Варианты трудовых отношений: трудовой договор, ГПХ, самозанятые

В этой статье рассмотрим три основных варианта:

• оформление в штат по трудовому договору;

• сотрудничество по гражданско-правовому договору (ГПХ);

• взаимодействие с самозанятыми.

Каждая из форм имеет свои правовые и налоговые особенности, о которых важно знать заранее.

Для индивидуального предпринимателя/ООО стать работодателем — значит не просто принять человека в штат, но и наладить систему кадрового учёта и выполнения всех обязательств перед сотрудниками и государством (подробно см. статью по увольнению КУБ2Б).

Когда организация или предприниматель планирует принять сотрудника по трудовому договору, они обязаны встать на учёт в Социальном фонде России (СФР) в качестве работодателя (страхователя по обязательным взносам).

Для ООО постановка на учёт в СФР происходит автоматически при регистрации компании в налоговой. Дополнительно подавать заявление не требуется — данные о создании организации передаются в СФР напрямую из ФНС.

Даже если сотрудников на момент регистрации нет, ООО всё равно автоматически становится страхователем.

Для ИП ситуация иная. Постановка на учёт в СФР как работодателя не всегда происходит автоматически.

В некоторых случаях ИП обязан самостоятельно подать заявление о регистрации в СФР:

• Если заключен гражданско-правовой договор с физическим лицом, предусматривающий обязательную уплату страховых взносов на травматизм.

• Если ИП желает добровольно застраховать себя на случай временной нетрудоспособности или материнства.

Иначе ИП оштрафуют за несвоевременную регистрацию в фонде — ст. 26.28 125-ФЗ. Размер штрафа зависит от количества пропущенных дней:

• до 90 дней включительно — 5000 ₽;

• более 90 дней — 10 000 ₽.

Далее необходимо подготовить внутренние кадровые документы:

После подготовки документов и постановки на учет вы переходите к оформлению конкретного сотрудника.

Если человек будет выполнять обязанности на постоянной основе, по установленному графику, под контролем руководства, с регулярной оплатой — это трудовые отношения, которые должны быть оформлены соответствующим образом.

Пример: вы нанимаете офис-менеджера, который будет работать по будням с 9:00 до 18:00, находиться в офисе, принимать звонки, встречать клиентов, заказывать канцтовары. Он подчиняется вашему распорядку, использует ваше оборудование и получает фиксированную зарплату. Это классическая позиция в организации, которая требует оформления по трудовому договору.

Когда использовать:

• Постоянная занятость.

• Подчинение внутреннему распорядку.

• Рабочее место и инструменты предоставляет работодатель.

Формы трудового договора:

• Срочный трудовой договор (при временных или проектных работах — важно, чтобы были основания, предусмотренные Трудовым кодексом).

• Бессрочный договор (основной формат занятости).

Вот краткий обзор оснований для заключения срочного трудового договора, предусмотренных Трудовым кодексом (статья 59 ТК). Такие договоры заключаются, как правило, не более чем на 5 лет, и только при наличии уважительных причин. Вот ключевые случаи:

Пример: запуск нового филиала, внедрение новой IT-системы, организация разового мероприятия.

Важно: в договоре должен быть указан конкретный срок и основание, соответствующее статье 59 ТК.

Пример: сотрудник ушёл в декрет, отпуск или длительное лечение.

Пример: продажа ёлок в декабре, работы на летней веранде кафе, уборка снега зимой.

Пример: вахтовый метод, выезд на стройку в другой регион.

Допускается заключение срочного договора до 5 лет без дополнительных обоснований.

Пример: ИП открывает небольшую точку продаж и нанимает продавца на год.

Если человек работает по основному месту работы и ещё у вас — можно оформлять на срок, соответствующий проекту или объёму работ.

Закон допускает заключение срочного трудового договора по соглашению сторон.

Риски. Срочный трудовой договор заключают только при наличии оснований, перечисленных в статье 59 ТК. Если таких оснований нет, а работа по факту постоянная — договор могут признать бессрочным. В этом случае уволить сотрудника просто так не получится: понадобятся веские основания по ТК.

1. Заключить письменный трудовой договор. До начала работы. Обязательно в двух экземплярах.

2. Оформить приказ о приёме на работу. По форме Т-1 или в свободной форме. Сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

3. Уведомить МВД России (если работник — иностранец). В течение 3 рабочих дней с даты начала работы. Не требуется для граждан РФ.

4. Завести личную карточку работника (форма Т-2). Вести кадровый учёт, включая отпуска, повышения квалификации, изменения условий труда.

5. Вести табель учёта рабочего времени. Форма Т-13 или в любом другом формате (включая электронный).

5. Передать сведения о трудовой деятельности. Через систему СФР (Социальный фонд России) — в 2025 году используется форма ЕФС-1, подраздел 1.1 (взамен СЗВ-ТД). Сдаётся только при кадровых изменениях: приём, перевод, увольнение, выбор формата трудовой книжки.

Срок сдачи:

• при приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня,

• при других изменениях — до 25 числа следующего месяца.

Обязательна электронная подача с ЭЦП, если в штате 11+ человек.

6. Начислять и уплачивать страховые взносы, удерживать НДФЛ. Ежемесячно, в составе единых налоговых платежей (ЕНП).

• Страховые взносы: на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

• НДФЛ удерживается из зарплаты и перечисляется в ИФНС не позднее следующего рабочего дня после выплаты.

7. Вести воинский учёт сотрудников:

• При приёме на работу граждан, подлежащих воинскому учёту (призывники и запас), работодатель обязан запросить военный билет или удостоверение призывника (закон № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

• В течение 2 недель с момента приёма сотрудника необходимо направить соответствующее сообщение в территориальный военкомат (постановление Правительства № 719 от 27.11.2006).

• Требования и порядок учёта регулируются также Методическими рекомендациями Генерального штаба ВС.

Частые ошибки:

• Забывают направить ЕФС-1 в СФР — даже если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка.

• Оформляют трудовой договор постфактум, после выхода сотрудника на работу — за это возможен штраф.

• Не заводят личную карточку и не ведут табель — это нарушение требований по кадровому учёту.

ГПХ встречается всё реже — с развитием самозанятости бизнесу стало проще оформлять такие отношения. Тем не менее, договоры ГПХ всё ещё применяются, когда физлицо не зарегистрировано как самозанятый и нужно разово выполнить конкретную работу без трудовых отношений.

Когда используется:

• для выполнения конкретной работы или оказания услуги (например, разработка логотипа, ремонт офиса, консультации);

• когда отсутствует трудовой распорядок, подчинённость и регулярная занятость.

Преимущества:

• отсутствует обязанность предоставлять отпуск, оплачивать больничные, соблюдать Трудовой кодекс;

• возможна гибкая и краткосрочная работа без включения в штат.

Важные нюансы. Несмотря на упрощённость, при фактическом наличии признаков трудовых отношений (регулярность, подчинение, участие во внутренней деятельности компании) существует риск переквалификации договора в трудовой. В этом случае работодателя могут обязать:

• уплатить все страховые взносы за период сотрудничества,

• уплатить штраф,

• восстановить сотрудника в правах (вплоть до перерасчёта отпускных и компенсаций).

Пример: вы запускаете сайт для своей онлайн-школы и привлекаете дизайнера (не самозанятый), который за фиксированную сумму разрабатывает логотип и упаковку курса. Он не обязан работать по часам, может сам выбирать время и средства работы. У вас заключён договор подряда на конкретный результат.

Когда использовать:

• Проектная работа с чётким результатом.

• Исполнитель сам определяет, как и когда выполнять задание.

• Не подчиняется трудовому распорядку.

• Нет постоянных выплат (только по факту оказания услуг).

С 2019 года в России появилась возможность зарегистрироваться в качестве самозанятого (режим НПД — налог на профессиональный доход). Это упрощённый способ легализовать доходы физических лиц от самостоятельной деятельности без необходимости создавать ИП.

Преимущества для бизнеса:

• нет обязанности уплачивать страховые взносы за исполнителя;

• самозанятый сам платит налог (4% с доходов от физлиц, 6% — от юрлиц);

• не требуется вести кадровый учёт и отчётность.

Риски и ограничения:

• Нельзя переводить в самозанятые бывших сотрудников, работавших по трудовому договору, в течение 2 лет с момента увольнения. Такой переход будет признан незаконной оптимизацией налогов.

• Нельзя заключать договор с самозанятым, если он оказывает услуги только одной организации. Это также может быть признано скрытой формой трудовых отношений. Законом не запрещено работать самозанятому только с одним заказчиком, но если в таких отношениях есть признаки подчинения, регулярной занятости и постоянных выплат, то это может быть признано скрытыми трудовыми отношениями (ст. 19.1 ТК, письмо Минфина от 09.04.2021 № 03-11-11/26627 не опубликовано в открытом доступе, но упоминается в правовых системах).

На практике, если в компании много самозанятых, а структура взаимодействия с ними формально и фактически напоминает трудовую деятельность, есть вероятность привлечения внимания налоговой инспекции.

Важно:

• За соблюдением законодательства при взаимодействии с самозанятыми следит ФНС (налоговая служба),

• За трудовыми договорами — ГИТ (Государственная инспекция труда).

Если возникают вопросы — лучше заранее получить консультацию в соответствующем ведомстве.

Также вы можете проверить статус самозанятого исполнителя на сайте ФНС: npd.nalog.ru/check-status — это поможет убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован в системе.

Пример: вы хотите делегировать ведение аккаунта в социальных сетях. Находите контент-менеджера, который зарегистрирован как самозанятый. Он ежемесячно получает оплату, присылая чеки через приложение «Мой налог». Вы не удерживаете НДФЛ и не платите страховые взносы — он сам отчитывается перед налоговой.

Когда использовать:

• Исполнитель зарегистрирован как самозанятый.

• Услуги носят периодический или проектный характер.

• Нет признаков трудовых отношений (например, работы только на вас).

• Трудовой договор (бессрочный). Бариста работает у вас на постоянной основе, например по графику 2/2, соблюдает внутренние регламенты, пользуется вашей кассой, носит форму. Это классический трудовой договор со всеми отчислениями, отпуском и больничными.

• Срочный трудовой договор. Вы нанимаете бариста на 3 месяца на время высокого сезона или пока основной сотрудник в декрете. Всё остальное — как при обычном трудовом договоре, но есть чёткие сроки.

• ГПХ или самозанятый. Бариста не числится в штате, выходит на подмену по мере необходимости, работает в других местах, сам планирует занятость. В этом случае можно заключить договор подряда или оформить сотрудничество через самозанятость — если у него есть соответствующий статус.

Если вы сомневаетесь, какой формат оформления выбрать — трудовой договор, ГПХ или сотрудничество с самозанятым, — лучше проконсультироваться с юристом или квалифицированным бухгалтером, который имеет опыт работы с кадровым учетом. Кадровое делопроизводство — это отдельная зона ответственности, где пересекаются 2 отдела: HR и бухгалтерия. В крупных компаниях этим занимаются отдельные специалисты, так как учёт отпусков, декретов, командировок и других нюансов — объёмная и важная часть. На старте бизнеса полезно составить шаблоны для всех типов договоров с юристом.

Обезопасьте свой бизнес от ненадежной бухгалтерии

Скачайте список вопросов, которые помогут вам оценить профессионализм бухгалтерской службы

Заполните форму, и мы вышлем вам чек-лист на почту

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Оформление трудовых отношений — это правовая защита как для бизнеса, так и для исполнителя. Какой вы выберете вариант трудовых отношений, решайте сами.

Выбор формы взаимодействия должен определяться:

• характером задач;

• графиком и регулярностью работы;

• наличием контроля и подчинения.

Важно помнить: если фактически отношения являются трудовыми, они должны быть оформлены соответствующим образом. Попытки использовать упрощённые схемы не по назначению могут повлечь налоговые доначисления, штрафы и трудовые споры, в которых суд, как правило, становится на сторону работника.

При любых сомнениях рекомендуется обратиться за консультацией к специалистам по трудовому праву или напрямую в контролирующие органы.

Источник: https://www.qb2b.ru/blog/varianty-trudovyh-otnoshenij-trudovoj-dogovor-gph-samozanyatye/

Бухгалтерия для бизнеса:

Оперативно и четко. Высокий уровень сервиса. Системный подход

Подробнее

Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН: 1655379261, erid: 2W5zFGc71C4