Как сделать кликабельную ссылку в ПДФ, чтобы получателю не пришлось искать нужную информацию вручную

Пошаговый алгоритм создания гиперссылок в PDF-файлах, отправляемых через ЭДО и электронную почту. Рассказываем, как проверить, что ссылка откроется у получателя.

Бухгалтерам и юристам регулярно приходится пересылать PDF: договоры, акты, инструкции, коммерческие предложения. Когда URL в них напечатаны обычным текстом, получатель вынужден вручную искать сайт, почту или нужный раздел в файле. Разберем, как сделать кликабельную ссылку в ПДФ, когда она действительно нужна.

Как добавить кликабельную ссылку в договор, счет или коммерческое предложение

Чтобы показать на практике, как делать гиперссылки, воспользуемся PDF Commander. Программа популярна среди бухгалтеров, сотрудников отдела продаж и других специалистов, которые регулярно работают с официальными документами. В ней можно добавлять электронную подпись, ставить штампы, а также использовать готовые шаблоны договоров, проверенных юристом. 

Что еще важно для многих компаний: приложение входит в Единый реестр российского ПО. Это значит, софт защищен от внезапных блокировок, а данные компании останутся в безопасности, поскольку серверы находятся на территории РФ.

1. Откройте программу и нажмите на кнопку «Выбрать файл», чтобы загрузить документ.

2. Перейдите в раздел «Формы» и выберите инструмент «Ссылка».

3. Наведите курсор на нужную область и обведите ее рамкой. В появившееся окно вставьте URL, после этого поверх выделенного текста появится ссылка. 

4. Если вам нужно сделать активным URL-адрес сайта, выделите текст и также вставьте ссылку. Это может быть главная страница, раздел с кейсами или каталог товаров. 

5. Иногда возникает вопрос: как сделать гиперссылку в ПДФ так, чтобы получатель после просмотра документа мог быстро связаться с компанией? Используйте переход на форму обратной связи. Сделать ее можно с помощью Google Форм — добавьте поле для имени, контакта клиента и текстового сообщения, а затем вставьте URL в свой файл. 

6. В некоторых случаях недостаточно просто создать ссылку — важно показать читателю, что по определенному слову или фразе можно перейти. Для этого выделите кликабельный фрагмент цветом. Откройте вкладку «Редактор», нажмите на «Редактировать текст». 

7. Выберите нужный блок и кликните на него левой кнопкой мыши — в верхнем меню откроется раздел «Свойства текста». В нем нажмите на иконку с буквой «А», выберите цвет (чаще всего используют синий оттенок) и подтвердите действие. 

Есть другие программы, в которых можно работать с гиперссылками — десктопные решения и онлайн-сервисы. 

1. LibreOffice Draw — бесплатная программа для ПК. При добавлении ссылки вы выбираете, куда будет вести переход: на веб-страницу, имейл, существующий или новый файл.

2. Adobe Acrobat Pro — один из самых известных редакторов. Он позволяет встраивать обычные ссылки и создавать навигацию внутри документа. Например, делать переходы из оглавления к нужным разделам. Сейчас платная версия программы недоступна для покупки пользователям из России, а без подписки функция не работает.

3. Sejda — сервис, в котором можно вставить ссылку в ПДФ онлайн. Программа подойдет новичкам, она позволяет делать кликабельными внешние страницы, адреса электронной почты, телефонные номера, а также добавлять переходы на другие листы внутри документа.

Как сделать удобную навигацию внутри большого PDF

Многие PDF-файлы содержат десятки листов, пользоваться ими без внутренней навигации сложно. Например:

• учетная политика включает рабочий план счетов, формы первичной документации, сроки передачи данных и т. д.;

• положение об оплате труда содержит информацию о разных видах выплат, порядке их начисления и сроках;

• в инструкцию по охране труда входят требования безопасности, порядок действий в разных ситуациях;

• внутренний регламент описывает обязанности сотрудников и правила взаимодействия между отделами;

• руководство пользователя содержит описание функций, настроек и возможностей программы.

Простую навигацию можно сделать с помощью PDF Commander. Такой способ подойдет при создании пособий и инструкций для сотрудников.

Установите PDF Commander

Установите программу, чтобы открыть любой PDF-файл и сразу начать работу с ним. Редактируйте, защищайте от копирования или сразу выводите документ на печать. Скачайте редактор PDF – это бесплатно!

скачать бесплатно

1. Загрузите файл, на панели слева найдите раздел «Закладки».

2. Перелистните документ на нужную страницу, нажмите «Добавить» и задайте имя закладки. Повторите действие для других глав. Потом будет достаточно щелкнуть по закладке, чтобы перейти в нужное место. 

Еще один способ рассмотрим на примере другого приложения.

1. Откройте PDF-XChange Editor, загрузите PDF-файл, во вкладке «Главная» кликните «Добавить/Редактировать ссылки». 

2. Выделите область, которая должна стать кликабельной, нажмите «Дополнительно», выберите пункт «Переход к странице документа». Укажите номер листа и подтвердите действие.

Как проверить, что ссылки будут работать у получателя

После того как добавить гиперссылку в ПДФ получилось, нужно проверить, активна ли она. Для этого откройте документ в браузере или другой программе. Иногда переход срабатывает на компьютере, а в мобильных просмотрщиках ничего не открывается. Поэтому стоит посмотреть, корректно ли все отображается на смартфоне. 

Если файл дополнялся ЭЦП, необходимо проверить, работают ли переходы. Обычно подписание на содержание не влияет. Но если использовался сервис, который пересобирает документ целиком (например, некоторые онлайн-конвертеры), ссылки после редактирования могут не сохраниться.

Дополнительно проверьте PDF после того, как его сжали или конвертировали в другой формат — сделали Word-документ, картинку или таблицу. Некоторые сервисы и программы могут удалить интерактивные элементы при обработке файла. 

Что делать, если ссылка не открывается

Проблема может возникать из-за способа сохранения файла, настроек просмотрщика и прочих причин. Разберем распространенные ошибки и подскажем, как сделать ссылки в PDF кликабельными. 

• Ссылка вставлена как обычный текст. Если URL просто напечатан в документе, при нажатии ничего не произойдет. Выделите нужный фрагмент и добавьте адрес.

• Документ пересохранен через другой редактор. Иногда приложения перерабатывают структуру, из-за чего действие ссылки нарушается и переход не срабатывает. В этом случае вернитесь к исходному файлу.

• Просмотрщик не поддерживает гиперссылки. В некоторых приложениях интерактивные элементы не работают. Попробуйте открыть документ в другом редакторе или в браузере и проверьте, сохраняется ли проблема.

• Ссылка повреждена. Это может произойти, если при создании или редактировании документа URL был изменен. Проверьте адрес и при необходимости замените его.

• Указан неверный URL. Даже одна лишняя или пропущенная буква может сделать ссылку нерабочей. Перед отправкой документа откройте адрес в браузере и убедитесь, что он ведет на нужную страницу.

• Ограничения мобильного приложения. Некоторые программы для смартфонов не поддерживают гиперссылки. Если URL на мобильном устройстве не открывается, проверьте файл в другом приложении или откройте его на компьютере.

Какой способ выбрать для своей задачи

В каких документах бухгалтеру и кадровику пригодятся кликабельные ссылки

Гиперссылки делают PDF-файл удобным инструментом для работы. Вместо того чтобы вручную искать нужный сайт, раздел или приложение, получатель может перейти к ним одним нажатием. 

Мы обсудили, как вставить активную ссылку в ПДФ-файл и какие инструменты для этого подойдут. Рассмотрим, когда подобная функция будет актуальна.

• В договоры часто добавляют ссылки на приложение, оферту. Если в документе есть пункт с условиями оказания услуг, получателю достаточно нажать на него, чтобы быстро открыть файл.

• В счета вставляют ссылку на оплату. Клиент сразу переходит к форме, не вводя вручную реквизиты. Это экономит время и снижает вероятность ошибки, например, если случайно перепутать цифру.

• В коммерческих предложениях указывают адрес сайта. Представьте: вы предложили клиенту сотрудничество, он начинает сам искать информацию о вас, но не может найти нужные кейсы. Если вы сразу прикрепите гиперссылку на проект, в котором работали над контентом для схожей сферы, ему будет проще принять решение.

• В инструкции создают переходы между разделами. Зачастую это многостраничные файлы, и поиск нужного пункта занимает немало времени. После того как сделаете активные ссылки в ПДФ, сотрудник сможет оперативно найти информацию, а не листать документ.

• В кадровых документах ссылаются на локальные нормативные акты. Сотруднику не нужно искать нужный среди множества файлов — по ссылке из приказа или трудового договора он сразу получит информацию.

• В отчеты добавляют переходы к приложениям, таблицам, диаграммам. Допустим, вам нужно сравнить показатели с прошлым кварталом или годом. Чтобы проверяющему не пришлось искать информацию в архивах, вы просто прикрепляете гиперссылку на нужные документы. 

Подведем итоги 

Кликабельные URL-адреса добавляют в бухгалтерскую, юридическую, кадровую и прочую документацию. Если вы регулярно работаете с корпоративными файлами и хотите сохранять их конфиденциальность, обратите внимание на PDF Commander. Здесь можно создавать и редактировать документы, добавлять ЭЦП, комментарии и штампы, делиться URL-адресами. Также на сегодняшний день можно сделать ссылку в PDF онлайн, например в Sejda.

Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН 760403875115, erid: 2W5zFHkUJ8Z