Как перейти на ЭДО: пошаговый план
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться документами в онлайн-режиме, а также помогает экономить расходы и оптимизировать рутинные задачи. Но далеко не все предприниматели и компании торопятся перейти на ЭДО, многим этот процесс кажется сложным и невероятно длительным. Рассказываем, как поэтапно перейти на электронный документооборот и не утонуть в рутине.
1. Распишите движение документов
Изучите, через кого проходит документация. Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документами, сможет редактировать, подписывать и согласовывать их.
2. Создайте квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Это самый защищенный тип подписи, который придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.
Такую подпись обязательно нужно верифицировать в налоговой, купить ее, как правило, можно там же.
3. Выберите оператора ЭДО
Это специальные сервисы, через которые стороны обмениваются электронными документами. Обычно операторы не сильно отличаются друг от друг, различия есть в скорости обслуживания, помощи при интеграции и стоимости.
4. Изучите контрагентов
Обмениваться документами онлайн можно только в том случае, если все участники подключены к ЭДО.
Поэтому уточните, кто из ваших клиентов или партнеров использует электронный документооборот. Сделать это можно в личном разговоре или проверить через операторов ЭДО.
А затем создайте базу контрагентов, с которыми вы можете обмениваться документами в режиме онлайн.
Если ваши клиенты — физлица, то вы можете подписывать с ними документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП). В этом случае вам не потребуется ни КЭП, ни оператор ЭДО. Сделать это можно, например, в сервисе «Подпислон», который позволяет подписывать документы по СМС.
Кстати, с помощью ПЭП можно организовать документооборот даже с сотрудниками.
Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов бесплатно
Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KEAFG
Если бухгалтеру требуется 20 минут, чтобы проверить УПД, тут что то не так в системе. И никакой ИИ не поможет. Со временем и его загрузят ненужными проверками, что перегорят все транзисторы.