Чеки при расчетах с покупателями в 2025 году: что важно знать

Практически каждый хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда после покупки продавец не выдал чек или спросил, нужен ли этот документ. Причины разные: экономия на расходных материалах для касс, забота об экологии, желание ускорить обслуживание или попытка скрыть реальные обороты, а также снизить налоги. 

Порой предприниматели считают, что чек — формальность, без которой вполне можно обойтись. Но его невыдача влечет за собой сложности для покупателя и для самого бизнеса.

Чек — это официальный документ, который подтверждает факт покупки товара или услуги. Он содержит определенный набор данных, которые называются реквизитами чека. Все обязательные реквизиты — наименование, цена каждой позиции, информация о продавце, сумма оплаты и прочее — определены ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.

✅ Наиболее распространенный вид — кассовый чек. Продавец оформляет его при расчете на кассе. Чек может быть выдан в бумажной или при соблюдении некоторых условий — в электронной форме (например, отправлен на e-mail или в виде СМС). На современном чеке обязательно присутствует QR-код, позволяющий проверить его подлинность с помощью приложения ФНС.

Кассовые чеки делятся на несколько видов в зависимости от того, какая операция проводится между продавцом и покупателем:

• Приходные чеки. Его выдают при продаже товара, оказании услуги или выполнении работы. Документ подтверждает, что продавец получил деньги от покупателя. Приходные чеки оформляют в магазинах, кафе, аптечных пунктах, автосервисах и других точках обслуживания населения.

• Расходные (расчетные) чеки. Чек такого вида выдают тогда, когда организация или предприниматель выплачивает деньги физическому лицу. Например, в ломбарде при возврате выкупа за заложенное имущество или в комиссионном магазине — при выдаче средств за сданные вещи.

• Чеки возврата прихода и возврата расхода. Эти чеки оформляют в случаях, когда продавец возвращает покупателю деньги за товар или услугу (возврат прихода), а также если происходит возврат выданных ранее денежных средств по расходной операции (возврат расхода).

Чек подтверждает сам факт покупки по закону, упрощает возврат и обмен товаров, получение гарантийного обслуживания. Дополнительно с помощью этого документа можно проверить корректность всех позиций и ценовой информации в покупке. Для этого достаточно отсканировать QR-код в нижней части чека в специальном приложении ФНС.

Чек — это не просто формальность, а ключевой документ, гарантирующий защиту прав потребителя. При обращении за возвратом или обменом товара к нему нужно приложить к заявлению кассовый, товарный чек или их копию. Наличие кассового чека существенно упрощает процедуру: продавец сразу видит, что покупатель приобрел товар у него, и быстро принимает решение.

Кассовый чек формируется на онлайн-кассе и подтверждает расчеты между покупателем и продавцом. Выдачу этого документа регулируют требования ст. 1.2 закона № 54-ФЗ.

Почти все продавцы обязаны передавать покупателю чеки при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. Но есть исключения. По п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ кассовые чеки не требуются:

• При разносной и развозной торговле.

• При оказании бытовых услуг — починки обуви, изготовления ключей, ухода за детьми или больными.

• Для продавцов, работающих на налоговом режиме «Налог на профессиональный доход» (самозанятые). В этом случае чек выдается через приложение «Мой налог».

• При расчетах между организациями или ИП по безналу.

• При торговле в труднодоступных и отдаленных местностях.

С этого момента кассовые чеки должны выдавать:

• Организации и ИП, которые принимают оплату за товары, работы или услуги с помощью СБП.

• Те, кто принимает оплату через различные автоматические устройства — например, терминалы самообслуживания.

• Объекты, принимающие оплату через автоматические устройства для расчетов через СБП.

• Продавцы, получающие оплату через посредников, которые уполномочены работать с расчетами и выдачей чеков.

Одновременно закон освобождает от обязанности применять кассовую технику и выдавать чеки:

• Организации и ИП, принимающие от населения вторсырье — за исключением лома и отходов цветных и черных металлов, а также драгоценных металлов и камней.

• ИП с лицензией, для которых основная деятельность — предоставление образовательных услуг.

• ИП, которые в качестве основной деятельности оказывают услуги в области физической культуры и спорта.

ИП, оказывающие образовательные услуги или услуги в сфере физической культуры и спорта, освободили от применения кассы и выдачи чеков только при безналичной оплате этих услуг — и только в случаях, когда при оплате не используется банковская карта. Если покупатель проводит платеж наличными или картой, обязанность применять кассу и выдавать чек сохраняется.

Платформа цифровизации бизнеса

Работа с кассовыми чеками, документами, госорганами в едином личном кабинете

Выбрать сервис

Продавцы могут предоставлять чеки в разных форматах (п. 2 и 3 ст. 1.2 закона от 08.08.2024 № 274-ФЗ). Основные способы передачи чека:

• на бумажном носителе — лично в руки покупателю;

• в виде электронного документа, направленного по номеру телефона (например, в СМС);

• в виде цифрового документа, отправленного на электронную почту;

• через сервис «Мои чеки онлайн» ФНС.

Если вы обязаны применять онлайн-кассу, то чек нужно выдавать при любом расчете с покупателем. Даже если клиент говорит, что документ ему не нужен, продавец обязан напечатать и вручить чек. Вопрос «Вам нужен чек?» — некорректен и вводит в заблуждение.

Основание — письмо ФНС от 23.04.2025 № АБ-4-20/4130@.

В большинстве случаев выдают бумажный чек. Также документ на бумаге должны предоставить, если касса работает в офлайн-режиме, то есть не отправляет данные в налоговые органы через интернет. 

Электронный кассовый чек можно направить, если покупатель заранее предоставил контакты — например, e-mail или номер телефона — и проинформировал продавца, что готов получить чек в электронном виде. 

В этом случае продавцу необязательно печатать чек на бумаге — но только если позволяют технические возможности кассы.

Если у продавца есть возможность выдавать чеки через интернет-сервисы (например, через личный кабинет клиента в мобильном приложении или мессенджер), он должен также отправить документ покупателю на телефон или e-mail. Такие разъяснения приводит ФНС в письме АБ-4-20/4130@ от 23.04.2025.

Форма согласия на электронный чек закреплена за продавцом: закон не требует оформлять специальное заявление — подтверждения в устной или письменной форме достаточно.

Электронный чек приравнивается к бумажному по юридической силе, но внешне может несколько отличаться: на нем обязательно должна быть указана система налогообложения, а сведения об ИНН организации, ФИО кассира, наименование документа и QR-код можно не включать (для бумажных чеков они обязательны).

С точки зрения закона бумажная и электронная версия кассового чека имеют одинаковую силу. На практике стационарным магазинам с высоким потоком покупателей проще выдавать чеки в традиционном бумажном виде. Для интернет-магазинов, курьерских служб и малого бизнеса, использующего облачные кассы, электронные чеки уже стали привычным форматом.

Организации и ИП, ведущие расчеты с применением касс, обязаны соблюдать требования закона о ККТ. Нарушения — например, если кассовый чек выдан без обязательных реквизитов или не выдан вовсе — влекут административную ответственность.

За подобные нарушения предусмотрены такие санкции:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей;

• для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Если нарушение повторится в течение года, штрафы увеличиваются и составляют уже от 10 000 до 30 000 рублей, а при следующих нарушениях — от 30 000 до 50 000 рублей.

Налоговые органы уделяют большое внимание профилактике нарушений — не только наказывают за ошибки, но и активно информируют бизнес о требованиях 54‑ФЗ. В 2024 году территориальные налоговые инспекции провели более 71 тысячи профилактических визитов к предпринимателям и организациям — это на 11% больше, чем в 2023 году. Такие цифры приводит Доклад с результатами обобщения правоприменительной практики ФНС России по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства РФ о применении ККТ за 2024 год.

Также в 2024 году по решению заместителя руководителя ФНС было инициировано 293 документарных проверки. Налоговые инспекторы провели более 77 тысяч контрольных закупок, чтобы проверить соблюдение правил применения ККТ.

В итоге за год ФНС вынесла более 42 тысяч предупреждений и наложила свыше 35 тысяч штрафов на общую сумму более 458 млн рублей.

Для контроля соблюдения требований ФНС использует свои информационные системы и анализирует поступающие обращения и жалобы. По итогам наблюдения и рассмотрения сообщений о возможных нарушениях было вынесено более 144 тысяч предостережений, что на 25% больше, чем в 2023 году.

ФНС отмечает, что вопросы, связанные с выдачей и оформлением кассовых чеков, по-прежнему остаются одним из наиболее частых оснований для споров между предпринимателями и налоговой службой.

Максимум удобства, минимум бумажной рутины — подключайтесь к «Платформе ОФД» и переводите бизнес-процессы в цифру.

Читайте также:

• Налоговый вычет на покупку кассы в новых регионах 2025.

• Отчетность ИП в 2025 году: формы и сроки сдачи.

• Отчетность ООО в 2025 году: формы и сроки сдачи.

Платформа цифровизации бизнеса

Работа с кассовыми чеками, документами, госорганами в едином личном кабинете

Выбрать сервис

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFGGjnNC