Отпуск авансом: особенности оформления в 2025 году

Трудовое законодательство об отпусках авансом

Длительность ежегодного оплачиваемого отпуска — не менее 28 календарных дней. Его предоставляют за каждый рабочий год — это каждые 12 месяцев, которые отсчитываются с даты начала работы у конкретного работодателя.

Право на отпуск за первый год работы появляется у сотрудника после шести месяцев непрерывной работы в одной компании. Но если работодатель не против, он может предоставить оплачиваемый отпуск работнику раньше, то есть — авансом.

Авансовым также считается отпуск, который предоставлен через шесть месяцев работы, но на срок, превышающий 14 календарных дней.

Если сотрудник работает уже не первый год и у него нет неиспользованных отпусков за прошлые периоды, он может уйти в очередной отпуск за рабочий год, который ещё фактически не отработал — это тоже отпуск авансом.

Как и обычный очередной отпуск, досрочный отпуск можно делить на части, одна из которых не должна быть меньше 14 дней.

Основание — ст. 115, 122, 125 ТК РФ.

Когда составляете график отпусков на следующий календарный год, отразите в нём дни полагающегося отпуска за вычетом дней, которые работник уже использовал авансом. В графе «Примечание» укажите, сколько отпускных дней предоставили работнику авансом в предыдущем году.

Кому можно предоставлять отпуска авансом

Отпуск за ещё не отработанное время работодатель может предоставить любому сотруднику. Но может и отказать — это его право, а не обязанность.

Есть категории работников, которым отказывать в отпуске авансом нельзя:

• несовершеннолетние сотрудники;

• совместители, которые идут в отпуск по основному месту работы;

• женщины, желающие взять отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам (БиР);

• родители (опекуны, попечители, приёмные родители) несовершеннолетнего ребёнка-инвалида;

• сотрудники, имеющие троих и более несовершеннолетних детей, младшему из которых еще нет 14 лет;

• усыновители детей младше 3 месяцев;

• сотрудники, жены которых находятся в отпуске по БиР.

Основание — ст. 122 123, 260, 262.1, 262.2, 286 ТК РФ.

Шпаргалка по найму иностранных граждан

Собираем все необходимые документы

Оформляйте иностранцев без ошибок, чтобы не платить штрафы

Оставьте контакты, вышлем вам шпаргалку на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Как оформить работнику отпуск авансом: инструкция

Оформление отпуска авансом включает несколько этапов:

Этап 1. Получите от работника заявление на отпуск.

В заявлении работник должен указать дату начала и продолжительность отпуска. Если он относится к одной из категорий, кому в отпуске авансом отказать нельзя, это тоже нужно отразить в заявлении.

Этап 2. Согласуйте отпуск с руководителем.

Работникам из льготных категорий отказать в отпуске за ещё не отработанное время нельзя.

Что касается отпуска авансом для других работников, руководитель вправе дать на него своё согласие или отказать.

Этап 3. Если согласие на отпуск от руководителя получено, издайте приказ о предоставлении отпуска работнику.

Приказ составляйте по унифицированной форме № Т-6 или по форме, которую разработали самостоятельно. В приказе нужно отразить:

• ФИО работника;

• структурное подразделение (отдел, цех и т.д.), в котором он трудится;

• даты начала и окончания периода, за который предоставляется отпуск — это полный рабочий год, независимо от того, сколько сотрудник реально отработал на дату выхода в отпуск;

• количество календарных дней отпуска с указанием дат начала и окончания отдыха;

• подпись руководителя с расшифровкой.

Работника нужно ознакомить с приказом и получить от него подпись с указанием даты ознакомления.

Этап 4. Рассчитайте и выплатите работнику отпускные.

Расчет отпускных за дни отпуска, предоставленного авансом, ничем не отличается от обычного расчета отпускных: средний дневной заработок работника умножают на количество отпускных дней.

Выплатить отпускные нужно не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Работник уволился: как вернуть отпускные за неотработанный период?

Главный риск работодателя при предоставлении отпуска авансом — увольнение работника раньше, чем он отработает весь период, за который уже отгулял оплачиваемый отпуск. Выплаченные при этом отпускные становятся задолженностью работника перед компанией, которые далеко не всегда можно компенсировать.

Рассмотрим варианты действий в такой ситуации.

Удержание из зарплаты

Работодатель имеет право удержать сумму «неотработанных» отпускных из выплат, полагающихся работнику при увольнении. Согласие самого работника на это получать не нужно.

Перед тем, как окончательно рассчитаться с работником, издайте приказ об удержании из его заработка соответствующей суммы, в котором укажите:

• число дней «неотработанного» отпуска;

• размер суммы к удержанию.

Размер всех удержаний не должен превышать 20% от выплачиваемой работнику зарплаты.

Обратите внимание — нельзя удерживать отпускные из зарплаты работников, которые увольняются по основаниям:

• ликвидация предприятия или прекращение деятельности ИП;

• сокращение численности или штата;

• смена собственника имущества компании;

• отказ работника от перевода на другую работу, полагающуюся ему по медпоказаниям;

• признание сотрудника неспособным к труду (на основании медзаключения);

• призыв на военную службу (кроме мобилизации);

• восстановление на работе прежнего работника (по решению суда или ГИТ);

• смерть работника, признание его безвестно отсутствующим;

• наступление чрезвычайных обстоятельств, при которых невозможно продолжение трудовых отношений.

Основание: ст. 137, 138 ТК РФ.

Добровольный возврат

Когда для погашения задолженности работника его зарплаты недостаточно, попробуйте договориться с ним о добровольном возврате отпускных за неотработанный период.

Если работник согласен, подпишите с ним соглашение, в котором будет указана сумма задолженности по отпускным и срок её погашения. В оговоренные сроки, единовременно или по частям он должен внести сумму долга в кассу либо на расчётный счёт работодателя.

Не забудьте сделать перерасчёт ранее удержанного НДФЛ и страховых взносов по возвращённым отпускным, иначе по ним образуется переплата.

Если работник отказывается возвращать отпускные, обращаться за ними в суд работодателю нет смысла. В действующем законодательстве нет оснований для такого судебного взыскания с бывшего сотрудника, кроме случаев, когда:

• работодатель допустил счётную ошибку;

• выплата произведена в связи с неправомерными действиями работника, установленными судом.

Основание — ст. 137 НК РФ, Определение ВС РФ № 19-КГ13-18 от 14.03.2014.

Прощение долга работнику

Работодатель может принять решение о прощении работнику долга в размере «авансовых» отпускных.

Для этого оформите и подпишите с работником соответствующее соглашение, в котором укажите вид и сумму прощаемой задолженности.

Вместо соглашения можете составить уведомление о прощении долга. Его нужно просто вручить бывшему работнику под подпись.

Сумму прощённой задолженности исключите из расходов, учтённых в целях налогообложения. 

Перерасчёт НДФЛ и страховых взносов делать не нужно, так как размер дохода работника остался прежним.

Основание — письмо Минфина № 03-03-07/13686 от 26.02.2020.

Ведите корректный учёт, рассчитывайте налоги и страховые взносы и сдавайте отчётность с первого раза с помощью сервиса готовых решений Бюро «Моё дело». Все готовые решения разработаны с учётом реального опыта — они включают нормативное обоснование, корреспонденцию счетов и разъяснения налоговых последствий. Получите онлайн-консультацию экспертов по самым спорным вопросам учёта и права.

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFK7daEk