Сотрудник сменил фамилию: что делать кадровику и бухгалтеру

О смене фамилии сотрудник должен сам известить работодателя. Такую обязанность и сроки компания может установить в своих Правилах внутреннего трудового распорядка или включить в условия трудового договора.

Подтверждающие документы от сотрудника:

• паспорт с новыми данными;

• соответствующее свидетельство — о заключении или расторжении брака, о смене имени.

Основание — п. 7 Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021.

Новые сведения о работнике нужно оперативно внести в кадровые документы. 

Это необязательный документ, но желательно, чтобы работник его составил. Вместе с заявлением он должен предъявить оригиналы нового паспорта и других документов о смене фамилии. 

Основание — постановление ФАС Северо-Кавказского округа № А53-13327/2013 от 21.04.2014.

Он нужен, чтобы внести изменения в бухгалтерские документы.

Приказ составляют в произвольной форме. В нём указывают основания для изменения данных и ответственного за внесение правок.

Если работник не сообщил в СФР о новой фамилии и паспортных данных самостоятельно,  это должен сделать работодатель, причём как можно быстрее.

Для обновления сведений заполните и направьте в СФР форму АДВ-2 «Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица». Укажите в заявлении прежние данные и новую фамилию сотрудника, новые реквизиты паспорта. Если другие сведения не менялись, их указывать не нужно. Правильность указанных в форме сведений заверяет сам работник своей личной подписью.

Основание — приказ СФР № 2153 от 30.10.2023 (форма АДВ-2 и порядок её заполнения).

⚠️ Номер СНИЛС у физлица не меняется. Также при смене фамилии работника не нужно сдавать в СФР «Сведения о трудовой (иной) деятельности» по форме ЕФС-1 — это не кадровое событие.

Указывать новые данные сотрудника в отчётности СФР можно только после того, как убедитесь, что все изменения по физлицу Соцфонд внёс в базу персонифицированного учёта.

Штрафы за персональные данные выросли в 1 000 раз

Что сделать сейчас, чтобы не платить

Заполните форму, вышлем подробный мануал вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

• 📃Трудовая книжка (если она ведётся на бумажном бланке).

На первой странице аккуратно зачеркните старую фамилию, чтобы она оставалась читаемой, и сверху впишите новую фамилию сотрудника.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите, на основании какого документа изменилась фамилия, и заверьте запись своей подписью с расшифровкой должности и ФИО. Проставьте печать, если она есть.

Основание — п. 7 Порядка, утв. приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

Пример записи об изменении фамилии в бумажной трудовой книжке:

• 📃Личная карточка сотрудника.

Если ведёте на своих работников личные карточки по форме № Т-2 или по собственной форме:

• Зачеркните прежнюю фамилию сотрудника, чтобы она осталась читаемой, и рядом напишите новую фамилию.

• Внесённое изменение заверьте подписью, проставьте дату и расшифровку подписи.

• На внутренней стороне карточки напишите, на основании какого документа внесли изменение, заверьте подписью и поставьте печать (при наличии).

При необходимости внесите другие изменения — например, в сведения о семейном положении, если смена фамилии связана с вступлением в брак.

• 📃Трудовой договор.

Закон не обязывает перезаключать трудовой договор при смене фамилии работника. Но стороны могут заключить дополнительное соглашение к договору, в котором учтут все изменения в личных данных.

• 📃Прочие документы.

Чтобы не возникла путаница, рекомендуем изменить фамилию работника и в других кадровых документах — например, в табеле учёта рабочего времени, в графике отпусков. При этом табельный номер работника оставьте прежним.

Как это сделать: внесите новую фамилию в ту же строку документа, зачеркнув старую, укажите дату изменения и заверьте подписью.

• Внесите новую фамилию сотрудника в программу кадрового учёта.

Если ведёте кадровый учёт в учётной программе, внесите новую фамилию работника во все необходимые справочники.

Если в бухгалтерию поступил приказ о внесении изменений в персональные данные сотрудника:

• Внесите изменения по работнику в учётную программу.

• Направьте в банк заявление на перевыпуск карты, на которую перечисляете зарплату работнику — при наличии зарплатного проекта.

• Выдайте новую доверенность работнику с обновлёнными личными данными — если он действует от имени компании на основании доверенности. Например, получает ТМЦ или сдаёт отчётность.

Уведомлять ИФНС о смене фамилии работника не нужно. Налоговики узнают новые паспортные данные от органов МВД, которые сами передадут информацию в инспекцию.

⚠️ После внесения необходимых изменений, отслеживайте, чтобы начисления и отчётность по работнику не оказались задвоенными — под старой и новой фамилией.

Если фамилию поменял руководитель компании:

• Сообщите новые сведения в налоговую для внесения данных в ЕГРЮЛ — в течение 7 дней с даты изменения. Основание — п. 5 ст. 5 закона № 129-ФЗ от 08.08.2001, письмо ФНС № ГД-4-11/26889 от 29.12.2017.

• Известите об этом банк, в котором открыт расчётный счёт компании, и измените карточку подписей.

• Перевыпустите сертификат электронной подписи.

• Сообщите о новой фамилии контрагентам компании — письмом в произвольной форме или в том порядке, который прописан в договорах.

Правильно рассчитывайте налоги и сдавайте отчётность с первого раза с помощью сервиса готовых решений Бюро «Моё дело». Все готовые решения разработаны с учётом реального опыта — они включают нормативное обоснование, корреспонденцию счетов и разъяснения налоговых последствий. Получите онлайн-консультацию экспертов по самым спорным вопросам учёта и права.

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFH5ty9S