Проблема: накладка отпусков и потеря управляемости
Даже самый продуманный график отпусков не гарантирует стабильность: в реальности сотрудникам приходится подменять друг друга, а руководителям — экстренно искать замены. Кто-то внезапно заболел, кому-то срочно понадобилось уехать, а отдел остался без ключевого специалиста. Результат — замедленные процессы, срывы сроков, недовольные клиенты и дополнительная нагрузка на оставшихся в офисе.
Чтобы минимизировать последствия, компаниям приходится действовать на опережение — заранее определять, кто и как сможет временно заменить коллегу. Вот какие варианты есть у бизнеса.
Вариант 1. Расширение функционала действующего сотрудника
На первый взгляд, самое простое решение — перераспределить обязанности внутри команды. Например, бухгалтер временно берет на себя задачи отпускного кассира, а менеджер по продажам ведет не только свою воронку, но и клиента коллеги.
Формально это может оформляться двумя способами:
Расширение зоны обслуживания — если человек временно выполняет больше обязанностей в рамках своей должности.
Совмещение должностей — если человек берет на себя задачи по другой профессии.
Согласно ст. 60.2 ТК, подобные договоренности возможны только при наличии письменного согласия работника. Чаще всего составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописываются условия, объем и оплата дополнительной работы.
Размер доплаты не регламентируется законом — стороны согласуют сумму самостоятельно. Но важно помнить: сотрудник может отказаться от дополнительной нагрузки в любой момент, и компания не имеет права его принуждать.
Такой подход может сработать в небольших коллективах или при краткосрочном замещении. Но он имеет ограниченный ресурс: переутомление, снижение качества работы и конфликт интересов — частые последствия перегрузки персонала.
Вариант 2. Временный перевод
Если перераспределение обязанностей не решает проблему, можно временно перевести сотрудника на другую должность — на период отсутствия основного исполнителя. Это особенно удобно, если в компании есть сотрудники с подходящей квалификацией.
Главное отличие от совмещения — переведенный работник полностью освобождается от своих прежних задач. Он временно становится полноправным заменяющим, но его участок работы в этот момент остается без прикрытия. Это создает новую управленческую задачу: какой участок важнее и где риски выше.
Плюсы временного перевода — формализация замены, соблюдение всех прав работника и возможность организовать эффективное обучение замещающему заранее. Минус — снижение общей управляемости, особенно если переводят сотрудника, важного на его постоянной позиции.
Вариант 3. Срочный трудовой договор
Если ни совмещение, ни временный перевод не подходят, можно временно нанять человека со стороны. Для этого заключается срочный трудовой договор — с четким указанием, что он действует «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника».
Часто используют внутреннее или внешнее совместительство. Например, привлекают бывшего сотрудника, находящегося в декрете, или фрилансера, готового работать в офисе.
Срочный договор позволяет гибко закрыть кадровую дыру, но требует соблюдения всех трудовых гарантий: оплаты больничных, компенсации отпуска, страховых взносов. Это делает его удобным, но затратным инструментом.
Кроме того, такие договоры требуют времени на оформление, а значит — не всегда подходят для срочной подмены.
Вариант 4. Привлечение внештатных исполнителей
В случае, когда необходимо закрыть задачу быстро и без лишней бюрократии, многие компании обращаются к внештатным специалистам — самозанятым и ИП. Это особенно актуально в сферах, где объем задач хорошо поддается «нарезке» — доставка, мерчендайзинг, клининг, онлайн-обучение, контент, техподдержка.
Работа с внештатниками оформляется через гражданско-правовые договоры. Главное — не путать их с трудовыми: ошибки в формулировках могут привести к переквалификации и штрафам от ФНС.
Скачайте памятку «Различия между трудовым договором и ГПД с внештатным сотрудником»
Это поможет вам правильно составить договор оказания услуг с самозанятым и избежать штрафов
Что получает бизнес:
оплачивает конкретный результат, а не процесс (что снижает издержки);
не платит взносы за исполнителя;
может масштабировать сотрудничество в зависимости от сезона;
избегает внутренней перегрузки штатных сотрудников.
Если исполнителей больше 10, стоит автоматизировать взаимодействие. Например, платформа WinWork позволяет заключать договоры дистанционно, выплачивать вознаграждение в день сдачи задачи, получать чеки и закрывающие документы без участия бухгалтерии. А главное — маркетплейс исполнителей по десяткам направлений, который в разы ускоряет поиск специалистов на «горящие» рабочие места.
Бонус — автоматическая проверка статуса НПД, юридическая поддержка и снижение риска доначислений при проверке. Компании, подключившие платформу, в среднем экономят до 30% расходов, связанных с привлечением внештатного персонала.
Проблема не в лете, а в подготовке
Период массовых отпусков — это не форс-мажор, а регулярное и предсказуемое событие. И чем раньше бизнес начнет готовиться, тем меньше потрясений его ждет. Идеальный вариант — использовать гибридный подход: часть задач перераспределить внутри команды, часть закрыть временными сотрудниками, а срочные или массовые задачи делегировать внештатным исполнителям.
Если хотите узнать больше о том, как платформа WinWork помогает компаниям оставаться эффективными даже летом, подписывайтесь на наш блог — впереди много практических кейсов и рекомендаций. И записывайтесь на демонстрацию платформы — наш эксперт расскажет подробнее о решении от WinWork.
Автопилот для работы с внештатными сотрудниками
Упрощаем документооборот и выплаты проектным исполнителям, снижая риски штрафов и доначисления налогов
Реклама: АО «Корса», ИНН 7017477919, erid: 2W5zFHXabAg
Комментарии
2Как раз сегодня обсуждали эту тему с коллегами. Спасибо, очень классная и полезная статья!
Ирина, добрый день. Рады, что статья была полезна. Подписывайтесь на наш блог, чтобы не пропустить другие актуальные новости. На своей странице мы делимся полезной для бизнеса и самозанятых информацией.