Электронная транспортная накладная (ЭТРН) в 2026 году

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН — это аналог бумажной версии документа. Его оформляют через систему ЭДО. Это имеет такую же юридическую силу и цель — подтвердить расходы на доставку груза и факт перевозки.

Разница в том, что ЭТрН существует только в электронном виде. Подписывать ее нужно усиленной электронной подписью. Электронная транспортная накладная получает ту же юридическую силу, что и бумажная. Актуальная форма ЭТрН в приказе ФНС № ЕД-7−26/1065@.

В электронный формат также переводят заказ-наряд, сопроводительную ведомость и путевые листы.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Их также называют титулами или разделами.

Все титулы подписываются квалифицированной электронной подписью или через оператора ЭДО. В некоторых случаях также нужна МЧД — машиночитаемая доверенность.

Подробнее о структуре — далее.

Электронный вариант документа формируется поэтапно и состоит из набора взаимосвязанных титулов. Каждый участник перевозки добавляет свою информацию и подписывает тот блок, за который он отвечает.

Такой подход позволяет точно зафиксировать, кто и на каком этапе внес данные, и исключает споры об ответственности за конкретную информацию.

Типовая структура ЭТрН включает четыре ключевых титула:

Подробнее о каждом — далее. Вот как все выглядит в системе электронного документооборота.

Основной блок. Его заполняет грузоотправитель. В этом титуле указывают:

• Данные отправителя и получателя.

• Сведения о грузе: наименование, количество, упаковка.

• Адреса погрузки и выгрузки.

• Планируемые условия перевозки.

• Информация о заказчике перевозки, если он отличается от отправителя.

После заполнения грузоотправитель подписывает документ электронной подписью и передает перевозчику через систему ЭДО.

Перевозчик формирует свой титул, в котором указывает:

• Данные перевозчика: юрлицо или ИП.

• Сведения о транспортном средстве.

• Информация о водителе.

• Условия перевозки, например, особенности маршрута или услуг.

Этот титул подтверждает, что перевозчик принял груз к перевозке и согласен с условиями.

Этап оформления титула грузополучателем. В нем отражают:

• Факт получения груза.

• Дату и время разгрузки.

• Возможные расхождения: недостача, повреждения и т. д.

• Подтверждение или замечания по перевозке.

Финальный этап. В процесс включается водитель или уполномоченное лицо перевозчика. На этом этапе фиксируют:

• Факт приема груза.

• Состояние груза при погрузке.

• Дата и время начала перевозки.

Водитель подписывает документ электронной подписью. Обычно через мобильные решения или упрощенные механизмы подписи. Это важный момент, так как именно здесь подтверждается фактическое начало перевозки.

После подписания этого титула электронная транспортная накладная готова.

Есть также четыре дополнительных титула, они заполняются при необходимости: при изменении стоимости за перевозку, замене транспортного средства и т. д.

ЭТрН особенно актуальна, если вы работаете со сторонним перевозчиком. В этом случае все участники — отправитель, перевозчик и получатель — работают в одной системе и быстрее подписывают документы. Это снижает риск споров.

Также ЭТрН удобна при работе через экспедитора и при участии нескольких сторон. Она помогает распределить роли и зафиксировать ответственность.

В некоторых случаях ЭТрН не используется:

• При самовывозе.

• При перевозке собственным транспортом по решению компании.

Облачная ERP для вашего бизнеса

Все, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, учет, финансы, клиенты и поставщики

Начать бесплатно

Если подробнее, то процесс выглядит так:

Вы готовите отправку товара. Получатель подписывает с транспортной компанией договор перевозки и оформляет заказ-заявку с количеством упаковок и весом товара. Дальше вы заполняете товарно-транспортную накладную (ТТН), оставляете одну копию себе для отчетности, а другую передает в бухгалтерию для оплаты перевозки.

Водитель получает ТТН и заказ-заявку, проверяет документы на автомобиль и путевой лист, отвозит товар получателю. Там менеджер сверяет груз с ТТН и подписывает ее копию. Водитель возвращает подписанные накладные в бухгалтерию: копию от магазина и копию от перевозчика, чтобы подтвердить доставку. Бухгалтер оплачивает перевозку.

Вы оформляете перевозку товара через ЭДО. Сначала получатель подписывает УКЭП договор перевозки с транспортной компанией и заказ-заявку. Затем вы формируете ЭТрН и подписываете ее УКЭП или УНЭП.

Водитель получает уведомление о перевозке и подписывает ЭТрН просто электронной подписью, а менеджер перевозчика подписывает ее же своей УКЭП или УНЭП Госключ.

Затем водитель грузит машину и едет в магазин. Там менеджер проверяет товар, подтверждает прием груза и подписывает ЭТрН своей УКЭП или УНЭП Госключ. Водитель подписывает документ своей подписью, что подтверждает, что он сдал груз, а менеджер перевозчика заверяет это своей УКЭП или УНЭП Госключ.

Все подписанные ЭТрН автоматически поступают в бухгалтерию для учета и оплаты перевозки.

Чтобы перейти на цифровой формат документа нужно:

1. Подключиться к оператору ЭДО, который будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Кроме того, потребуется выбрать решение оператора для обмена документами: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными системами компании. На сайте Минтранса есть реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.

2. Подключиться к ГИС ЭПД. Система будет обеспечивать обмен электронными транспортными накладными и хранить данные.

3. Заключить соглашение об обмене электронными документами. Потребуется два договора: первый — между транспортной компанией и водителем, второй — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем.

В соглашениях нужно описать процесс обмена документами: кто и когда их подписывает, кто проверяет. Также следует указать процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Не лишним будет отметить, кто из сотрудников обладает правом подписи, какие обязанности в обмене выполняет менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.

4. Приобрести квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые отвечают за отгрузку и приемку грузов. Например, это может быть кладовщик или менеджер по логистике.

5. Проверить наличие необходимой техники. Так, водителям потребуются смартфоны, на которых надо установить мобильные клиенты ЭДО. Кроме того, так как груз отправляют со склада и складским работникам нужно фиксировать отгрузку, им тоже потребуются планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.

Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Она обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных документов. Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда информацию о перевозках.

В общем виде схема обмена электронными транспортными накладными выглядит так:

• Грузоотправитель составил документ, загрузил его в ГИС ЭПД через оператора — грузополучатель видит, что груз пошел к нему.

• Грузополучатель подписывает ЭТрН своей электронной подписью, подтверждая приемку груза.

• Грузоотправитель видит, что товар принят.

В итоге у всех участников есть транспортная накладная с нужными подписями.

Все действия фиксируются по времени, и изменения после подписания невозможны без создания корректировок. Это делает процесс более прозрачным и юридически защищенным.

Игнорировать новые правила не получится. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные в электронном виде обязательны для всех, кто работает по договорам поставок.

Вот главные последствия.

1. Без ЭТрН перевозку признают незаконной. Если в рейс выйдет машина с бумажной накладной, это приравняется к отсутствию документа. Сотрудники ГИБДД снимут водителя с рейса, если остановят проверить документы.

Либо позже ФНС проверит документы и накажет за нарушение закона штрафом:

• для ИП — от 3 000 до 10 000 рублей;

• для юрлиц — от 100 тысяч до 1 миллиона рублей.

2. Экспедиторы без регистрации не смогут работать. Если ваши экспедиторы не зарегистрируются в системе «ГосЛог», они не смогут легально оформлять перевозки, а вы — пользоваться их услугами, потому что за это оштрафуют.

3. Партнеры не будут предоставлять сведения. Контрагенты, которые не подключились к ЭДО и не работают с ЭТрН, не смогут передавать нужную информацию для оформления документов. Это фактически остановит совместную работу.

Облачная ERP для вашего бизнеса

Все, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, учет, финансы, клиенты и поставщики

Начать бесплатно

Что важно знать об электронной транспортной накладной.

Да, с 1 сентября. 

Логистические, экспедиционные, транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и юридические лица. 

Нет, используется либо бумажная, либо электронная форма. 

Документ в электронном виде обязателен с 1 сентября 2026 для пива, сидра, медовухи и других маркируемых напитков. Их движение нужно оформлять через электронный УПД, который передается в Честный знак.

Для прочего алкоголя нужна электронная фиксация в ЕГАИС, но до 1 марта 2027 года разрешено использовать бумажную ТТН вместо электронных документов. Об этом сказано в законе № 102-ФЗ от 29.05.2024.

ЭТрН оформляется на груз, а ЭПЛ — на саму поездку. Путевой лист используют для учета работы водителя и транспорта. Оформлять его в электронном виде не обязательно. Исключение — перевозка алкоголя: с 1 сентября 2026 года ЭПЛ будет обязательным согласно закону № 108-ФЗ от 03.04.2023. 

Как правило, грузоотправитель. Но это может быть и экспедитор, если он выступает организатором перевозки. 

Все участники перевозки:

• отправитель;

• перевозчик;

• водитель;

• получатель.

После подписания изменить данные нельзя — необходим корректировочный документ. 

Сервис МойСклад избавит от рутинных операций и ошибок в учете и продажах, а значит, сэкономит ваш бюджет. Все процессы по продаже и учету товаров — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.

• Контролируйте остатки на складах;

• Управляйте всеми каналами продаж в одном окне;

• Создавайте заказы поставщикам на основе статистики продаж;

• Смотрите реальную прибыль по каждому товару, а также данные по оборотам и выручке в разрезе товаров и сотрудников;

• Печатайте ценники и чеки, более 100 готовых форм документов с возможностью адаптации под свои задачи;

• Работайте с маркированными товарами: поддержка всех операций;

• Быстрый старт, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.

Попробовать бесплатно

Реклама: ООО «Логнекс», ИНН: 7736570901, erid: 2W5zFJ7dwWy