Утечка конфиденциальной информации может привести к финансовым потерям и нарушению требований 152-ФЗ. Чтобы обезопасить бизнес, при пересылке документов необходимо контролировать доступ. Рассмотрим три уровня защиты PDF-файлов — от простых визуальных меток до криптографических методов на примере программы PDF Commander.
Уровень 1: Самый простой. Водяной знак
Постановка водяного знака не предотвращает утечку данных, но делает ее контролируемой и доказуемой. Для различных задач используется своя маркировка.
Передача предварительных внутренних расчетов подрядчикам и партнерам — штамп с названием компании и пометкой «Только для ознакомления».
Пересылка сканов документов (паспорт, договор, техзадание). — идентификатор сделки или запроса и пояснение «Только для компании Х»/«Запрещено копирование».
Рассылка коммерческих предложений, презентаций, прототипов, чертежей — вотермарк с логотипом, версией документа и данными конкретного получателя на каждом листе.
Обмен документами в пределах компании (черновые отчеты, внутренние регламенты) — метка «Конфиденциально», указание отдела и уровня доступа.
Плюсы | Минусы |
Оказывает сдерживающий эффект — служит напоминанием о необходимости соблюдения конфиденциальности. | Крупные вотермарки мешают работать с документом, особенно на сканах и технических схемах, а небольшие можно закрасить или обрезать. |
Облегчается поиск источника утечки по идентификатору. | Не защищает данные от несанкционированного копирования и передачи. |
Маркировки «Черновик», «Конфиденциально», «Не для распространения» помогают избежать случайной отправки или публикации. | Не являются полноценным юридическим доказательством — для подтверждения факта утечки требуются дополнительные процедуры. |
Инструкция по добавлению водяного знака
1. В стартовом окне выберите «Создать PDF» или загрузите готовый файл с ПК.
2. Перейдите в раздел «Редактирование» и выберите инструмент «Штамп». Чтобы добавить свое изображение в каталог для постоянного использования, зайдите в «Настройки».
3. Нажмите на кнопку «Добавить» (1), чтобы импортировать файл JPG, PNG, TIFF и др. Настройте размер вотермарка и угол поворота. Если нужно улучшить качество изображения, удалить фон, обрезать поля, перейдите в редактор (кнопка 2). Примените изменения (3).
4. Теперь вы можете добавлять свой вотермарк без загрузки — картинка находится в палитре штампов. Если хотите сделать маркировку на всех страницах, поставьте галочку в соответствующую строку.
Уровень 2: Базовый. Парольная защита и ограничение прав
Пароль необходим для предупреждения случайного доступа и внесения несанкционированных изменений. Защиту устанавливают на черновые варианты договоров (на этапе обсуждения и согласования), коммерческие предложения, отчеты, сканы документов. Существует два вида паролей:
пользовательский (User Password) — требуется для открытия и чтения файла;
владельца (Owner Password) — ограничивает конкретные действия: печать, копирование текста или внесение правок.
Плюсы | Минусы |
Не требует установки специального криптографического софта. | Простые или повторно используемые пароли легко подобрать или взломать с помощью специального софта. |
Позволяет разграничить уровень доступа — дать разрешение только на чтение или на работу с документом. | Требует отдельных защищенных каналов для передачи файла и пароля. |
Защищает информацию, если файл перехватят при пересылке. | При больших объемах усложняет работу с документами — необходимо регулярно обновлять защиту, организовать надежное хранение с помощью менеджера паролей. |
Инструкция по защите PDF паролем
1. Откройте свой файл и перейдите в раздел «Безопасность».
2. Кликните на «Задать пароль» и выберите тип защиты — на открытие документа или на установление прав доступа. Укажите совместимость — от этого параметра зависит возможность открыть PDF в ранних версиях программ.
3. Введите комбинацию из букв, цифр и специальных символов. Потом повторите пароль для подтверждения. При установке прав доступа укажите разрешенные и запрещенные действия.
Уровень 3: Продвинутый. Защита с помощью электронной подписи и сертификатов
Электронная цифровая подпись подтверждает подлинность документа, его неизменность и принадлежность подписанту. Сертификат с открытым/закрытым ключами для верификации выдает аккредитованный удостоверяющий центр.
ЭЦП важна для юридически значимых документов (договоры, акты, счета-фактуры, отчетность в ФНС/суды), так как обеспечивает доказуемость в спорах: любой может проверить подлинность без оригинала, а подделка/изменение после подписи невозможны без нарушения криптографии.
ЭЦП гарантирует высокий уровень криптографической защиты. После подписания становится невозможным:
редактировать текст, таблицы, формулы;
копировать данные для извлечения в другие файлы;
изменять метаданные (автор, дата);
переподписывать документ другими лицами без подтверждения владельца сертификата.
Плюсы | Минусы |
Позволяет согласовывать и подписывать юридически значимые документы удаленно. | Выпуск и продление сертификата — платная услуга. |
Обладает полной юридической силой — признается судами/госорганами без дополнительных доказательств. | Требует установки специального криптографического ПО (например, КриптоПро CSP). |
Гарантирует целостность и авторство — ЭЦП невозможно подделать. | Не все программы поддерживают российскую КЭП. |
Подпись можно быстро проверить — не требуется дополнительных запросов. |
Инструкция по добавлению и проверке ЭЦП
1. Откройте документ в редакторе. Выберите на верхней панели вкладку «Безопасность».
2. Используйте инструмент «Цифровая подпись». Предварительно убедитесь, что на ПК установлен криптопровайдер (СКЗИ) — без этого функция не работает.
3. Ваши фамилия и инициалы автоматически загрузятся из ЭЦП. Остальные данные (телефон, email, адрес) введите вручную.
4. Укажите цель подписи — создание документа, ознакомление, визирование.
5. Добавьте также визуальную подпись — можно расписаться вручную с помощью стилуса или добавить факсимиле из файла.
6. Кликните на «Подписать» и дождитесь подтверждения.
7. Чтобы удостовериться в действительности сертификата, кликните на кнопку «Проверить подпись».
Заключение
Выбор метода зависит от ценности информации. Для рабочих макетов достаточно водяного знака, но для серьезных контрактов лучше комбинировать пароли и сертификаты. Самый надежный способ — отправлять файлы через доверенные платформы ЭДО. Они обеспечивают автоматическое шифрование, строгий контроль доступа и гарантируют соответствие законодательству о персональных данных.
Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН: 760403875115, erid: 2W5zFHxm9Vz
Начать дискуссию