет.
По своему назначению служебные записки призваны сделать работу компании эффективнее. Но фактически часто происходит обратное: они увеличивают бумажную волокиту и усложняют жизнь сотрудникам. Сделать процесс обработки и согласования служебных записок проще, прозрачнее и быстрее способна автоматизация.
Сервис «Листоход» — это система согласования документов с маршрутизацией. Платформа предназначена для работы с различными видами документации, включая служебные записки: она позволяет упростить контроль за их движением и ускорить обработку. А чтобы сделать работу максимально удобной, в «Листоход» предусмотрена возможность отправки моментальных уведомлений. Благодаря гибкой настройке, каждый участник процесса будет получать только действительно важные уведомления и сможет избежать излишней информационной нагрузки.
Автоматизация согласования служебных записок: как это работает
Чтобы автоматизировать процесс, потребуется создать маршрут — порядок, по которому служебные записки будут проходить согласование (подробнее о создании маршрута документа мы рассказывали здесь). Для маршрутизации служебной записки пользователь задает последовательность этапов, после чего файл будет автоматически отправляться участникам процесса согласования в заданном порядке.
В сервисе «Листоход» созданный маршрут можно использовать многократно: это существенно экономит время и повышает производительность. Что касается самого процесса, то при работе с сервисом «Листоход» согласование служебной записки будет выглядеть следующим образом:
1. Инициатор запускает документ по маршруту.
2. Служебная записка направляется участникам процесса, которые включены в маршрут.
3. Каждый участник процесса согласовывает документ.
При параллельной схеме движения записки она направляется сразу всем участникам процесса, которые одновременно получают доступ к документу.
При последовательном согласовании служебная записка перемещается в соответствии с установленной очередностью и направляется следующему участнику процесса только после согласования предыдущим.
4. Служебная записка перемещается в архив.
В архиве документ будет доступен в любое время, причем не только сама служебная записка, но и полная история ее согласования, а также Лист согласования.
Автоматизация согласования служебных записок с сервисом «Листоход» способна не только ускорить этот процесс и обеспечить беспроблемный доступ к документации: решение гарантирует прозрачность каждого этапа, снижает риск возникновения ошибок и гарантирует высокий уровень безопасности данных за счет шифрования.
А чтобы сделать процесс согласования документов еще более эффективным, в «Листоход» предусмотрены три вида отчетов для руководителей — о нарушениях регламента согласования, о несогласованных документах и о статистике использования системы. Информация из отчетов помогает избежать затягивания процесса и обеспечивает оперативное принятие решений.
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFGFUDyi
Комментарии
1Несогласна с реквизитом подпись. Посмотрите гост 6.0.97-2016, на который вы сами ссылаетесь. И дата должна быть сразу после наименования вида документа. Как говорится, изучайте матчасть