Внедряем 1С: какие ошибки могут быть и как их избежать 

Представьте себе офис, где учет ведется «на коленке»: задачи записываются на стикерах, а отчеты составляются вручную — медленно, с большим риском ошибок. Типичная картина для бизнеса, который еще не пришел к автоматизации. Какие проблемы при этом возникают:

• Потеря времени. Сотрудники тратят часы на то, чтобы свести цифры, проверить данные и исправить ошибки. Это время можно было бы потратить на развитие бизнеса или улучшение сервиса для клиентов. 

«1С:Бухгалтерия» — позволяет вести учет хозяйственных операций компании. В программе можно отслеживать продажи по периодам, исчислять налоги и проводить сверку, вести учет заработной платы сотрудников.

• Человеческий фактор. Одно неверное число в таблице, пропущенная строка или забытый срок — и вот уже нарушены договоренности с клиентами или поставщиками. Торговый процесс под угрозой.

«1С:Управление торговлей» — подходит для автоматизации продаж и управления запасами. Фиксирует стоимость проданных товаров или услуг. Упрощает продажи компаниям, работающим в разных регионах. Формирует картину денежных потоков и исключает кассовые разрывы.

• Ограниченный контроль. Руководителю сложно быстро получить полную картину о состоянии бизнеса. Где-то потерялась накладная, где-то затянули оплату, и решение проблем превращается в игру «найди виноватого».

«1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) — идеально подходит для автоматизации процессов в малом бизнесе. Позволяет руководителю в режиме реального времени увидеть финансовое состояние компании и на основе данных принять верное управленческое решение.

• Сложности роста. Чем больше компания, тем сложнее управлять процессами. Без автоматизации бизнес буквально утопает в бумагах и рутине. 

1C:ERP — это единое информационное пространство для комплексного управления компанией. Имеет функционал для планирования, бюджетирования и анализа финансовой деятельности.

Теперь давайте взглянем на другой сценарий: вы внедряете 1С. Это не просто программа — это система, которая берет на себя большую часть рутинных задач и превращает их в четко организованный процесс.

Что дает 1С бизнесу:

1. Экономия времени. Все данные хранятся в одном месте и обновляются автоматически. Больше не нужно собирать отчеты по кусочкам или терять время на проверку цифр.

2. Минимизация ошибок. Автоматизация снижает вероятность человеческого фактора — программа не ошибается, если ее правильно настроить.

3. Прозрачность процессов. Всегда знаете, что происходит в вашей компании — кто и за что отвечает, какие задачи выполнены, а какие требуют внимания.

4. Легкость масштабирования. Система 1С легко адаптируется под  бизнес, будь то маленькая фирма или крупное предприятие. Можно добавлять новые модули и функции по мере необходимости.

5. Контроль и аналитика. Доступ к аналитическим данным в реальном времени, что помогает принимать обоснованные решения и видеть, где можно оптимизировать расходы.

Ошибки при настройке или использовании системы могут не только свести на нет ее преимущества, но и добавить новых проблем. Чтобы этого избежать, важно заранее знать, какие трудности могут возникнуть и как их правильно решать. 

Не бывает универсального решения для всех проблем, точно так же как не бывает волшебной таблетки от всех болезней. 

Начинающий бизнес может использовать типовые конфигурации 1С, но в этом случае он будет зависеть от возможностей программы. По мере развития лучше подыскать программы, которые закрывают индивидуальные потребности.

Если пытаться перестроить бизнес-процессы под стандартные конфигурации 1С, это может сломать весь бизнес. Замена одной модели работы на другую может затормозить продажи, увеличить расходы и нарушить логику работы.

Как избежать:

• Проанализируйте бизнес-процессы компании и определите, какие задачи должна решать система 1С.

• Вместе с разработчиком или подрядчиком подберите конфигурацию, которая максимально соответствует специфике бизнеса.

• Если типовая конфигурация не подходит, закажите индивидуальные доработки, чтобы программа отвечала потребностям учета, но избегайте излишней кастомизации, которая усложнит поддержку.

Никто не разбирается в бизнесе лучше, чем его основатель. Но есть предприниматели, которые думают, что разработчики 1С — это еще и бизнес-консультанты или финансовые аналитики. 

Пропишите прозрачные принципы и алгоритмы. Это поможет любому специалисту продолжить работу с наименьшей адаптацией. Автоматизация сделает упорядоченный учет более быстрым и сократит количество рутинных операций.

Как избежать:

• Проведите аудит текущего учета — устраните дублирующиеся данные, исправьте ошибки и упорядочьте процессы.

• Разработайте четкие регламенты учета и доведите их до сотрудников, чтобы работа шла по единому алгоритму.

• Внедряйте 1С только после того, как учет станет прозрачным и понятным.

Как обычно мыслят руководители компаний: «Автоматизация — это связано с компьютером и программами, значит, ответственным должен быть технический администратор или IT-специалист». При этом ни тот, ни другой не разбирается в вопросах учета.

Компания назначает ответственного, но не того, кого следует. Ответственными за автоматизацию должны быть руководители подразделений, которые непосредственно пользуются программами 1С в работе. 

Как избежать:

• Назначайте ответственными за внедрение 1С руководителей подразделений или сотрудников, которые хорошо разбираются в бизнес-процессах.

• Если это невозможно, обеспечьте тесное взаимодействие IT-специалистов с руководителями подразделений, чтобы первые глубже погрузились в специфику бизнеса.

• Регулярно контролируйте процесс внедрения, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Большая оплошность — внедрять 1С только на основании опроса высшего руководящего состава. Есть риск того, что продукт не будет закрывать реальные потребности проекта. 

Лучше всего поспрашивать начальников на местах и сотрудников, которые ежедневно ведут учет в компании. Они знают все о реальных проблемах и задачах, которые можно решать с помощью автоматизации. С чего начать:

• узнать «боли» сотрудников на местах;

• сопоставить с картинкой в головах высшего менеджмента;

• понять реальное положение дел;

• упорядочить бизнес-процессы и прописать регламенты.

Как избежать:

• Организуйте обсуждение с сотрудниками, которые работают с учетом ежедневно, чтобы выяснить их основные потребности и проблемы.

• Сравните их запросы с видением руководства и определите реальные задачи, которые должна решить автоматизация.

• Пригласите экспертов для оптимизации процессов и согласования их с возможностями системы.

Некоторые основатели компаний пытаются изобрести велосипед. Например, их бизнесу подходят стандартные конфигурации 1С — они полностью закрывают задачи проекта. Но предприниматель ищет уникальные технологии, разрабатывает сложные стандарты для расчетов и учета. В итоге он тратит больше времени и денег, хотя мог внедрить типовую программу, ничего не усложняя. 

Как поступить:

• понять, закрывают ли задачи проекта стандартные конфигурации 1С;

• если «да» — найти программу с типовым функционалом, которая полностью подходит компании;

• адаптировать возможности 1С под деятельность бизнеса.

Как избежать:

• Оцените, решает ли ваши задачи стандартная конфигурация 1С, прежде чем вкладываться в сложные доработки.

• Если стандартной конфигурации недостаточно, дорабатывайте только те модули, которые действительно важны для вашего бизнеса.

• Регулярно оценивайте результаты внедрения, чтобы не перегружать систему ненужными функциями.

Редко встретишь специалистов, которые одинаково хорошо разбирается и в программировании, и в учете. В этом кроется проблема автоматизации учета. Даже если бизнес найдет такого человека, его услуги будут стоить недешево.  

Как сэкономить, не теряя эффективности:

• найти подрядчика, который разработает и поможет внедрить 1С в процессы бизнеса;

• взаимодействие с подрядчиком должно строится на удаленной поддержке компании по вопросам 1С.

Как избежать:

• Найдите опытного подрядчика или интегратора, который поможет настроить и внедрить систему.

• Поддерживайте долгосрочные отношения с подрядчиком для оперативного решения вопросов и доработок.

• Воспользуйтесь удаленной поддержкой для экономии на собственном штате специалистов.

Работа компаний с продуктами 1С не заканчивается после их внедрения. Наоборот, все только начинается — далее нужно обучать сотрудников, чтобы избежать ошибок при использовании программ и после выхода релизов.

Операторы систем автоматизации не только разрабатывают и содействуют с внедрением 1С, но и помогают с обучением сотрудников. Участие операторов важно на каждом этапе работы с продуктом.

Кроме этого, разработчики программ автоматизации оказывают удаленную поддержку и отвечают на вопросы пользователей — как исправить, почему не работает и как сделать правильно.

Какую помощь оказывают операторы после внедрения 1С:

• выпускают релизы и вносят изменения в текущую версию продукта;

• защищают данные в учетных системах от утечек и несанкционированного доступа;

• помогают компании адаптировать процессы после выхода обновлений конфигураций.

Как избежать:

• После внедрения организуйте обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно работать в новой системе.

• Поддерживайте регулярную связь с разработчиками для обновлений, улучшений и решения возникающих проблем.

• Не забывайте про защиту данных и настройку резервного копирования для предотвращения потерь информации.

Несмотря на то что многие ошибки при внедрении 1С очевидны, некоторые предприниматели забывают про них. К автоматизации они относятся порой слишком легкомысленно:

• выбрал первый попавшийся продукт;

• немного доработал его;

• внедрил в бизнес-процессы.

На самом деле, внедрение 1С — это сложный процесс, который состоит из нескольких этапов. И если выбросить хоть одну «шестеренку», то механизм сломается. Что это за этапы:

1. Изучение процессов компании — полное погружение в детали учета.

2. Аудит бухгалтерского и управленческого учета — выявление слабых мест и потребностей бизнеса для автоматизации.

3. Согласование программных решений с руководством, начальниками на местах и сотрудниками — какая должна быть программа, какие задачи закрывает, каким набором функций должна обладать.

4. Поиск и внедрение систем автоматизации с учетом специфики компании — тестирование и оценка результатов.

5. Первичные доработки продукта (при необходимости).

6. Обучение персонала.

7. Постоянное сопровождение 1С — техническая поддержка операторов, доработка, адаптация процессов.

Если вы уже внедрили 1С в бизнес, но сомневаетесь, что продукт на 100% закрывает потребности вашего учета, то:

• проконсультируйтесь у стороннего подрядчика;

• закажите аудит (это можно сделать даже на промежуточном этапе);

• проанализируйте опыт похожих компаний, которые пользуются услугами вашего подрядчика.

В итоге вы поймете: продолжать ли пользоваться услугами своего подрядчика или найти другого, более подходящего вашему проекту. 

За 21 год деятельности компания RG-Soft провела более 3,5 тысяч успешных внедрений и обучила больше тысячи сотрудников работе в системах 1С. Программные продукты предоставляются с учетом конкретных потребностей бизнеса. Поддержка, адаптация и обучение на всех этапах внедрения ПО. Внедряйте проверенные инструменты для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета, логистики и управления финансами.

Читайте также:

• Программы 1С для управленческого учета.

• Ошибки в работе с 1С.

• Как проверить поставщиков и покупателей с помощью сервисов «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски».

Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!

Экспресс обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFG3JV9S