Исполнитель на удаленке: как подписать с ним документы

Удаленные сотрудники: когда и где с ними сталкивается бизнес

Удаленка — это не только формат работы (когда вы часть штата «выводите» за пределы офиса и разрешаете работать из дома), но и способ сотрудничества со сторонними специалистами. Периодически в бизнесе возникает необходимость что-то обновить, запустить, продвинуть, задизайнить, написать, протестировать и т. д. И не всегда на разовую задачу нужен штатный сотрудник на трудовом договоре. Под проект гораздо выгоднее и удобнее привлекать внештатного специалиста.

Для начала разберемся с категориями удаленных сотрудников. Это могут быть самозанятые (налогоплательщики НПД) или физлица без статуса ИП или СМЗ, обычные фрилансеры на удаленке. С такими специалистами компания-заказчик заключает договор гражданско-правового характера и обращается для выполнения проектной работы, ограниченной сроками и ТЗ и имеющей конечный, частно материальный результат.

Бизнесу нужны внештатные специалисты и фрилансеры, например, в следующих ситуациях:

• Онлайн-школа приглашает спикеров для проведения вебинаров.

• Бухгалтерская фирма нанимает веб-дизайнера для создания и оформления сайта.

• Архитектурное бюро привлекает визуализатора под конкретный проект.

• Ресторану нужен фотограф, чтобы сделать снимки обновленного меню и создать контент для соцсетей.

• HR-агентство просит копирайтера помочь с составлением вакансий.

• Стартап запускает MVP (минимальный продукт) и приглашает программиста на пару недель, чтобы протестировать идею, получить первые отклики пользователей и понять, стоит ли дальше развивать продукт.

Как только мы начинаем перечислять, оказывается, что у любого бизнеса есть множество подзадач, сопутствующих основному направлению деятельности, которые можно передать фрилансерам. 

Какие документы нужны для работы с исполнителями по ГПХ

В работе с удаленными специалистами важно оформить документы правильно. 

• Во-первых, это гарантия прозрачного сотрудничества, добросовестного исполнения обязательств, поскольку в техническом задании и договоре будут зафиксированы все основные условия, суммы платежей. 

• Во-вторых, наличие и верное оформление документов — это порядок в бухучете, отсутствие ошибок в налогообложении и защита от переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. 

Разберемся, какие документы с фрилансерами нужны, прежде всего.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

Договор — это основной документ, который фиксирует условия сотрудничества между заказчиком (компанией) и исполнителем (физлицом). 

Договор с удаленным исполнителем должен включать:

• предмет — перечень конкретных работ или услуг, которые должен выполнить человек;

• сроки выполнения;

• объем и качество заказанных работ, требования к результату;

• размер и порядок оплаты;

• права и обязанности сторон;

• штрафные санкции за нарушение обязательств.

Составляйте договор внимательно, не допускайте неоднозначных формулировок и ссылок на Трудовой кодекс. Это важно, чтобы избежать переквалификации в трудовые отношения. 

Если удаленщик к тому же гражданин другого государства, укажите в тексте информацию о миграционной карте, визе, разрешении на работу, патенте.

Техническое задание 

Без ТЗ результат непредсказуем. Четкое и подробное техническое задание, выданное исполнителю на момент подписания договора, обеспечивает прозрачность и понимание между сторонами. Также это основа для оценки результата и составления акта выполненных работ.

В ТЗ обычно прописывают перечень конкретных задач, требования к качеству и формату результата, сроки выполнения, соответствие стандартам и т. д.

Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП

Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса

Подробнее

Акт выполненных работ

Акты сдачи-приемки — закрывающие документы, которые подтверждают факт и объем выполненных работ или оказанных услуг, служат основанием для оплаты и отражения в бухгалтерском учете

Чеки самозанятых 

Чек, сформированный в приложении «Мой налог» — это подтверждение оплаты и обязательный документ для налогового учета.

Он может быть в электронном виде (отправлен на почту, в мессенджер) или распечатан, формат не важен. 

При отсутствии чека выплата исполнителю автоматически считается доходом физического лица, что обязывает заказчика удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если налог не был удержан и чеки самозанятого тоже отсутствуют, налоговые органы вправе требовать его уплаты за счет средств организации.

Способы обмена документами с удаленщиками. Какие есть варианты 

Главная сложность в том, что удаленщик не всегда может приехать к вам в офис и подписать документы лично. С большой вероятностью этот человек находится в другом регионе, а может быть — и в другой стране.

Вот основные способы обмена документами.

1. Подпись через «Госключ» или УКЭП

Если ваш подрядчик имеет статус ИП или самозанятого, он может получить ЭП через сервис «Госключ», либо пойти более сложным путем — сделать усиленную КЭП в аккредитованном центре. В таком случае вы будете подписывать документы (акты, технические задания) своей ЭП, а он — своей. Это полноценный юридически значимый документооборот, приравненный к бумаге.

Важно: между заказчиком и исполнителем должно быть согласие на использование электронных подписей, если документы подписываются НЭП.

2. Обмен сканами / фото с подписью

Не самый надежный, но распространенный вариант: заказчик высылает акт по электронной почте, удаленщик его распечатывает и подписывает от руки, затем сканирует и присылает обратно. 

С юридической точки зрения это не полноценный оригинал, в качестве временного рабочего варианта он подходит, при условии, что позже вы все-таки оформите бумажную версию или совершите обмен по ЭДО.

3. Сервисы электронного подписания документов

Речь идет о сервисах электронного документооборота, например сервис ОкиДоки. Как это работает:

• Заказчик использует готовый шаблон документа или загружает свой, заполняет его реквизитами и направляет подрядчику ссылку. 

• Удаленный сотрудник открывает ссылку со своего устройства, даже можно со смартфона, и сразу с экрана подписывает документ — без скачиваний и регистрации.

Использование ОкиДоки:

• Сокращает время на оформление и согласование документов, без привязки к географии исполнителя и заказчика.

• Обеспечивает юридическую силу и защиту документов.

• Упрощает взаимодействие и удержание ценных специалистов, что особенно важно в условиях «кадрового голода», делает сотрудничество более технологичным и комфортным для обеих сторон.

• Минимизирует риск ошибок в налоговом и бухучете, в том числе помогает защититься от переквалификаций отношений в трудовые.

Сервисы как ОкиДоки — это уже не опция, а мастхэв для предпринимателей, которые хотят успешно развивать свой бизнес и оставаться конкурентоспособными в цифровую эпоху.

Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП

Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса

Подробнее

Реклама: ООО «ОкиДоки», ИНН 6330100935, erid: 2W5zFHaWZqA