Самое главное:
В 2026 году действуют новые формы РСВ и ЕФС-1. Сроки сдачи отчётов по-прежнему совпадают.
В некоторых случаях расхождения по численности и выплатам в РСВ и ЕФС-1 допустимы — исправлять их не нужно.
Если расхождение возникло из-за ошибки, её необходимо исправить и сдать уточнёнку.
Последствия за недостоверные данные — штрафы от ИФНС и СФР.
Как избежать штрафов — чек-лист для страхователя.
РСВ и ЕФС-1 в 2026 году: что нужно знать бизнесу
В этих формах отражают суммы начисленных страховых взносов за соответствующий период. Но это разные взносы:
Форма РСВ — включает сведения о взносах за работников по обязательным видам страхования: пенсионному (ОПС), медицинскому (ОМС) и на случай болезни и материнства (ВНиМ).
Форма ЕФС-1 (раздел 2) — включает данные по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний («травматизм»).
В 2026 году отчитывайтесь по страховым взносам по новым формам:
РСВ — пока не начали действовать изменения к приказу ФНС № ЕД-7-11/878 от 29.09.2022, применяйте рекомендуемый бланк из письма ФНС № БС-4-11/11504 от 22.12.2025.
ЕФС-1 — заполняйте по форме из приказа СФР № 1462 от 17.11.2025.
Форму РСВ сдают в налоговую инспекцию. Отчёт ЕФС-1 направляют в отделение Соцфонда (СФР).
Сроки сдачи для этих отчётов одинаковые — 25 число месяца, следующего за отчётным периодом — кварталом, полугодием, 9 месяцами, годом.
Основание — п. 7 ст. 431 НК РФ, п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Нужны актуальные ответы на бухгалтерские вопросы? Воспользуйтесь справочной системой «Моё дело Бюро». В ней вы найдёте все актуальные законы с полной историей изменения и полноценные материалы, которые отвечают на сложные вопросы пользователей.
Когда расхождения между РСВ и ЕФС-1 не считаются нарушениями
Показатели в РСВ и ЕФС-1 могут не совпадать, но не всегда это будет ошибкой. Рассмотрим основные «законные» расхождения.
1. Среднесписочная численность (ССЧ)
В общем случае этот показатель должен совпадать в целом по компании. В РСВ и в разделе 2 формы ЕФС-1 ССЧ определяется по одним и тем же правилам, предусмотренным для статистической формы № П-4.
Различия в численности возможны по отчётам головной компании, если у организации есть филиалы, которые самостоятельно платят зарплату и имеют отдельный банковский счёт:
В РСВ сотрудники «обособок» включаются в общую ССЧ по головной компании, даже если филиалы сами подают РСВ по месту нахождения. Филиалы в своих отчётах среднесписочную численность не указывают.
В разделе 2 ЕФС-1 филиалы, которые отчитываются самостоятельно, указывают свою среднесписочную численность. Поэтому в целом по организации ССЧ определяется как сумма показателей по «обособкам» и по головной компании.
2. Численность работающих застрахованных лиц
Различия в численности застрахованных могут возникать по таким причинам:
В РСВ (раздел 3) застрахованными по ОПС, ОМС и ВНиМ считаются не только работники по трудовым договорам, но и физлица по договорам ГПХ. А в разделе 2 формы ЕФС-1 исполнители по договорам ГПХ считаются застрахованными на случай «травматизма», только если такое условие есть в договоре.
Если руководитель компании — её единственный учредитель, в РСВ его включают независимо от наличия трудового договора с ним, а в раздел 2 формы ЕФС-1 — только если с ним заключен трудовой договор.
Забирайте бесплатно 10 лайфхаков
Как наладить работу в бухгалтерии, чтобы главбуха не дёргали даже в отпуске
3. Выплаты физлицам
С 2026 года, даже если директор не получает зарплату, за него ежемесячно платят страховые взносы по тарифу 30% в расчёте с одного МРОТ. Для взносов на «травматизм» такое правило не действует, значит и в разделе 2 ЕФС-1 начислений директору без зарплаты не будет.
Страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ облагаются выплаты по трудовым договорам и ГПХ — все они отражаются в РСВ. В разделе 2 формы ЕФС-1 выплаты по ГПХ включают в базу не всегда, а только если взносы на «травматизм» предусмотрены условиями договора.
Если делали выплаты самозанятым, облагать их взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ и отражать в РСВ не нужно. Взносы на «травматизм» включают в раздел 2 формы ЕФС-1, если они прописаны в договоре.
Если работники получали суточные сверх норм, взносами на «травматизм» их не облагают, но остальные взносы начислить придётся. Соответственно, в разделе 2 формы ЕФС-1 таких суточных не будет, а в РСВ их нужно показать.
Основание – ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ, п. 1 ст. 5 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998, письмо ФНС № БС-4-11/663 от 22.01.2021, письмо СФР № 29-20/88491 от 01.06.2023.
Если ведёте бухучёт самостоятельно, сделайте свою работу проще! Воспользуйтесь справочной системой «Моё дело Бюро». Здесь вы найдёте ответы даже на самые сложные вопросы по учёту и отчётности.
Когда расхождения между РСВ и ЕФС-1 нужно исправлять
Если при сверке РСВ и ЕФС-1 выяснилось, что разница в показателях возникла из-за перечисленных выше причин, нарушений в отчётности нет.
Но если разница появилась из-за ошибок, отчётность придётся исправлять:
Если ещё не сдали формы, внесите правки и сдайте их вовремя.
Если сдали отчёты и нашли ошибки, внесите исправления в соответствующую форму и сдайте уточнёнку. Если при этом ошибочно занизили базу для расчёта, доплатите недостающие суммы взносов.
Расхождения между РСВ и ЕФС-1: последствия для бизнеса
Отчётность по страховым взносам с ошибками, то есть — с недостоверными данными, считается непредставленной.
Если не подать уточнённый РСВ в налоговую или ЕФС-1 в СФР, будут штрафы за нарушение срока сдачи:
5% от суммы взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не больше 30% и не меньше 1 000 рублей;
от 300 до 500 рублей — административный штраф на ответственное должностное лицо.
Если из-за ошибки в отчёте заплатить страховые взносы не полностью, штраф составит 20% от недоплаченной суммы, а при умышленном нарушении — 40%.
Основание — п. 4.1 ст. 80, ст. 119, 122 НК РФ, ст. 15.5, 15.33 КоАП РФ, п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ.
Как пояснить «законные» расхождения
Если проверяющие потребуют объяснить разницу между показателями РСВ и раздела 2 ЕФС-1, которые не считаются ошибкой, направьте им соответствующие пояснения.
Вот пример таких пояснений:
Моё дело Бюро
Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Чек-лист: как снизить риски при расхождениях между РСВ и разделом 2 формы ЕФС-1
Чтобы обезопасить себя от претензий налоговой и Соцфонда, действуйте так:
Проверяйте готовую отчётность по контрольным соотношениям на наличие внитридокументных нарушений, чтобы исключить ошибки.
Не сдавайте отчёты РСВ и ЕФС-1 по «травматизму», пока не сверите их между собой по численности и облагаемой базе.
Если сдали отчётность и раньше проверяющих обнаружили расхождения из-за ошибок, как можно быстрее внесите исправления, сдайте «уточнёнку» и, если нужно, доплатите взносы — так вы сможете избежать штрафа.
Если расхождения между показателями возникли не из-за ошибок, а по объективным причинам, исправлять их не нужно. Но заранее продумайте, что будете отвечать на возможные запросы ФНС и СФР о нестыковках показателей.
Правильно рассчитывайте налоги и сдавайте отчётность с первого раза с помощью сервиса готовых решений Бюро «Моё дело». Все готовые решения разработаны с учётом реального опыта — они включают нормативное обоснование, корреспонденцию счетов и разъяснения налоговых последствий. Получите онлайн-консультацию экспертов по самым спорным вопросам учёта и права.
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFJVYvFj
Начать дискуссию