6 способов, как преобразовать Word файл в PDF документ без потери оформления

Рассказываем, как правильно конвертировать документ в PDF-формат в разных ситуациях: от подготовки договора и коммерческого предложения до подачи заявления в государственные органы.

Чтобы содержимое файла корректно отображалось на разных платформах и устройствах, выбирают PDF-формат. Он сохраняет шрифты и фиксирует расположение всех элементов, благодаря чему отступы и картинки не смещаются. Бухгалтеры используют его для отчётов, кадровики — приказов, юристы — договоров, предприниматели — счетов и коммерческих предложений. Разберем, как документ Word перевести в PDF.

Когда и почему нужно переводить Word в PDF

Есть несколько ситуаций, в которых DOCX требуется преобразовывать в формат PDF.

• Для отправки договора клиенту. При обмене документами PDF-формат сохраняет внешний вид файла. Кроме того, он поддерживает электронные подписи.

• Для отправки конфиденциальной информации. Можно ограничить доступ к содержимому документа: поставить пароль с запретом на редактирование, копирование и печать. 

• При подаче документов на Госуслуги. Сервис позволяет загружать разные форматы, но для подписанных и многостраничных файлов чаще используют именно PDF. Он сохраняет структуру и позволяет поставить электронную подпись. 

• При подготовке резюме. ПДФ-формат позволяет добавить примеры кейсов с фото, графикой, а также хронологию мест работы в виде дорожной карты и сохраняет их положение неизменным. Благодаря этому файл удобно печатать или просматривать на любом устройстве. 

• Когда требуется передать сведения в налоговую. Можно объединить Ворд-файлы в PDF и одним документом отправить заявление, приложение и пояснительную записку. 

• При долгосрочном хранении. Для этого требуется конвертирование в PDF/A. Это специальный стандарт, который делает файл независимым от внешних программ, шрифтов и операционных систем и гарантирует, что он будет выглядеть одинаково даже спустя десятилетия.

Пошаговые инструкции, как перевести Ворд в ПДФ на компьютере в рабочих ситуациях

Выбор инструмента зависит от задачи. Рассмотрим несколько ситуаций, в которых необходимо сохранить файл в PDF. 

Нужно отправить договор клиенту или контрагенту

Часто при создании договоров изначально сохраняют документ Word. Но если отправлять файл в формате DOCX, получатель может случайно отредактировать текст, и это останется незамеченным. Для конвертирования подойдет редактор PDF Commander. Он входит в Реестр российского ПО, поддерживает добавление ЭЦП и штампов, а также предлагает тарифные планы для бизнеса.

Рассмотрим, как вордовский документ перевести в ПДФ на компьютере с помощью этой программы. 

Шаг 1. Откройте приложение, нажмите на кнопку «Выбрать файл». Чтобы функция конвертирования работала, на вашем ПК должен быть установлен пакет WPS Office или Microsoft Word.

Шаг 2. После загрузки документ автоматически преобразуется в ПДФ-формат. Пролистайте его и убедитесь в том, что ссылки работают, а таблицы и отступы выглядят так же, как в оригинале. Нажмите «Файл» → «Сохранить как», выберите папку и введите имя.

Нужно отправить документы в налоговую, банк или на Госуслуги

Официальные организации предпочитают работу с PDF-форматом из-за его надежности, безопасности и универсальности. Чтобы при конвертации сохранить печати, подписи и таблицы, преобразовать документ можно прямо в Microsoft Word.

Шаг 1. Печати и подписи здесь вставляются в виде картинок в форматах PNG и JPEG, поэтому перед тем как сохранить текстовый документ в формате PDF, нужно настроить их качество. Для этого зайдите в «Файл» → «Другие» → «Параметры» → «Дополнительно» и поставьте галочку напротив пункта «Не сжимать изображения в файле». Выберите высокое качество разрешения и кликните «ОК».

Шаг 2. Снова заходите в «Файл» → «Сохранить как». Выберите тип и задайте имя файла. Если вы работаете на macOS, после отметьте пункт «Оптимизировать для печати».

Шаг 3. Есть альтернативный способ сохранения. Для этого из вкладки «Файл» перейдите в «Печать». В списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF» и подтвердите действие. 

Нужно передать кадровые документы сотруднику

Приказы, заявления, дополнительные соглашения и локальные нормативные акты часто содержат персональные данные. Поэтому конвертировать и редактировать PDF лучше в офлайн-приложениях, которые не передают информацию на внешние серверы.

Для этого подойдёт PDF Commander, который упоминался ранее. Как документ Word перевести в PDF с помощью этого софта мы рассмотрели, теперь поговорим о дополнительных возможностях, которые могут быть вам полезны.

попробуйте PDF Commander

Установите программу, чтобы открыть любой PDF-файл и сразу начать работу с ним. Редактируйте, защищайте от копирования или сразу выводите документ на печать. Скачайте редактор PDF – это бесплатно!

скачать бесплатно

Шаг 1. Чтобы защитить конфиденциальную информацию, откройте раздел «Безопасность» → «Замазать текст». Зажмите левую кнопку мыши и выделите строки, которые нужно скрыть.

Шаг 2. Если нужно ограничить доступ к документу, в том же разделе нажмите «Задать пароль». Установите код на открытие PDF-файла и его редактирование.

Шаг 3. Для работы с ЭЦП откройте вкладку «Безопасность» → «Цифровая подпись». В появившемся окне укажите причину создания, введите свои контактные данные и местонахождение, ФИО загрузится автоматически. Нажмите «Выбрать из файла», загрузите автограф, расположите его в документе и кликните «Подписать».

Шаг 4. Чтобы добавить печать, перейдите в «Редактор» → «Штамп». Можно взять готовый вариант из шаблонов или загрузить свой через кнопку «Добавить из файла».

Шаг 5. Зайдите в «Файл» → «Сохранить как», чтобы загрузить документ. 

Можно ли Ворд перевести в ПДФ с помощью онлайн-инструментов? Да, если документ не содержит конфиденциальных сведений. Например, вы можете воспользоваться PDF Maestro — сервис бесплатный и позволяет работать без регистрации, а обработка в нем проходит быстро.

Шаг 1. Зайдите во вкладку «Все инструменты» → «Конвертация в PDF» и найдите нужную функцию. 

Шаг 2. Загрузите DOCX, нажмите «Конвертировать» и скачайте результат.

Нужно собрать пакет документов для тендера или проверки

В пакет обычно входит заявление, доверенность, коммерческое предложение, реквизиты и приложения. Лучше собрать их в один ПДФ-файл — это упростит проверку и гарантирует, что ничего не потеряется. Рассмотрим, как это сделать в программе PDF Commander.

Шаг 1. Откройте приложение, нажмите «Объединить файлы» и добавьте нужные документы в DOC или DOCX-формате. 

Шаг 2. Перед тем как преобразовать файл Word в PDF, можно дополнительно распознать текст, чтобы сделать сканы доступными для копирования и редактирования, а также сжать документ или создать закладки.

Шаг 3. Чтобы изменить порядок листов, перейдите во вкладку «Страницы» и перемещайте миниатюры мышью или кнопками «Сместить к началу/концу».

Шаг 4. Удалить лишние листы можно в том же разделе: кликните на страницу и нажмите Delete на клавиатуре или выберите соответствующее действие на верхней панели.

Шаг 5. Перейдите во вкладку «Редактор» и проверьте файл: правильный ли порядок страниц, не потерялись ли реквизиты и подписи, читаются ли таблицы и печати на приложенных сканах. Если всё в порядке, сохраните.

Нужно отправить коммерческое предложение или счет

ПДФ-файл можно защитить от редактирования. Разберем, как сделать это в PDF Commander.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Безопасность» → «Задать пароль».

Шаг 2. В открывшемся окне выберите тип «На изменение прав доступа», введите код и откройте расширенные настройки. Отметьте, что разрешено делать: печатать, копировать, редактировать. 

Аналогичная функция есть в PDF-XChange Editor:

Шаг 1. Откройте документ, перейдите во вкладку «Защита» → «Свойства защиты».

Шаг 2. В строке метода выберите «Пароль» и поставьте галочку напротив «Ограничение редактирования и печати». Настройте права доступа.

Как избежать частотных проблем при конвертации

FAQ

Что лучше: сохранить как PDF или распечатать в PDF?

Всё зависит от задачи. Если в документе есть гиперссылки, которые важно сохранить кликабельными, лучше конвертировать через «Сохранить как». Печать в PDF выбирайте, когда нужна гарантия, что блоки на странице не сдвинутся — например, для отправки макета в типографию. Также учтите: при использовании виртуального принтера объём файла увеличивается в 2–3 раза.

Почему после конвертации изменилось оформление?

Чаще всего проблема заключается в том, что на компьютере нет нужного шрифта. Он заменяется стандартным, из-за чего меняется расстояние между буквами. 

Как сохранить гиперссылки?

Перед тем как перенести файл Ворд в PDF, убедитесь, что ссылка останется кликабельной. Например, если вы работаете в программе WPS Office, зайдите в «Параметры» и в разделе «Экспорт в PDF» поставьте галочку напротив пункта «Гиперссылки». Также выбирайте один из двух способов конвертации: «Сохранить как» в Ворде или преобразование в PDF-редакторе.

Можно ли перевести DOC в PDF?

Да, старый формат DOC конвертируется так же, как и DOCX. 

Как сделать PDF без Microsoft Word?

Документ Word можно сохранить как ПДФ с помощью LibreOffice Writer или WPS Office. Также подойдут специальные редакторы, в которых есть функция конвертирования — PDF Commander для ПК на Windows и Linux или PDF Maestro для работы в браузере. 

Подведем итоги 

Выбор сервиса для конвертации зависит от задачи: для разового преобразования договоров небольшого размера подойдут онлайн-инструменты, а для регулярной работы лучше использовать локальное ПО, например, PDF Commander. Оно позволяет защищать, подписывать и объединять файлы. Здесь легко разобраться, как документ Word переделать в PDF, и подготовить его к отправке.

Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН 760403875115, erid: 2W5zFGrcR8d