Как составить номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год по новым правилам
До 1 января нужно утвердить номенклатуру дел на следующий год. Она нужна для организации архивного хранения документов. С 1 сентября 2023 года номенклатуру дел составляют по новой форме и новым требованиям из приказа Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Рассказываем, что изменилось и как организовать хранение дел в бухгалтерии.
По каким правилам вести архив бухгалтерии
В бухгалтерском и налоговом учете образуется большое количество документов, которые нужно упорядочить и хранить по требованиям Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для этого создают архив. Это место, где накопленные документы подшиты по делам — отдельным папкам в соответствии с их видом и сроком хранения.
Архив может быть бумажным и электронным. Цифровые документы хранят в системе хранения электронных документов (СХЭД). Она может быть как частью системы электронного документооборота компании, так и отдельным хранилищем.
Бюджетные организации обязаны создавать собственные архивы. Коммерческие организации и ИП имеют право отдать архивную деятельность на аутсорсинг. Но и они должны сохранять документы в процессе текущей деятельности (ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ).
В каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию, нужно назначить сотрудников, ответственных за подготовку к передаче дел в архив. Это те работники, которые будут систематизировать документы по папкам, следить за сроками их использования и хранения.
Подготовка первичных учетных документов для передачи в архив — одна из трудовых функций бухгалтера по профстандарту 08.002 «Бухгалтер». Можно включить эту работу в должностную инструкцию всех работников или назначить одного ответственного.
Приглашаем пройти пробное бесплатное онлайн-занятие курса «ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт». Автор — генеральный директор Академии «Регламент» Алексей Иванов, известный читателям «Клерка» как Переводчик с бухгалтерского. В курсе он простым языком на практических примерах разбирает нюансы бухгалтерского учета аренды и дает готовые решения для внедрения в работу.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Бесплатное пробное занятие курса Академии «Регламент»
Сделайте шаг к победе над ФСБУ!
Для чего нужна номенклатура дел
Номенклатура дел — это список папок, где подшиты бумажные или размещены электронные документы. Дело — это единица хранения архивных документов. Оно содержит записи одного вида или тематики, с одинаковым сроком хранения.
Пример 1.
В одно дело можно объединить документы по проведению годовой инвентаризации: протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости. У них одинаковый срок архивного хранения — 5 лет. Подшейте в папку в твердом переплете оригиналы документов по инвентаризации в хронологическом порядке.
По тематическим папкам документы проще найти и сохранять, чем сваливать все в одну коробку. Номенклатура дел облегчает поиск. По ней же формируют описи документов для их передачи в архив.
Номенклатура дел организации состоит из номенклатур структурных подразделений. Поэтому правила ее составления должны знать все руководители департаментов, отделов, служб.
Каждая организация ежегодно утверждает номенклатуру дел на следующий год до 1 января (п. 11 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77).
Номенклатура дел бухгалтерии может включать:
документы первичного учета;
документы по личному составу — приказы, личные карточки;
служебные записки;
переписку с внешними организациями;
протоколы комиссий;
положение о бухгалтерии, должностные инструкции.
В номенклатуре дел указывают сроки хранения каждого вида документов в соответствии с перечнем Росархива, требованиями нормативных актов к этим документам. Инструкция по применению перечня Росархива утверждена приказом от 20 декабря 2019 г. № 237.
Как отразить в номенклатуре дел бухгалтерии первичные документы
Первичка может поступать в бухгалтерию в виде электронных документов или на бумажных носителях. Все оригиналы нужно сохранять в том же виде, в каком они были изначально сформированы. То есть не распечатывайте электронные документы или не сканируйте бумажные для хранения в архиве. Это требование закреплено в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Налоговая инспекция при проверке или суды всегда могут запросить оригиналы. Если вы перевели первичку в другой формат, ее могут не принять как доказательство (письмо Минфина от 31 июля 2023 г. № 03-03-06/1/71588).
При сшиве первички в дела ориентируйтесь на п. 11 инструкции из приказа Минфин от 1 декабря 2010 г. № 157н:
Бумажные документы сшейте в дело в конце каждого отчетного периода — месяца, года, квартала. Размещайте их в папках в хронологическом порядке. На обложке каждого дела в числе прочего обязательно укажите регистр бухгалтерского учета, к которому относится первичная документация, период, номер тома. Например, «Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года».
Электронные документы, принятые к учету, вносите в реестр электронных документов к соответствующему регистру. Реестр формируйте с той же периодичностью, с которой формируете журналы операций на бумаге — операционный день, месяц или квартал. Электронные реестры храните в отдельных папках.
В законодательстве о бухучете нет требований о том, как именно брошюровать дела с бумажными документами — сшивать отдельным томом по виду документов и периоду или подшивать непосредственно к журналу операций. Минфин рекомендует организациям самостоятельно выбрать способ и закрепить его в учетной политике (письмо от 28 апреля 2020 г. № 02-07-05/34707).
Учитывайте, что в бухучете нет требований подшивать всю первичку именно в один том. Для архивного хранения объем папки с бумажными документами не может превышать 250 листов (п. 51 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77). Соответственно, к какому-то регистру у вас будет относиться всего один том, а к какому-то — несколько.
Главное, чтобы при выбранном способе хранения документов всегда можно было быстро найти оригиналы и понять, к какому именно регистру и за какой период они относятся. В номенклатуре в качестве заголовков дел указывайте названия папок с бумажными документами или электронными реестрами.
Как составить и утвердить номенклатуру дел бухгалтерии
С 1 сентября 2023 года применяются формы из приложений 1 и 2 к Правилам ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Номенклатуру бухгалтерии заполняйте по образцу для структурного подразделения — приложение 2. В приложении 1 приведена сводная форма для организации.
Заполнение номенклатуры бухгалтерии
В заголовке укажите название организации и название структурного подразделения по штатному расписанию.
В строке «Название раздела» укажите направление деятельности бухгалтерии, к которому относятся документы. Это может быть, например, бухгалтерский учет, налогообложение, учет и оплата труда. Ориентируйтесь на разделы перечня Росархива.
В номенклатуре структурного подразделения названия разделов — это направления деятельности. А вот в сводной номенклатуре компании названиями разделов могут быть наименования отделов и служб.
Графа «Индекс дела» содержит номера дел. Их указывают на обложках бумажных папок или в названиях папок в электронном хранилище. Обычно индекс дела формируют из кода делопроизводства структурного подразделения — например, для бухгалтерии в компании утвержден код 02, и порядкового номера папки. К папкам с электронными документами добавьте к индексу ЭД. Так будет понятно, что это цифровое дело.
Графа «Заголовок дела» отражает, какие именно документы хранятся в этой папке. Например, «Первичная документация к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года».
По формату документов в номенклатуре может быть три типа дел:
бумажные;
электронные;
гибридные — содержащие бумажные и электронные документы.
Укажите в графе «Примечание», в каком формате хранится документ; название носителя информации.
Заголовки дел, которые содержат наименования баз данных информационных систем (ЗУП, «Парус» и др.), уточняйте по составу содержащихся в них документов. Например, ЗУП: табели учета рабочего времени.
Графа «Количество томов (частей)» отражает, сколько дел у вас образуется за год. Эту графу заполняйте в конце года по факту.
Графа «Срок хранения и № статьи по перечню» заполните по перечню Росархива. Перечень разделен на разделы по направлениям деятельности: бухучет, нормирование труда, статотчетность. Также к нему есть указатель по видам документов: акты, протоколы. Найдите в перечне свой документ и спишите номер пункта, срок хранения.
Пример 2.
ООО «БРИЗ»
Отдел бухгалтерского и налогового учета
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2024 год
Индекс дела | Заголовок дела | Количество томов (частей) | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Документы бухгалтерского учета (название раздела) | ||||
02-01-ЭД | Акты о приемке материалов | 5 лет п. 277 | В электронном виде Диск С / Бухгалтерия / ТМЦ / 2024 /… | |
02-02 | Годовая бухгалтерская отчетность за 2024 год | Постоянно п. 268 | В бумажном виде: Годовой отчет-2024 В электронном виде: Диск С / Бухгалтерия / Годовой отчет/ 2024 /… | |
02-03 | Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет п. 288 | В бумажном виде: Переписка ФНС - 2024 | |
Документы по личному составу | ||||
02-04 | Табели учета рабочего времени бухгалтерии | 5 лет п. 402 | В бумажном виде: Табели-2024 | |
Начальник отдела
бухгалтерского и налогового учета Иванова И.И. Иванова 19.12.2023
Утверждение номенклатуры
Номенклатуру дел структурного подразделения утверждает руководитель этого подразделения. Если в отделе есть своя комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов, то она согласовывает ее перед подписанием.
Номенклатуру дел бухгалтерии на следующий год передайте в отдел, ответственный за архивное делопроизводство, для формирования номенклатуры дел компании.
Чтобы отчитаться по накопленным документам за текущий год, составьте итоговую опись электронных документов за текущий год по образцу в приложении 12 к Правилам ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. В ней отразите фактическое количество дел, которые сформированы за год. Например, в декабре 2023 года вы сдаете в отдел делопроизводства номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год и опись за 2023 год.
Номенклатура организации утверждается директором или уполномоченным лицом. Перед этим ее проверяет экспертная комиссия организации.
Как сдавать дела в архив
Все архивные документы по срокам хранения бывают:
временные — до 10 лет включительно;
постоянные — свыше 10 лет.
Временные документы храните в бухгалтерии в течение всего срока. Период нужно считать с начала года, следующего за годом их завершения делопроизводством. Например, акт приемки материалов от 30 декабря 2023 года надо хранить пять лет с 1 января 2024 года, а аналогичный акт от 2 января 2024 года — с 1 января 2025 года.
Если у вас нет возможности копить документы в бухгалтерии в течение всего срока, то сдайте их в архив организации. Оформите это приказом или распоряжением директора.
По истечении срока хранения временных документов уничтожьте их в порядке, описанном в п. 31 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.
Документы постоянного хранения передавайте в архив организации. Это нужно сделать не раньше чем через 1 год и не позже чем через 3 года после года их завершения в делопроизводстве.
К документам постоянного хранения, например, относятся табели учета рабочего времени «вредников», должностные инструкции. Их нужно сохранять до 75 лет.
Документы передаются в архив организации по описи, составленной в соответствии с утвержденной номенклатурой. Правила формирования дел приведены в разделе VI Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.
Как накажут компанию за отсутствие номенклатуры дел
Росархив может проверить ведение архивного делопроизводства в организации. И первое, что он попросит, это номенклатура дел.
Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:
на физическое лицо — от 1 000 до 3 000 рублей;
на должностное лицо — от 3 000 до 5 000 рублей;
на юрлицо — от 5 000 до 10 000 рублей.
Наказание может быть жестче, если нарушить правила хранения документов, установленные законодательством. Например, ООО «потеряет» протоколы собрания участников. В этом случае применяется ст. 13.25 КоАП РФ, по которой штрафы достигают до 300 000 рублей.
Кроме Росархива, проверить архив бухгалтерии могут налоговая инспекция или Роскомнадзор. Они не будут привлекать к ответственности за отсутствие номенклатуры, но могут наказать за отсутствие каких-то документов или нарушение правил их хранения.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, разборы, сертификат гособразца
Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8KTAqw
Интересный материал, особенно с точки зрения практики реабилитации бизнеса. Но, на мой взгляд, здесь возникает более фундаментальный правовой вопрос.
Если присвоение «желтого» уровня риска фактически способно существенно осложнить хозяйственную деятельность компании, при этом сама компания не знает ни конкретных причин изменения рейтинга, ни веса отдельных критериев, ни логики их совокупной оценки
Особенно интересно это применительно к судебному контролю. Что именно в случае спора должен доказать Банк России: только то, что использованные им критерии в принципе предусмотрены нормативным регулированием, или также то, какие конкретно сведения о
И второй вопрос: насколько полноценной может быть судебная проверка решения, основанного на алгоритмической модели, если ее существенная часть — веса признаков и механизм формирования итоговой оценки — остается закрытой?
На мой взгляд, именно здесь проходит интересная граница между допустимым использованием риск-ориентированного алгоритма и необходимостью обеспечить проверяемость индивидуального решения, которое влечет реальные последствия для бизнеса.
Было бы особенно интересно увидеть судебную практику, где заявитель ставил вопрос не о законности самих критериев ЗСК, а именно о проверке причин, по которым конкретная компания получила «желтый» рейтинг.