Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: подключить оператора недостаточно

У перехода на электронные перевозочные документы есть удобная иллюзия: достаточно выбрать оператора, настроить сервис, и вопрос закрыт.

Конечно же, нет.

С 1 сентября 2026 года меняется не только форма транспортной накладной. Меняется весь путь документа: кто его создаёт, кто подписывает, как сведения получает водитель, что делает грузополучатель, где бухгалтерия ищет подтверждение перевозки и с какого момента заказчик отсчитывает срок оплаты.

Если хотя бы один участник не готов к новому порядку, электронный документооборот может остановиться посреди перевозки.

Обязательный переход установлен Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Он касается грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей независимо от основной сферы деятельности компании.

Статья подготовлена на основе исходного материала КУБ2Б.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде потребуется оформлять:

• транспортные накладные при автомобильных перевозках;

• заказы и заявки на автомобильную перевозку;

• поручения экспедитору;

• экспедиторские расписки;

• складские расписки;

• транспортные железнодорожные накладные;

• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Документы нужно формировать по форматам ФНС и передавать в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, ГИС ЭПД. Обмен проходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД. Напрямую к государственной системе компании и ИП не подключаются.

Это первое, что нужно проверить при выборе сервиса.

Обычный оператор ЭДО, через которого компания обменивается счетами-фактурами и УПД, не обязательно поддерживает перевозочные документы.

Нужно выяснить:

1. Включён ли оператор в официальный реестр.

2. Поддерживает ли он документы, которые использует компания.

3. Работает ли обмен с операторами ваших заказчиков и грузополучателей.

4. Можно ли связать сервис с вашей учётной или транспортной системой.

ФНС отдельно публикует сведения об операторах, поддерживаемых форматах и роуминге.

Переход часто воспринимают как внутреннюю задачу транспортных компаний. На самом деле участников больше.

В оформлении документа задействована вся логистическая цепочка:

• грузоотправитель создаёт документ или заполняет свою часть;

• перевозчик принимает груз и вносит сведения о перевозке;

• экспедитор оформляет экспедиторские документы;

• грузополучатель подтверждает приёмку.

Поэтому готовиться нужно и компаниям, которые сами не оказывают транспортные услуги, но отправляют или принимают грузы.

Производитель, интернет-магазин, оптовый продавец или строительная организация могут считать, что транспортный ЭДО их почти не касается. Но если компания выступает грузоотправителем или грузополучателем, ей тоже придётся получать, проверять и подписывать электронные документы.

Без действий одной из сторон документ может остаться незавершённым.

Дальше появляются вполне конкретные последствия: задерживается подтверждение доставки, бухгалтерия не получает документы, услуга не закрывается, заказчик переносит оплату.

Этот блок требует особой аккуратности.

Обязательный переход не означает, что бумажные документы исчезнут абсолютно во всех ситуациях. Но и общего разрешения использовать бумагу при любой технической или организационной проблеме нет.

Исключения зависят от вида транспорта и конкретного документа.

Например, для экспедиторских документов Минтранс предусмотрел бумажное оформление, если:

• услуги оказываются физическому лицу для личных нужд;

• клиентом выступает иностранное физическое или юридическое лицо;

• у клиента или экспедитора отсутствует техническая возможность оформить электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы. 

Отдельные исключения утверждены для железнодорожных и авиационных грузовых накладных. В частности, бумажный документ может применяться при отсутствии технической возможности отправить или принять электронные сведения. Для авиационных перевозок предусмотрены дополнительные ситуации, связанные с отсутствием необходимого программного обеспечения в аэропорту.

Для автомобильных транспортных накладных, заказов и заявок Минтранс в марте 2026 года публиковал проект отдельного приказа об исключениях. Поэтому перед использованием бумаги после 1 сентября нужно проверить, принят ли окончательный документ и какая редакция действует на дату перевозки.

Практический вывод простой.

Если перевозка не подпадает под установленное исключение, привычка работать на бумаге или неготовность контрагента сами по себе не дают права отказаться от электронного документа.

Перед оформлением бумаги проверьте:

• какой документ нужен;

• к какому виду транспорта он относится;

• существует ли для него утверждённое исключение;

• выполнены ли условия этого исключения;

• чем компания подтвердит техническую невозможность, если ссылается на неё.

Электронный формат обязателен в тех случаях, когда для операции требуется соответствующий перевозочный документ.

Если компания перевозит собственный груз собственным транспортом для своих нужд и договор перевозки не заключается, транспортная накладная может не оформляться.

Например, организация перемещает материалы между своими складами на принадлежащем ей автомобиле.

Но решение зависит от фактической схемы операции. Нужно проверить:

• кому принадлежит груз;

• кто владеет или пользуется транспортом;

• заключается ли договор перевозки;

• привлекается ли сторонняя транспортная компания;

• какие документы предусмотрены для этой операции.

Если собственный товар доставляет сторонний перевозчик, отношения обычно оформляются договором перевозки. В этом случае требования к перевозочным документам применяются.

В стандартной перевозке процесс выглядит последовательно:

1. Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную.

2. Перевозчик проверяет сведения и выполняет действия по своей части документа.

3. Оператор передаёт данные другим участникам и в ГИС ЭПД.

4. Грузополучатель подтверждает получение груза.

5. При изменениях или расхождениях участники добавляют необходимые сведения.

На простой схеме всё понятно.

В реальной работе меняется водитель, ломается автомобиль, получатель принимает только часть груза, уточняется адрес разгрузки или возникает возврат.

Если компания проверила только один обычный рейс без отклонений, она проверила далеко не весь процесс.

Начинать стоит не с покупки тарифа и не с выпуска подписей.

Сначала нужно разобрать действующий документооборот.

Составьте перечень документов, которые фактически оформляются при перевозках:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки;

• экспедиторские документы;

• акты;

• УПД;

• внутренние документы по рейсам.

Затем определите:

• кто создаёт каждый документ;

• кто проверяет сведения;

• кто подписывает;

• из какой системы берутся данные;

• кому документ передаётся после перевозки;

• кто контролирует завершение документооборота.

ФНС также рекомендует начинать подготовку с анализа процессов, участников и контрагентов, с которыми компания обменивается перевозочными документами.

Пока роли и последовательность действий не определены, оператору нечего автоматизировать. Он может перенести текущий порядок в электронную систему, но не устранит пробелы в самом процессе.

Подключаться нужно к оператору ИС ЭПД, аккредитованному Минтрансом. Он обеспечивает обмен между участниками и передачу данных в ГИС ЭПД.

При выборе сервиса проверьте:

• включён ли оператор в официальный реестр;

• какие перевозочные документы он поддерживает;

• можно ли оформлять заказы и заявки;

• поддерживаются ли экспедиторские документы;

• как подключаются водители и удалённые сотрудники;

• есть ли мобильное приложение;

• возможна ли интеграция с вашей конфигурацией 1С;

• работает ли обмен с операторами контрагентов;

• как устроено хранение документов;

• можно ли выгрузить архив при смене сервиса;

• из чего складывается стоимость.

Отдельный вопрос касается роуминга.

Даже если перевозчик и заказчик подключены к транспортному ЭДО, это ещё не доказывает, что их операторы корректно обмениваются нужным документом.

Минтранс сообщал, что операторы завершают тестирование отдельных сценариев обмена в роуминге. Поэтому совместимость лучше проверять на конкретной тестовой перевозке.

В общей инструкции ФНС указано, что руководителю организации или ИП требуется квалифицированная электронная подпись. Для сотрудников, действующих от имени организации, ФНС указывает на КЭП и машиночитаемую доверенность.

Но реальную схему подписания нужно определить для каждой роли в выбранном сервисе.

Проверьте:

• кто подписывает конкретную часть документа;

• какие действия выполняет сотрудник;

• какой вид подписи нужен;

• требуется ли МЧД;

• как оператор проверяет полномочия;

• кто контролирует сроки действия подписей и доверенностей.

Здесь встречаются две противоположные ошибки.

Первая: подпись оформляют только руководителю, хотя документы фактически обрабатывают логисты, диспетчеры и сотрудники склада.

Вторая: каждому водителю сразу оформляют одинаковый комплект КЭП и МЧД, не определив, должен ли он подписывать юридически значимые сведения.

Сначала роли. Потом подписи.

Работайте без ночных смен

Делегируйте рутину и объёмные задачи — подготовим/сдадим всё в срок

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Выспаться

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

До перехода компания должна определить:

• с какого устройства работает водитель;

• какие сведения он видит;

• должен ли он что-либо подписывать;

• как подтверждаются его полномочия;

• что делать при отсутствии связи;

• как предъявлять документ инспектору;

• кто исправляет ошибочные данные;

• куда обращаться при техническом сбое.

Ответ «решим по ходу рейса» здесь не подходит.

Если порядок не определён заранее, к одной проблеме быстро подключаются водитель, логист, оператор, специалист 1С, бухгалтер и заказчик.

Водителю нужна короткая рабочая инструкция: какие действия он выполняет, в какой момент и к кому обращается при сбое.

При небольшом количестве перевозок документы можно оформлять в личном кабинете оператора.

При регулярных рейсах ручной перенос данных становится отдельным источником ошибок. Адрес, автомобиль, водитель, контрагент или сведения о грузе могут не совпасть с данными учётной системы.

При интеграции с 1С, CRM или транспортной системой проверьте:

• передаются ли данные оператору;

• возвращаются ли статусы подписания;

• сохраняется ли идентификатор ЭПД;

• можно ли связать накладную с рейсом, реализацией и актом;

• как отражается замена водителя или автомобиля;

• как исправляются ошибки;

• где хранится ссылка на электронный документ;

• может ли бухгалтер найти ЭПД по конкретной операции.

Электронный формат не исправляет исходные сведения.

Если в 1С указан неправильный адрес или старый автомобиль, система передаст эти данные дальше. Быстро и без дополнительных вопросов.

Подробнее о том, чем учётная система отличается от ЭДО и как они работают вместе, рассказали в статье «Цифровизация бухгалтерии: учётные системы и ЭДО». 

Электронную транспортную накладную создают и завершают несколько участников.

Поэтому до 1 сентября нужно согласовать с заказчиками, перевозчиками и грузополучателями:

• кто создаёт документ;

• через какого оператора работает каждая сторона;

• возможен ли обмен между операторами;

• когда перевозчик получает накладную;

• кто меняет сведения при замене машины или водителя;

• как фиксируются расхождения при приёмке;

• кто контролирует завершение документа;

• как стороны действуют при техническом сбое.

Если этого не сделать, каждый участник может считать, что следующий шаг выполняет кто-то другой.

Документ при этом останется незавершённым.

Порядок взаимодействия лучше закрепить в договоре, приложении или отдельном регламенте.

Для бухгалтерии ЭПД не должен оставаться документом, доступным только логисту или водителю.

Электронная транспортная накладная может входить в комплект документов, подтверждающих перевозку и транспортные расходы. Поэтому бухгалтеру нужно обеспечить возможность:

• найти документ по конкретному рейсу;

• проверить его статус;

• сопоставить с актом перевозчика;

• связать со счётом и оплатой;

• проверить сведения об участниках и грузе;

• получить электронные данные при требовании контролирующего органа.

Для работы с электронным документом не стоит ограничиваться PDF или печатным представлением.

Компания должна сохранить возможность получить исходный электронный документ, сведения о подписях, идентификаторы, статусы и историю обработки.

До подключения оператора выясните:

• сколько времени хранятся документы;

• можно ли выгрузить электронный архив;

• что произойдёт после расторжения договора;

• сохранятся ли подписи и статусы;

• как быстро можно найти нужный документ;

• какие сведения остаются в учётной системе.

Компания может технически перейти на ЭПД и при этом продолжить работать по договорам, написанным под бумажный документооборот.

Результат предсказуем: электронный документ оформлен, но заказчик всё равно ждёт оригинал по почте.

Проверьте, нет ли в договорах условий о том, что:

• перевозчик обязан передать бумажный оригинал;

• документы нужно отправить почтой;

• на накладной должна стоять печать;

• требуется несколько бумажных экземпляров;

• срок оплаты начинается после получения бумажного комплекта.

В договоре или приложении желательно определить:

• используемого оператора;

• порядок получения документа;

• сроки подписания;

• ответственных сотрудников;

• правила исправления ошибок;

• действия при техническом сбое;

• момент, когда документ считается полученным;

• последствия незавершённого документооборота.

Иначе электронный формат сам по себе не ускорит закрытие услуг и оплату.

Электронный путевой лист уже входит в число документов, которые можно передавать через ГИС ЭПД.

Но из перечня документов, обязательных к электронному оформлению с 1 сентября 2026 года по Федеральному закону № 140-ФЗ, не следует, что каждый путевой лист с этой даты должен оформляться исключительно электронно.

Правила по путевым листам нужно рассматривать отдельно.

Один стандартный рейс подтвердит только то, что компания умеет провести стандартный рейс.

Для полноценной проверки нужны разные сценарии:

• обычная доставка;

• частичная приёмка;

• замена водителя;

• замена автомобиля;

• изменение адреса;

• возврат груза;

• обмен через разных операторов;

• исправление ошибки после создания документа;

• временное отсутствие связи;

• отказ одного из участников завершить свою часть.

Проверять нужно всю цепочку:

1. Документ создан.

2. Сведения проверены.

3. Нужные части подписаны.

4. Документ прошёл между операторами.

5. Грузополучатель завершил приёмку.

6. Статусы вернулись в учётную систему.

7. Бухгалтерия получила доступ к итоговому документу.

8. Документ связан с актом и оплатой.

По сообщению Минтранса, до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Ведомство одновременно подчёркивает, что обязательный переход начинается 1 сентября 2026 года.

Это послабление легко принять за перенос срока.

Но дата остаётся прежней.

Кроме инспектора, в перевозке участвуют заказчик, получатель, экспедитор и бухгалтерия. Устное предупреждение не решит ситуацию, если:

• заказчик не может завершить электронный документооборот;

• подтверждение доставки задерживается;

• бухгалтерия не получает документы;

• возникает спор о перевозке;

• откладывается оплата.

Переходный период разумно использовать для устранения отдельных сбоев. Начинать в этот момент подготовку с нуля уже поздно.

Сервис может работать с УПД и счетами-фактурами, но не поддерживать перевозочные документы и передачу в ГИС ЭПД.

Если грузоотправитель или получатель не готов, документ может остаться незавершённым.

Подписи будут выпущены, но сотрудники не будут понимать, кто и что подписывает.

Формальная совместимость сервисов не заменяет тест конкретного документа и сценария.

ЭПД оформлен, но срок оплаты по-прежнему зависит от бумажного оригинала.

Для полноценной работы с электронным документом нужны исходные данные, подписи и подтверждения оператора.

Основные ошибки проявляются при изменении условий перевозки, а не в самом простом сценарии.

Ошибки в распределении ролей, электронных подписях, интеграции с 1С и договорах проще найти до 1 сентября, чем устранять во время перевозки.

Оставьте заявку на предварительную проверку - специалисты КУБ2Б изучат действующий документооборот, помогут найти слабые участки и подскажут, что нужно настроить до перехода на электронные перевозочные документы.

До 1 сентября проверьте:

• определён перечень используемых документов;

• выбран оператор ИС ЭПД;

• оператор поддерживает нужные форматы;

• протестирован обмен с операторами контрагентов;

• у руководителя действует КЭП;

• определены сотрудники, подписывающие документы;

• проверена необходимость МЧД по каждой роли;

• описана работа логистов, водителей и бухгалтерии;

• водители получили доступ к нужным сведениям;

• обновлены данные автомобилей и сотрудников;

• проверена интеграция с 1С или транспортной системой;

• накладные связаны с рейсами, актами и оплатами;

• договоры приведены в соответствие с электронным процессом;

• проведены тестовые перевозки;

• настроен электронный архив;

• определён порядок действий при техническом сбое.

Самая слабая стратегия при переходе на ЭПД - считать его задачей оператора или специалиста по 1С.

Подключённый сервис показывает только то, что у компании появился технический доступ к электронным документам.

Настоящая готовность начинается позже: когда определены роли, работают подписи, документы проходят между контрагентами, бухгалтерия получает итоговый файл, а нестандартный рейс не останавливает весь процесс.

Поэтому до 1 сентября нужно проверить не кабинет оператора, а полную перевозку. От создания накладной до её отражения в учёте и оплаты.

Материал актуален на 23 июля 2026 года. Перед началом обязательного перехода проверьте действующие исключения для бумажных документов применительно к конкретному виду перевозки.

Автор: https://www.qb2b.ru/blog/elektronnye-perevozochnye-dokumenty-2026/

Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН 1655379261, erid: 2W5zFG38TWq