Внедрение документооборота: как подготовить сотрудников и избежать саботажа

Представим ситуацию: вы решаете перейти на электронный документооборот (ЭДО), выбираете систему и уже представляете, как изменится работа компании — сотрудники избавятся от рутины, повысится их производительность, бизнес-процессы станут более эффективными, а в офисе больше не будет тонн бумаги. Но уже первый разговор с сотрудниками на эту тему показывает — команда негативно относится к идее внедрения ЭДО. И это абсолютно нормально.

Непринятие нового — естественная реакция человека. Сотрудники привыкают к традиционным методам ведения документооборота и не хотят ничего менять, а необходимость осваивать работу с новой системой вызывает дискомфорт. 

«Все же работало, зачем что-то придумывать», «Все привыкли к бумаге, нам так удобнее», «Пока мы будем разбираться, работа остановится» — эти фразы слышал каждый руководитель. А некоторые видят в ЭДО угрозу, полагая, что автоматизация может заменить сотрудников, и они окажутся невостребованными.

Еще одна причина, по которой команда может сопротивляться изменениям — непонимание реальных преимуществ ЭДО. Часто автоматизация документооборота воспринимается только как экономия бумаги, и сотрудники просто не знают, каким образом внедрение новой системы способно облегчить и ускорить их работу. Ситуацию может усугубить и недоверие к таким системам: из-за низкой осведомленности многие по-прежнему считают, что электронные версии документов по своей значимости уступают бумажным.

Нередко против изменений выступают те, кто уже имеет не самый удачный опыт внедрения современных технологий. Например, если раньше вы уже пытались каким-то образом оптимизировать работу, но это не принесло результатов или у сотрудника был подобный опыт на предыдущем месте работы.

• Объясните, зачем нужна автоматизация и какие преимущества она принесет каждому сотруднику. 

Помимо историй об «общей пользе» для компании, расскажите, как автоматизация документооборота поможет упростить работу над конкретными задачами и сделает ее эффективней. 

Например, если раньше у специалиста отдела кадров согласование графика отпусков занимало около двух недель, то после внедрения автоматизации на весь процесс уходит максимум три дня. От кадровика требуется только инициировать процедуру согласования: распечатывать множество экземпляров и согласовывать все вручную не нужно. 

• Проинформируйте о том, как будет происходить внедрение. 

Сотрудники должны понимать, что они не останутся с изменениями один на один: компания организует обучение и обеспечит консультационную поддержку. Также снизить уровень стресса помогает понимание, что изменения не произойдут моментально. Объясните команде, что автоматизацию планируется проводить постепенно, поэтому у каждого будет время изучить все нововведения.

• Разработайте обучающие материалы. 

Подробные инструкции, видеоуроки и чек-листы помогут понять, как выстраивается работа в целом, а также разобраться с неясными моментами (как до, так и во время и после внедрения). Плюс некоторым сотрудникам проще находить ответы самостоятельно, чем по каждому вопросу обращаться к ответственному за внедрение сотруднику. 

• Подробно расскажите о юридических аспектах. 

Сотрудники должны понимать, что электронный документооборот при условии соблюдения требований соответствует действующему законодательству. Подготовьте информацию о нормативно-правовой базе, расскажите об электронных подписях, приведите примеры из судебной практики: это поможет преодолеть недоверие.

Чтобы автоматизация документооборота принесла максимальный эффект и реальную пользу компании, у сотрудников должно сформироваться позитивное отношение к этой идее. Не менее важно упростить адаптацию команды к изменениям и организовать качественное обучение.

В первую очередь мы рекомендуем вовлекать ключевых сотрудников: они станут так называемыми «агентами изменений». Выбирайте на эту роль тех, кто пользуется доверием команды и готов в числе первых освоить новые инструменты. Их пример и поддержка помогут привлечь остальных сотрудников.

Что касается самого обучения, оно должно быть практико-ориентированным. Да, на начальном этапе следует рассказать о системе и ее функционале, но лучшие результаты приносят тренировочные сессии, на которых сотрудники учатся выполнять свои привычные задачи под руководством наставников. Причем важно предусмотреть проработку различных ситуаций, в том числе нестандартных, а также уделить время разбору ошибок.

Эффективный способ вовлечь команду — геймификация процесса обучения. Геймификация повышает интерес, помогает быстрее усвоить материал и способствует лучшему запоминанию важных нюансов работы с системой. При внедрении автоматизации можно использовать различные игровые механики:

• Квесты и истории. Например, обучение может быть реализовано как увлекательный сюжет, в котором участники выполняют задания и переходят на следующий уровень.

• Рейтинги и таблицы лидеров. Сотрудники могут соревноваться за место в рейтинге: это повышает мотивацию и ускоряет процесс обучения.

• Награды. За выполнение заданий, освоение функций системы или достижение определенных результатов предусмотрите награды — виртуальные или реальные.   

Чтобы сотрудникам было легче адаптироваться к изменениям, переходить на электронный документооборот лучше постепенно. И начинать следует с автоматизации наиболее трудоемких процессов. Такой подход не только позитивно сказывается на эффективности работы компании: это возможность наглядно продемонстрировать сотрудникам преимущества автоматизации. Когда команда видит реальные результаты, дальнейшие изменения уже не будут вызывать сопротивления.

Так, внедрение сервиса «Листоход» способно упростить один из самых сложных процессов — согласование документов. Практически в любой компании процедура согласования сопровождается проблемами: в тексте документов появляются противоречивые правки, теряются актуальные версии, а сам процесс затягивается во времени. Внедрение сервиса «Листоход» позволяет решить эти проблемы, причем максимально безболезненно для команды.

Для автоматизации согласования используется маршрутизация: пользователь задает последовательность этапов, и документ автоматически направляется участникам проекта в заданном порядке. Техническая сторона создания маршрута не представляет сложностей: создать его можно буквально за 5 минут. Но для этого нужно понимать, кто, что и в какой последовательности должен делать. Поэтому для быстрого и беспроблемного внедрения сервиса «Листоход» мы рекомендуем:

1. Определить, какие именно бизнес-процессы (согласование каких документов) надо автоматизировать (начинать лучше с двух-трех).

2. Заручиться поддержкой команды.

3. Сделать блок-схему или другим способом описать бизнес-процессы, которые планируется автоматизировать и согласовать информацию с участниками процесса.

4. Создать маршрут и выполнить несколько тестовых согласований.

5. Перекрыть альтернативные способы согласования (например, по электронной почте).

А чтобы сделать работу с сервисом «Листоход» еще более комфортной, была создана адаптивная мобильная версия. С ее помощью участвовать в процессе согласования и отслеживать каждый этап можно независимо от своего местонахождения. «Листоход» доступен из любой точки мира, поэтому активно используется как офисными сотрудниками, так и теми, кто работает в гибридном формате или удаленно.

Получите бесплатную консультацию

Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании

Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFHgYtoa