Расчёт отпускных в 2026: путеводитель по нестандартным ситуациям 

В этой статье разберём, как считать отпускные в таких ситуациях и на что обратить внимание, чтобы избежать ошибок.

С 1 сентября 2025 года действует новое Положение, утверждённое Постановлением Правительства № 540 от 24.04.2025. Оно заменило привычное Постановление № 922. Подход к расчёту отпускных в целом остался прежним, но в документах и расчётах за 2026 год нужно ссылаться уже на Постановление № 540.

Прежде чем переходить к сложным случаям, освежим в памяти фундамент. Согласно ст. 114 Трудового кодекса РФ, организация обязана сохранять за работником на время отпуска место работы и средний заработок.

По общему правилу, это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения № 540). 

Например, если сотрудник идёт отдыхать в июне 2026 года, расчётный период — с 1 июня 2025 года по 31 мая 2026 года.

Организация учитывает всё выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклады, надбавки за стаж, вредность, премии (п. 2 Положения № 540).

Важно: выплаты социального характера (материальная помощь, оплата питания, проезда) в расчёт среднего заработка не входят (п. 3 Положения № 540). Также исключаются суммы, начисленные за периоды, когда за работником сохранялся средний заработок (командировки, прошлые отпуска, больничные).

1. Если период отработан полностью:

Сумма отпускных = (Доход за 12 мес. / 12 / 29,3) × Кол-во дней отпуска

2. Если были исключаемые периоды (например, болезнь), количество дней в неполных месяцах рассчитывается пропорционально отработанному времени через коэффициент 29,3 (среднёмесячное число календарных дней).

Формула будет такой:

Сумма отпускных = (Доход за 12 мес. / Знаменатель) × Кол-во дней отпуска,

где Знаменатель рассчитываете так: 29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в неполных месяцах.

Количество дней в неполном месяце бухгалтер определяет так: 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество отработанных календарных дней.

Пример: если в июне (30 дней) сотрудник отработал 10 дней, то в знаменатель пойдёт не 10, а 9,77 дня (29,3 / 30 × 10).

В этом блоке мы разберём случаи, когда стандартный 12-месячный цикл нарушается из-за декретов, досрочных выходов на работу или предоставления отпуска «авансом».

Это одна из самых частых ситуаций. Сотрудница хочет взять ежегодный отпуск сразу после того, как она вышла на работу после отпуска по уходу за ребёнком. 

Проблема: весь расчётный период (последние 12 месяцев) состоит из исключаемого времени, а заработок равен нулю. 

Решение: согласно п. 6 Положения № 540, если в расчётном периоде не было фактически отработанных дней или зарплаты, средний заработок определяется исходя из суммы выплат за предшествующий период, равный расчётному.

Пример: работница находилась в отпуске по уходу за ребёнком с июля 2024 года по май 2026 года. В июне 2026 года она берет ежегодный отпуск. Расчётный период (июнь 2025 — май 2026) пуст. Бухгалтер должен «отмотать» время назад и взять для расчёта 12 месяцев, предшествующих началу первого исключаемого события (отпуска по беременности и родам). В данном случае это будет период с июля 2023 года по июнь 2024 года.

Если предшествующий период, равный расчётному, составляет менее 12 месяцев (например, сотрудница отработала до декрета лишь несколько месяцев), для замены берите всё фактически отработанное время до начала исключаемых периодов.

Иногда интересы бизнеса требуют досрочного возвращения сотрудника. Согласно ст. 125 Трудового кодекса РФ, отзыв возможен только с согласия работника. 

Проблема: отпускные уже выплачены за полный срок, а за отработанные дни нужно начислять зарплату. Платить две суммы за одно и то же время нельзя. 

Решение: организация обязана пересчитать сумму отпускных. Неиспользованная часть отпуска переносится на другое время.

Нюанс с деньгами: работодатель не имеет право принудительно удерживать излишек отпускных из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Возврат возможен только по договорённости с работником.

Способы оформления возврата: добровольный взнос в кассу, письменное согласие сотрудника на удержание из будущих выплат (зарплаты, отпускных).

Организация может предоставить отпуск новичку, не дожидаясь положенных по закону 6 месяцев стажа, по согласованию сторон (ст. 122 ТК РФ). 

Проблема: у сотрудника вообще нет расчётного периода в этой организации. 

Решение: применяем последовательно п. 7 и 8 Положения № 540:

1. Если сотрудник успел отработать хотя бы один день до начала отпуска в текущем месяце — считаем средний заработок исходя из этого фактического заработка.

2. Если он уходит в отпуск в первый же день работы — берём установленный ему оклад или тарифную ставку.

Риски удержания при увольнении такого «авансовика» разобраны в Блоке 3 этой статьи.

Если работник заболел в отпуске, ст. 124 Трудового кодекса РФ обязывает организацию продлить или перенести отдых. Разница в расчётах:

• Продление: отпуск удлиняется автоматически на число дней больничного. Перерасчёт отпускных не требуется, так как расчётный период не меняется.

• Перенос: если остаток отпуска переносится на другой месяц, расчётный период сдвигается. В этом случае бухгалтер должен сторнировать выплату за неиспользованные дни и позже рассчитать средний заработок заново исходя из новых дат.

Важный нюанс: как и в случае с отзывом из отпуска (Ситуация 2), удержать по собственной инициативе излишне выплаченные отпускные работодатель не вправе. Сделать это можно только по договорённости с работником: через добровольный возврат в кассу или письменное согласие на удержание из будущей зарплаты.

Забирайте бесплатно 10 лайфхаков

Как наладить работу в бухгалтерии, чтобы главбуха не дёргали даже в отпуске

Оставьте контакты, вышлем вам шпаргалку на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Здесь мы переходим к вопросам индексации, учёта премий и соблюдения государственных гарантий.

Представим: сотрудник ушёл в отпуск с 1 по 14 июня, а с 10 июня в организации произошло плановое повышение окладов. 

Решение: согласно п. 16 Положения № 540, если повышение коснулось всей организации или конкретного подразделения, часть отпускных нужно проиндексировать.

Алгоритм:

1. Рассчитываем коэффициент повышения (Новый оклад / Старый оклад).

2. Применяем коэффициент к среднёму заработку только за дни отпуска, начиная с даты повышения (с 10 по 14 июня).

3. Разницу необходимо доплатить сотруднику.

Важно: если зарплату повысили только этому конкретному сотруднику (индивидуально), индексация среднего заработка не проводится.

Даже если бухгалтер всё рассчитал математически верно, итоговая сумма может оказаться незаконной. Согласно п. 18 Положения № 540 от 24.04.2025 г. и ст. 133 Трудового кодекса РФ, средний месячный заработок сотрудника, который полностью отработал норму времени, не может быть ниже федерального минимального размера оплаты труда (МРОТ).

В чём сложность: организация обязана сравнивать не только оклад с МРОТ, но и итоговый среднёмесячный заработок для отпуска. Если расчётная величина (средний дневной заработок × 29,3) оказывается меньше актуального МРОТ, выплату нужно увеличить.

Пример расчёта: в июне 2026 года сотрудник уходит в отпуск на 14 дней. Его средний дневной заработок составил 600 ₽.

1. Считаем средний за месяц: 600 ₽. × 29,3 = 17 580 ₽.

2. Сравниваем с МРОТ (на июнь 2026 г. он составляет 27 093 ₽).

3. Так как 17 580 < 27 093, считаем отпускные из МРОТ (в июне 30 дней): (27 093 / 29,3) × 14 дней.

Важно: если сотрудник работает на полставки, организация сравнивает его заработок с МРОТ, установленным пропорционально его рабочему времени (27 093 / 2) (ст. 93 ТК РФ).

Если МРОТ повышен в время отпуска, то как и при повышении оклада (ситуация 5), пересчёту подлежит не весь отпуск, а только та его часть, которая приходится на период с даты вступления в силу нового МРОТ и до дня окончания отдыха. Только в этом сучае вы не индексируете старую выплату, а сравниваете её с новым «государственным порогом». Вы должны гарантировать, что за дни отпуска, совпавшие с новым МРОТ, работник получит не меньше, чем Новый МРОТ / 29,3 за каждый день.

Это классическая ситуация «заднего числа». Сотрудник отгулял отпуск, например, в феврале 2026 года, а в марте организация издала приказ о выплате вознаграждения по итогам 2025 года

Решение: согласно п. 15 Положения № 540, вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, организация учитывает при расчёте среднего заработка независимо от времени его фактического начисления. Это означает, что бухгалтер обязан:

1. Включить годовую премию в заработок расчётного периода, предшествовавшего февральскому отпуску.

2. Пересчитать средний заработок сотрудника с учётом этой суммы.

3. Доплатить работнику разницу между выплаченными и пересчитанными отпускными.

Важные уточнёния для точности расчёта:

• Правило «одной премии»: вы можете учесть только одно вознаграждение по итогам работы за год по каждому показателю (например, за выслугу лет и за общие результаты работы — это разные показатели, их можно учесть обе).

• Пропорциональный учёт: если сотрудник отработал 12 месяцев расчётного периода не полностью, премию нужно пересчитать пропорционально отработанному времени по формуле: (Сумма премии / Норма дней в расчётном периоде) × Фактически отработанные дни.

• Индексация: если в организации произошло массовое повышение окладов, а годовая премия установлена в фиксированной сумме и не зависит от размера оклада, индексировать её не нужно (п. 16 Положения № 540).

В течение 12 месяцев сотрудник мог сменить режим работы. Например, первые 6 месяцев он работал на 0,5 ставки, а затем перешёл на полную.

Решение: организация рассчитывает средний заработок исходя из фактически начисленных сумм за весь период (п. 12 Положения № 540). Никаких «дотягиваний» зарплаты за старые месяцы до текущего уровня (если не было общего повышения окладов по организации) закон не требует.

Однако, если в организации произошло общее повышение окладов в тот момент, когда сотрудник уже работал на полную ставку, выплаты, произведённые в период «полставки», индексируются исходя из полного оклада по штатному расписанию (п. 16 Положения № 540).

Пример: с января по июнь сотрудник работал на 0,5 ставки (получал 25 000 ₽ при полном окладе по штатному расписанию 50 000 ₽). С 1 июля он перешёл на полную ставку (50 000 ₽). В августе в организации произошло общее повышение окладов на 20% — до 60 000 ₽. В сентябре сотрудник уходит в отпуск.

Расчёт:

1. Коэффициент индексации: рассчитывается исходя из полных окладов по штатному расписанию: 60 000 ₽ / 50 000 ₽ = 1,2.

2. Индексация «прошлых» выплат: несмотря на то что в начале года сотрудник работал на полставки, его фактический заработок за этот период (25 000 ₽) при расчёте среднего заработка умножается на общий коэффициент: 25 000 ₽ × 1,2 = 30 000 ₽.

3. Выплаты за июль (период работы на полную ставку до повышения) также индексируются: 50 000 × 1,2 = 60 000 ₽.

Помимо крупных блоков, существуют детали, которые могут привести к штрафам или трудовым спорам.

1. Отпуск «с завтрашнего дня». Даже если работник слёзно просит отпустить его немедленно, ст. 136 ТК РФ требует выплаты за 3 дня. Позиция Минтруа и Роструда сурова: нарушение этого срока влечёт ответственность организации, даже если есть заявление работника об отсутствии претензий (см., например, информацию сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» по вопросу № 220347 от 14.04.2025 г.). Легальный выход — оформить первые три дня как отпуск «за свой счёт» (ст. 128 ТК РФ), а далее — оплачиваемый.

2. Болезнь в «отпуске с последующим увольнением». В отличие от обычного отдыха, такой отпуск при болезни не продлевается (ст. 127 ТК РФ). Организация выплачивает пособие по больничному листу, но дата увольнения остаётся прежней — последний день отпуска.

3. Суммированный учёт времени. Часто бухгалтеры пытаются считать отпускные через средний часовой заработок (как командировки). Это ошибка. Согласно п. 13 Положения № 540, для отпускных всегда используется средний дневной заработок и коэффициент 29,3.

4. Донорские дни, присоединённые к отпуску. Если период болезни совпал с днями отдыха, которые работник-донор присоединил к отпуску, то ежегодный отпуск на эти дни не продлевается. Продлению подлежат только дни самого ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ).

5. Удержания за отпуск авансом. Если сотрудник увольняется, не отработав авансовый отпуск, организация может удержать долг, но не более 20% от суммы окончательного расчёта (ст. 138 ТК РФ). Если удержанных 20% не хватило для погашения задолженности, взыскать остаток через суд почти нереально. Эту сумму работник может вернуть только по собственной воле.

6. Учебный отпуск и праздники. При расчёте учебного отпуска оплате подлежат всё календарные дни, включая нерабочие праздничные дни, указанные в справке-вызове (п. 14 Положения № 540). Это ключевое отличие от ежегодного отпуска, который праздниками продлевается, но не оплачивается (ст. 120 ТК РФ).

7. Отгулы за работу в выходные. Дни неоплачиваемого отдыха за работу в праздники или выходные (ст. 153 ТК РФ) не входят в перечень исключаемых периодов. Даже если сотрудник взял отгул в другом месяце, для расчёта отпускных такой месяц считается отработанным полностью. Коэффициент 29,3 не уменьшается, а средний заработок не занижается, так как за месяц с отгулом работник получает полный оклад, несмотря на один день отдыха (информация сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» по вопросу № 110498 от 04.06.2019 г.).

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

Расчёт отпускных в 2026 году требует от бухгалтера не только математической точности, но и глубокого знания Положения № 540. Главное правило: любая нестандартная ситуация (будь то декрет, болезнь или премия) требует проверки на два фактора — верно ли определён расчётный период и не нарушены ли минимальные государственные гарантии (МРОТ). Использование нашей статьи-шпаргалки и экспертной базы МД Бюро позволит работодателю избежать доначислений, штрафов и конфликтов с персоналом.

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFHcwJED