Расскажем, как упростить и ускорить взаимодействие с клиентами с помощью ПЭП (простой электронной подписи), и зачем это нужно современному бизнесу.
Какие есть виды электронной подписи
Электронная подпись не всегда и не у всех физлиц одинаковая. Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяет три ее типа: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Для наглядности приведем в таблице основные характеристики ЭП и условия использования.
Тип ЭП физлица | Отличительные признаки | Где используется |
Простая электронная подпись | Цифровая комбинация их кодов, паролей, логинов подтверждает факт создания (формирования, отправки) документа определенным человеком | Договоры, акты, заявление для сферы недвижимости, кадрового документооборота, турфирм, ремонта, аренды и других. |
Неквалифицированная электронная подпись | Не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Выпускается с помощью криптографического преобразования информации | Например, для взаимодействия с контрагентами-юрлицами |
Квалифицированная электронная подпись | Для создания КЭП используются средства криптографической защиты, сертифицированные ФСБ. Подтверждается сертификатом от аккредитованного УЦ | УКЭП используют компании для сдачи налоговой отчетности, участия в электронных торгах, получения государственных и муниципальных услуг |
Важно: наверняка, вы слышали, что с 1 сентября 2024 года обязательным становится применение машиночитаемой доверенности (МЧД) в совокупности с личной ЭП физлица. Спешим успокоить, электронная доверенность обязательна только для того, чтобы сотрудник подписывал документы от имени организации.
В каких случаях достаточно простой подписи (ПЭП)
Остановимся на самом простом и удобном способе подписывать цифровые документы.
ПЭП — это электронная подпись, образованная посредством кодов, паролей или иных средств, которые подтверждают факт ее формирования определенным лицом (согласно ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
С различными вариациями ПЭП вы сталкиваетесь каждый день. Например, когда вы подтверждаете перевод денежных средств кодом из sms — это фактически подписание с помощью простой электронной подписи.
Другой пример: в обеденный перерыв вы вспоминаете, что вам нужно записаться к врачу. Так удобно, что теперь забронировать время можно через портал Госуслуги! Для этого вы открываете нужный сайт, проходите авторизацию при помощи логина и пароля, затем система отправляет на мобильный телефон смс-сообщение для идентификации личности пользователя и — вуаля. За пару кликов запись в нужное медучреждение у вас на руках.
Двухфакторная аутентификация (логин, пароль и код из смс) на Госуслугах — это тоже один из видов простой электронной подписи (ПЭП).
Где еще используется ПЭП
Простую ЭП активно используют банки, операторы сотовой связи, Почта России, страховые компании: в связке «клиент — исполнитель услуги», когда клиентом выступает физическое лицо.
Еще одна сфера использования — бизнес-среда. Когда компания оказывает услуги физическому лицу, то подписывает с ним договор, а затем акт выполненных работ. Например, договор на туристические услуги, договор и акт на любые строительные работы (натяжные потолки, установка дверей, кондиционеров), договор с риелтором. Также ПЭП все чаще применяют коммерческие компании для внутрикорпоративного документооборота, взаимодействия с самозанятыми контрагентами, соискателями при подборе персонала и т.д.
Важно: ключ ПЭП — это обычное сочетание логина и пароля. В некоторых случаях к ним добавляется третий элемент защиты — код подтверждения из смс-сообщения.
Какие документы нельзя подписать ПЭП
Файлы, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну, а кроме того, некоторые кадровые документы (трудовой договор, заявление на увольнение, согласие на перевод) — закон запрещает подписывать простой электронной подписью.
Как внедрить использование ПЭП в работу своей компании? Сервис Подпислон: заверение документов по SMS
Процессы взаимодействия с клиентами (физлицами, самозанятыми) и сотрудниками компании можно упростить и ускорить, если часть документов подписывать дистанционно при помощи ПЭП.
Для этого даже не придется устанавливать дополнительное ПО и скачивать мобильные приложения. Вот, как это работает в сервисе Подпислон:
Клиент получает по смс активную ссылку на документ и ознакамливается с текстом.
Физлицо использует уникальный код из SMS для подписания со своей стороны.
Оформленный с обеих сторон документ сохраняется в личном кабинете компании.
Физлицо может скачать готовый файл сразу после подписания или получить его по email.
Обмениваться бумажными оригиналами после такой процедуры — не нужно. Документ, подписанный ПЭП, имеет такую же юридическую силу, как и заверенный собственноручно.
Важно: компания должна зафиксировать намерение клиента подписывать документы с определенного номера телефона. Это единственное требование, которое позволит сторонам действовать в рамках правового поля.
Вы можете интегрировать функционал сервиса Подпислон в любую вашу систему (CRM, ERP, CMS, SAP), для того чтобы работать в одном окне. Система автоматизирует процессы документооборота внутри компании и при взаимодействии с клиентами:
Расширяйте возможности и масштабируйте бизнес, заключая сделки с физлицами из других регионов — дистанционно!
Оперативно обменивайтесь документами онлайн без личных встреч и визитов в офис.
Простые электронные подписи соответствуют требованиям законодательства (закон № 63-ФЗ) и обеспечивают безопасность любых коммерческих сделок.
Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов БЕСПЛАТНО
Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KRBUx
Комментарии
2Можете дать ссылку на нормативные акты, которые это запрещают.
А то в самом ФЗ №63 в статье 9, пункт 4 сказано только про государственную тайну:
Добрый день!
Статьей 22.3 Трудового Кодекса Российской Федерации определен порядок взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота. Данной нормой установлено,что при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.