Как бизнесу наладить ЭДО с самозанятыми и зачем это нужно

Электронный документооборот уже стал обязательным для многих компаний — например, тех, кто работает с маркированными товарами. Документооборот с наемными работниками тоже переходит на рельсы цифровизации. И с самозанятыми не только можно, но и, пожалуй, нужно обмениваться электронными документами. Расскажем, почему это так и как настроить обмен.

Как бизнесу наладить ЭДО с самозанятыми и зачем это нужно

Зачем вам ЭДО при работе с самозанятыми?

Часто заказчик и самозанятый исполнитель взаимодействуют удаленно.

Например: компания-заказчик находится в Москве, но для оформления сайта она привлекает исполнителей из других регионов на разные виды работ. Копирайтер из Калуги пишет ей тексты, веб-дизайнер из Самары рисует логотип и картинки, а SEO-специалист оптимизирует страницы сайта под поисковые запросы. Работы выполняются поэтапно, и за каждый блок работ исполнители получают вознаграждение.

В данном случае, чтобы избежать претензий со стороны ФНС, заказчику понадобятся не только чеки из приложения «Мой налог», но и подписанные исполнителями договоры подряда и акты выполненных работ. Кроме того, достоверность заключенных сделок поможет подтвердить и переписка — например, согласование макетов, комментарии к готовым текстам, обсуждение правок и т. д.

Можно сделать по старинке: обменяться документами по почте. Исполнителям придется распечатывать документы, подписывать, тратить деньги на пересылку и терять личное время на беготню до ближайшего отделения связи. Большинство людей к этому не готовы. 

Часто стороны сначала обмениваются скан-копиями документов по e-mail или мессенджеру, а уже после получения денег исполнитель обязан выслать документы в оригинале. Но если он окажется не слишком ответственным или просто занятым, то документы заказчик вряд ли получит. Ответственность за непредставление закрывающих документов почти никогда не прописывают в договоре. В результате наказать рублем исполнителя не получится.

При этом самозанятые не имеют ничего против самого обмена документами — главное, чтобы это было удобно всем. Отличным вариантом здесь может стать ЭДО. Но есть важный нюанс: недостаточно просто создать файл в текстовом редакторе или сделать скан-копию (или фотографию) подписанного документа и отправить его адресату – такой документ не будет иметь юридической силы. Полноценный ЭДО невозможен без электронных подписей.

Электронные подписи для самозанятых

Самозанятые – это физические лица. Для подписания документов, которые используются в документообороте с заказчиками, они могут использовать три вида электронных подписей:

1. Простая

Это комбинация логина и пароля (кода подтверждения), который приходит на абонентский номер (электронный ящик) или в установленное приложение. Оплату с физлица за простую подпись не взимают. 

Простая подпись используется только внутри закрытых защищенных систем: интернет-банков, портала госуслуг, приложения «Мой налог», на электронных площадках и в других специализированных сервисах. 

2. Усиленная неквалифицированная

Такая подпись на порядок сложнее. Она формируется с помощью двух уникальных последовательностей символов: ключ подписи и ключ проверки подписи. Для ее создания используют средства шифрования и криптографии. Неквалифицированная подпись надежнее, чем простая, но при этом она не является полным аналогом собственноручной подписи. 

Неквалифицированную подпись физлицо может получить для работы в определенном сервисе. Она тоже бесплатная. Например: такой тип подписи физлицам выдает налоговая служба, чтобы они могли направлять документы через личный кабинет налогоплательщика. 

3. Усиленная квалифицированная

При создании этой подписи используются специальные средства криптографии и шифрования, которые прошли государственную сертификацию. Получить такую подпись можно только в удостоверяющем центре и только за деньги.

Квалифицированная подпись является полным аналогом собственноручной подписи. Ее можно использовать во внешней среде: такая подпись, поставленная на документах, не даст посторонним лицам отредактировать защищенный текст.  Для использования подписи физлицу придется купить и установить на компьютер специальное ПО – криптоплагин. 

Как организовать ЭДО?

Давайте разберем, какими способами можно выстроить электронное взаимодействие между заказчиком и исполнителем.

Обмен документами с помощью сервиса ЭДО и ссылок

Как это работает:

1. Заказчик регистрируется в конкретном сервисе и получает неквалифицированную подпись. Затем он предлагает каждому самозанятому, с которым планирует сотрудничать, пройти регистрацию в сервисе.

2. Самозанятый регистрируется в сервисе. Далее ему нужно пройти верификацию для получения неквалифицированной подписи. Процедура осуществляется удаленно в два этапа. 

На первом этапе самозанятый должен загрузить качественное фото паспорта. Второй этап в разных сервисах реализован по-разному – например, так: самозанятый снимает видеоролик, в котором держит у лица открытый паспорт и наговаривает в камеру определенный текст (обычно это название сервиса). Затем самозанятый загружает файлы в сервис, дожидается проверки и получает подпись.

3. Заказчик и исполнитель приступают к обмену электронными документами. Одна из сторон создает документ (например: договор, акт), подписывает его и направляет партнеру ссылку на этот документ.

4. Партнер переходит по ссылке и при отсутствии разногласий подписывает документ.

5. Документ, завизированный подписями сторон, хранится в личном кабинете участников документооборота.

Минусы:

  • заказчику придется убеждать каждого самозанятого пройти регистрацию и верификацию в сервисе;
  • не все самозанятые подкованы технически, чтобы самостоятельно осуществить все нужные процедуры;
  • процедура верификации часто вызывает страх у людей: не все готовы предоставлять личные данные посторонним в таком формате;
  • ссылка, направленная заказчиком или исполнителем может не дойти (например: попасть в спам в электронном ящике), и документ не будет подписан вовремя.

Обмен документами внутри онлайн-сервиса ЭДО

Общий принцип взаимодействия такой же, как описано выше. Но в данном варианте обмен документами идет только внутри защищенного сервиса, поэтому физлицу достаточно простой электронной подписи.  

Идентификацию для простой подписи обычно проходят по фотографии. То есть самозанятому предстоит загрузить в сервис 2 фото: 

  • паспорта;
  • своей фотографии с паспортом и идентификационным признаком (например: листом бумаги, на котором написано название сервиса и текущая дата). 

Внутри сервиса стороны могут отслеживать статус документов, находить нужные в архиве, выгружать их и распечатывать.

Важно: если вы приняли решение обмениваться с самозанятыми документами, которые будут подписаны простой или неквалифицированной подписью – это нужно обязательно зафиксировать в договоре, допсоглашении к нему или в отдельном документе (п. 2 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Взаимодействие выглядит проще, но на деле многие минусы, описанные выше, никуда не уйдут: убедить каждого самозанятого работать подобным способом будет непросто.

Обмен документами без посредников

Вы можете наладить ЭДО и без каких-либо сервисов. 

Например: обмениваться файлами по электронной почте или через мессенджеры. 

Однако в этом случае самозанятому потребуется усиленная квалифицированная подпись. Скажем сразу: если самозанятый не оформил ее ранее для личных целей и не умеет ей пользоваться – эта миссия обречена на провал.

Как это работает:

  1. Самозанятый. у которого уже есть квалифицированная подпись и криптоплагин, устанавливает себе на компьютер специальное ПО. (например: «КриптоПро PDF», для того чтобы подписывать файлы в формате .pdf).
  2. Затем создает документ (например: акт в формате .pdf) и подписывает его электронной подписью (например: в программе Adobe Reader).
  3. Направляет документ заказчику тем способом, который стороны прописали в договоре.
  4. Заказчик получает документ, проверяет сертификат электронной подписи (например: через «КриптоПро PDF») и, если все в порядке, подписывает документ со своей стороны и отправляет его самозанятому.

Минусы:

  • получить квалифицированную подпись можно только за деньги при личном визите в удостоверяющий центр – самозанятые на такие «жертвы» не готовы;
  • использование квалифицированной подписи подразумевает покупку, установку и настройку специального ПО – это сложная процедура для человека, если он не на «ты» с современными технологиями;
  • остаются проблемы отправки документов: письмо попало в спам в электронном ящике, мессенджер «съел» сообщение и т. д.  

Работа через специальный сервис для заказчиков и самозанятых

В сервисах по работе с самозанятыми тоже налажен электронный документооборот, но дополнительных действий от исполнителя, кроме стандартной регистрации, уже не требуется. 

Например, сервис Qugo является официальным партнером ФНС. После регистрации самозанятому достаточно просто открыть сервису доступ через приложение «Мой налог». Проходить дополнительную верификацию для получения простой подписи не нужно, ведь самозанятый уже проверен налоговой инспекцией.

Заказчик может легко найти нужного исполнителя через сервис на любую задачу. Все исполнители уже зарегистрированы, проверены и готовы к взаимодействию по ЭДО. Сервис можно интегрировать с учетной системой заказчика, а если в процессе работы возникнут трудности – на помощь придет персональный помощник

Документооборот и все расчеты полностью проходят внутри сервиса. Причем сервис автоматически проследит, чтобы заказчик вовремя получил все закрывающие документы, включая электронные чеки.

Узнайте подробнее, как работает сервис Qugo и оцените все его преимущества.