Каких работников нельзя заменить самозанятыми

Проверяющие из ФНС активно заинтересовались работой организаций с самозанятыми. В 2021 году уже проведено немало проверок как физлиц (их налоговики вызывают к себе), так и компаний. В будущем налоговая инспекция собирается в рамках выездных проверок находить схемы, связанные с самозанятыми. Об этом ведомство в частности заявило в Письме № АБ-4-20/13183 от 16.09.21. Главная претензия — подмена трудовых отношений самозанятостью. Чтобы обезопасить бизнес, нужно разобраться — каких работников плательщики НПД не заменят.

Начнем с базовых принципов — ограничений в деятельности самозанятых. Главных три:

1. Доход за год не более 2,4 млн рублей.
2. Нельзя иметь наемных работников.
3. Нельзя продавать товары (заниматься перепродажей) и вести некоторые виды деятельности.

Вот с этих основ и начнем.

Ограничение дохода и дорогие специалисты

Раз доход самозанятого ограничен, то высокооплачиваемые работы или услуги у них заказывать рискованно.

Например: проектировщик или инженер создает макет, проект, сметную документацию для крупного строительного объекта. Это дорогие услуги, их стоимость может составлять несколько сотен тысяч рублей по одному договору. Но вы — не единственные, кто заказывает у специалисты подобные работы, а значит есть вероятность, что его доход в течение года быстро превысит 2,4 млн рублей.

При превышении лимита самозанятый сразу утрачивает статус. Причем не важно, сообщил он об этом в ФНС или нет, заметила налоговая нарушение или нет. Перечисляя вознаграждение физлицу, потерявшему статус плательщика НПД, организация обязана: удержать НДФЛ, заплатить страховые взносы. Нарушение все равно засчитают, даже если компания не знала, что переводит деньги обычному физлицу.

Вариант решения: работать с самозанятыми-ИП. Даже при нарушении условий применения режима НПД, предприниматель остается предпринимателем, а значит выплаты ему взносами и НДФЛ облагаться не будут, он сам отвечает за свои налоги.

Также можно воспользоваться специальным сервисом, например Мои самозанятые, который в автоматическом режиме контролируют статусы самозанятых исполнителей и предупредит бухгалтера организации об изменениях.

Но не только высокооплачиваемые специалисты — категория риска. Водитель, который занимается доставкой грузов, организаторы мероприятий, маркетологи — казалось бы такие привычные профессии могут оказаться также очень прибыльными. А значит, работая с этими самозанятыми исполнителями, вы также рискуете.

Но есть и еще один подводный камень, косвенно связанный с доходом.

Регулярность выплат. Постоянные сотрудники

Можно платить не много, зато постоянно. Каждый месяц перечисляя оплату нанятым подрядчикам, вы можете оказаться под подозрением — не являются ли эти вознаграждения по договору скрытой зарплатой.

Грубая ошибка — платить исполнителям в те же дни, что и штатным сотрудникам. Даже если так просто удобнее бухгалтеру.

Еще одна серьезная ошибка — оплачивать период, а не этап работ.

Пример: самозанятый мерчендайзер получает оплату за проверку выкладки продукции на стендах магазинов, ее подготовку к возврату, пересчет, инвентаризацию и другие услуги.

Рискованный способ выплат: еженедельно или дважды в месяц в одни и те же дни, например, 10 и 25 числа (периодичность — каждые 15 дней, как при заработной плате по ТК).

Оптимальный вариант: принимать и оплачивать работу мерчендайзера этапами. 1) Оплата за выкладку товара в магазине № 5 и в киоске на ул. Ленина; 2) Выплата за распространение по магазинам сети рекламных материалов — баннеров, буклетов, акционных ценников и наклеек; 3) Оплата сборки товаров в магазине № 5 к возврату (бракованная продукция) и т. д.

Разница в том, что нанятому по договору ГПХ самозанятому важно сдать результат работ, а не отработать определенное время. А заказчику главное — принять результат работы или оказанные услуги, а не просто отметить количество времени, которые исполнитель провел на объекте.

Вообще найм самозанятых на работу в ритейле — продавцов, мерчендайзеров, кладовщиков, контролеров и других работников, которые все же должны соблюдать определенный режим, постоянно присутствовать на рабочем объекте, очень спорный.

Более безопасны в этом плане — грузчики, экспедиторы, водители, курьеры, промоутеры. Их услуги действительно можно рассматривать как нерегулярные, разовые.

Специалистов в любой области вы найдете в сервисе Мои самозанятые. Кроме того, в нем автоматически формируются документы по выполненным работам, оказанным услугам, производятся расчеты с выдачей чека из приложения, что позволяет бухгалтерии не опасаться отсутствия подтверждающих документов.

Комментарий эксперта: Роза Аталян, руководитель отдела кадров Apibank, о длительных отношениях с самозанятыми:

«К сожалению, данная категория физических лиц имеет свои жесткие ограничения на объем дохода в год. Он не может превышать 2,4 млн. рублей, иначе, при нарушении, исполнитель услуг теряет статус самозанятого, лишается права применять данный налоговый режим и ФНС снимает его с учета. Риск для заказчика услуг: заказчик могут попасть на дополнительные платежи: уплату НДФЛ и всех взносов, аж 43% (13% НДФЛ и 30% страховые взносы) с каждой суммы вознаграждения».

Найм исполнителями субподрядчиков. Когда нужно несколько рабочих

Давайте признаем — некоторые работы очевидно не могут быть выполнены одним человеком.

Допустим, вы хотите разгрузить в сжатый срок огромную фуру с мебелью для офиса. Или вам надо доставить десяток заказов покупателям в разных концах города за час. И тут на выручку приходит самозанятый-грузчик или курьер.

Реально ли в установленные вами сроки эти услуги оказать? Под силу ли грузчику в одиночку перенести огромный шкаф или курьеру отвезти заказы одновременно по адресам в противоположных районах города? Конечно нет. Скорее всего такие исполнители найдут других рабочих и вместе с ними выполнят задачи или даже перепоручат исполнение третьим лицам.

Такие сделки опасны:

• Налоговая при проверке вашей организации обнаружит подобные договоры и сочтет операции нереальными, а сделки притворными, призванными прикрыть отмывание наличных.
• Налоговая проверит самозанятого, обнаружит, что он производил выплаты физлицам, фактически являясь работодателем, а значит не имел право применять НПД. И ваши выплаты ему превратятся в тыкву. Т.е. в выплаты обычному физлицу со всеми вытекающими.

Поэтому, заменять одним самозанятым сразу несколько рабочих нельзя. Лучше наймите двух-трех исполнителей.

Иногда рабочие объединяются в «бригады», где есть сразу несколько специалистов в одной сфере, каждый из них работает независимо и зарегистрирован самозанятым. К примеру, для отделки помещения можно нанять маляра, плотника, сантехника, плиточника и т.д. При этом перечислять вознаграждение нужно каждому исполнителю отдельно, а не одному «бригадиру».

Продавцы не могут быть самозанятыми

Самозанятый не может продавать товары. Исключением являются только товары собственного изготовления. Да и тут грань бывает очень тонкой. Например, сборка компьютера для целей дальнейшей перепродажи — не подходит для деятельности самозанятого, а вот услуга по подбору комплектующих и сборке — да.

Шить платья на продажу самозанятому нельзя, а вот шить под заказ конкретного клиента — можно.

Иногда спор о том, можно ли по деятельности применять НПД, доходит до суда. И решения очень разные, зависят от контекста и индивидуальной ситуации.

Но что можно сказать точно — организации нельзя продавать через самозанятого товары, как через агента, даже если документы будет выставлять компания от своего имени. Агентская и посредническая деятельность для плательщиков НПД под запретом.

Коммивояжер быть самозанятым не может.

Кроме того, не стоит пытаться сэкономить на налогах и переводить в самозанятых продавцов. Во-первых, это материально-ответственные сотрудники, с ними надо заключить соответствующий договор, а с самозанятым вы можете подписать только договор ГПХ и отвечать он будет в рамках гражданского законодательства. Во-вторых, они обязаны постоянно находится на рабочем месте. В-третьих, некоторым из них требуется медицинская книжка (например, при работе с продуктами, готовыми блюдами), которую от самозанятого наниматель не может требовать.

Поэтому продавать ваши товары должны или штатные сотрудники, или посредники-ИП, или другие организации — агенты.

Ошибки в договорах

Первое, что захотят увидеть налоговые инспекторы при проверке, это договор с самозанятым. Ранее утверждалось, что для подтверждения расходов и принятия их к налоговому и бухгалтерскому учету достаточно только чека из приложения «Мой налог».

Но позиция ФНС стала иной — нужно подтверждать характер взаимоотношений между заказчиком и исполнителем, передачу результатов работ, оказание услуг и т.д. Если вы постоянно работаете с самозанятыми, платите им, но даже не заключали договоров, гарантирующих исполнение условий сделок, то это может говорить об их притворности.

Вы не опасаетесь рисков, потому что не рискуете ничем. Исполнитель — зависимое от вас лицо. Такой вывод делают проверяющие.

Какие условия нельзя категорически включать в договор с самозанятыми:

• Присутствие на рабочем месте в определенные часы;
• Подчинение ПВТР;
• Выполнение функций обычных сотрудников;

Например, организация занимается обслуживанием зданий. Часть слесарей-сантехников — штатные работники, часть — самозанятые, а выполняют и те и другие равнозначные функции.

• Регулярные выплаты за периоды, а не за этапы работ;
• Общая сумма вознаграждения по договору (нескольким договорам в совокупности) более 2,4 млн рублей;
• За исполнителя налог оплачивает организация.

Предусмотрите в контрактах с самозанятыми ответственность исполнителя, поэтапную сдачу работ, если они растянуты во времени, санкции за несвоевременное извещение о потере самозанятым статуса. Проверяйте самозанятых, как и других своих контрагентов. Это позволит оценить ваш подход к работе с самозанятыми, как объективный, уменьшит риски признания отношений зависимыми, трудовыми и избавит от штрафов и доначислений.

Комментарий эксперта: Роза Аталян, руководитель отдела кадров Apibank:

«Иногда работодатели используют упрощенные режимы налогообложения для того, чтобы оптимизировать налоговую нагрузку. Требуют от своих сотрудников увольнения с последующим заключением гражданско-правовых договоров с ними. Это незаконно.

Нормы Федерального закон от 27 ноября 2018 г. № 422 подразумевают запрет на заказ услуг у лиц, которые в течение двух последних лет являлись сотрудниками вашей организации. (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона). Что это значит для бизнеса и „бывшего-настоящего“ работодателя? Вы не можете заключать договоры гражданско-правового характера с самозанятыми, которые на протяжении двух последних лет были вашими штатными работниками, то есть работали у вас по трудовому договору. При этом не имеет значения, был ли данный трудовой договор срочным или бессрочным.»

Безопасный поиск исполнителей, оформление необходимых документов от исполнителя, проверка статуса — это не полный список услуг сервиса Мои самозанятые. Мы предлагаем заказчикам бесплатное подключение к сервису и комиссию по платежам всего от 1%. А для самозанятых скоро заработает система страхования, прием платежей прямо в мобильном приложении и услуга кредитования.

Работаете ли вы с самозанятыми? Сталкивались ли уже с проверкой по ним и какие получили результаты? Поделитесь в комментариях.

Мои самозанятые

Платформа помогает компаниям автоматизировать работу с исполнителями. Есть API для интеграции с 1С

Отправить