Как вести товарный учет в рознице, чтобы не замораживать деньги на складе: порядок и способы

Товарный учет (ТУ) — это контроль торговых операций и фиксация всех этапов, начиная с планирования закупки и заканчивая созданием отчетности после продажи товара. 

Программы учета обеспечивают быстрый доступ к информации и позволяют выстраивать правильные стратегии: своевременное пополнение запасов, контроль проданных товаров, обмен электронными документами. 

Например, в сфере розничной торговли товарный учет ведут магазины — они отражают данные о поступлении и выбытии товаров, остатках на складе, сроках хранения, перемещениях, возвратах. 

Товарный учет нужен всем участникам продаж — производителям, поставщикам, продавцам, дистрибьюторам. Товарный учет внедряют в свои процессы розничные точки продаж и магазины с большим ассортиментом и сезонной продукцией. 

Перечислим основные плюсы товарного учета:

1. Отслеживание продаж на всех этапах. Вы знаете, когда закуплен товар, по какой цене, когда выбыл и какой доход принесли продажи.

2. Доступ к систематизированным данным. Сведения о закупках вносятся в базы данных, что позволяет отслеживать остатки на складе и вовремя закупать ходовые и заканчивающиеся товары.

3. Оптимизация продаж. Вы не замораживаете деньги на складе, а наращиваете продажи, благодаря грамотному учету. На складе не накапливается залежалый товар, и, наоборот, не образуются паузы при пополнении запасов ходовых товаров. 

4. Контроль сотрудников. Хаотичность в продажах приводит к ошибкам персонала, а иногда — к мошенничеству и воровству. Товарный учет показывает, сколько товара продано, сколько осталось, какая сумма должна лежать в кассе в конце дня. В случае недостачи проще выявить причастных к ней работников.

Вести учет можно по-разному — от руки на бумаге, в таблицах на компьютере или специальных программах. Некоторые розничные продавцы начинают задумываться о внедрении программ для товарного учета, только когда данных становится слишком много. Программы помогают вести учет профессионально, подсвечивают каждый этап, упрощают управление товарными операциями.

Чтобы вести товарный учет в рознице без лишних затрат и не замораживать деньги на складе, важно понимать, какие виды учета существуют и как их грамотно сочетать. Рассмотрим три ключевых направления — оперативный, бухгалтерский и складской учет.

Оперативный учет позволяет в любой момент узнать, сколько товаров есть в магазине, какие позиции пользуются спросом, а какие залеживаются на полках. Он нужен для быстрого анализа и принятия решений: когда заказать новую партию, какие товары нужно продвигать, а какие — списывать. 

В нем фиксируются все финансово-хозяйственные операции, связанные с товаром: закупки, продажи, списания, налоги. Бухгалтерский учет помогает не только рассчитывать прибыль, но и вести корректную отчетность перед налоговыми органами. 

Складской учет помогает контролировать движение товаров на складе и не допускать излишков или дефицита. Если его вести правильно, можно избежать ситуации, когда деньги заморожены в ненужных товарах. 

Например, если магазин заказывает слишком много одного товара, но он плохо продается, это может привести к убыткам. Грамотный складской учет включает в себя инвентаризации, контроль остатков и анализ сроков хранения, чтобы не допускать потерь.

Рассмотрим на примерах два метода товарного учета — суммовой и аналитический. В первом случае учет ведется «от руки», во втором — не обойтись без специальной программы.

У Алексея магазин сувенирной продукции — кружки, футболки, магниты, брелоки и т.д. Он ведет учет товарных поступлений и выбытий в тетради: записывает сумму расходов и доход, а прибыль считает как разницу между ними. 

Алексей ведет учет примерно — он видит, на какую сумму у него осталось товаров, но не знает каких именно товаров. Общая сумма непроданных товаров — 200 тыс. рублей, но сколько из них кружек, а сколько футболок — неизвестно. Кроме этого, Алексей приблизительно понимает, какие сувениры расходятся быстро, а какие лежат давно.  

Проблема в том, что у Алексея мало данных, из-за этого он не может составить качественную аналитику и грамотно вести учет остатков. В этом минус суммового метода.  

У Светланы магазин косметики и парфюмерии. Она ведет учет в программе «1С:Управление торговлей 8.3». Все данные видны по каждой позиции — понятно, какого именно товара и на какую сумму осталось.

Такой подход позволяет Светлане анализировать продажи в разрезе отдельного этапа и принимать верные управленческие решения. Она своевременно пополняет запасы, видит недостачи, отслеживает рост и падение продаж по периодам. 

С помощью товароучетной программы проще вести торговую деятельность на основе систематизации данных и дробления этапов на более мелкие периоды.

Товарный учет можно вести тремя основными способами — на бумаге, в электронной таблице, например, в Excel, в товароучетной программе. У каждого способа есть особенности, преимущества и недостатки.

Продавец ведет учет товарных операций в тетради или журнале. Вручную вносятся данные о поступлении, выбытии, остатках, расходах и доходах. Так работает суммовой метод. 

В конце дня нужно посчитать остатки и сравнить их с записями. Если есть недостачи, то установить причины и найти причастного работника будет сложно. При таком подходе часто допускают ошибки в расходах и доходах.

При таком подходе данные записываются в таблицу, но тоже вручную. Не исключен человеческий фактор — ошибки и некорректное отражение данных.

Например, сотрудник может неверно записать цену или количество продукции. Собственник бизнеса не успеет своевременно пополнить запасы или, наоборот, закупит лишние товары. В результате эта оплошность пройдет по всей цепочке продаж и обернется недостачами и потерей денег. 

Специальные сервисы помогают вести четкий и корректный учет в разрезе конкретного товара и периода. Предприниматель всегда знает, что пользуется спросом и когда завезти новый товар на склад. Кроме этого, программа ТУ показывает, какой товар не продается, на каком промежутке произошла недостача, кто из сотрудников допустил ошибку. 

На основании полученных данных предприниматель может выбирать правильную стратегию — завозить ходовые товары, точечно контролировать сотрудников, избавляться от залежалой продукции, не замораживать деньги на складе.

Все больше собственников бизнеса переходят на программы для учета продаж и автоматизации задач. Это помогает вести торговлю не вслепую, а на основании аналитических данных.

При учете товарных операций отражается каждый этап — закупка, выбытие товара, перемещение остатки. Каждый этап сопровождается оформлением и обменом документами — это важно для бухгалтерского учета. 

В накладной указывается информация о товаре, поставщике, НДС. Поступающая партия учитывается в приходе, а затем делается наценка. Розничные точки продаж обычно закупают товары по отпускной цене. 

При наценке важно не ошибиться, чтобы не понести финансовые потери. Иногда предприниматели не различают термины «закупочная цена» и «себестоимость». 

Закупочная цена — это фактические расходы на покупку товара. К ней прибавляются другие расходы бизнеса (содержание магазина, доставка и др.) — из всех расходов, в том числе расходов на закупку, складывается себестоимость.   

После того как товар приняли, начинается учет на складе. Важно понимать, какой товар на складе, сколько его и на какую сумму. Это поможет в дальнейшем контролировать остатки и своевременно пополнять запасы. 

Продажа товара фиксируется в кассовом или товарном чеке. Чек помогает держать реализацию товара под контролем и выполнять требования 54-ФЗ. Выбытие товара отражается в учете. По окончании смены кассир вносит данные о выручке в приходно-кассовый ордер. 

В случае порчи, кражи или списания товар также отражается в выбытии. Например, продавец может вернуть некачественный товар поставщику.

Данные о выбытиях и возвратах отражаются в бухгалтерских проводках. Бизнес знает объем продаж и выручку, благодаря такому учету. 

Подсчитывать остатки следует в конце каждой смены. Если учет ведется от руки, то необходим ежедневный учет остатков. Установить точное количество остатков помогает инвентаризация. 

Регулярный контроль остатков позволяет увидеть недостачи или излишки. Если общее количество товара совпадает, но есть расхождения по позициям — это пересортица. При недостаче составляется акт о списании товара.

Есть несколько методов учета, которые помогают контролировать количество и движение товаров.

Инвентаризация — это проверка фактического наличия товаров и сверка с учетными данными. Она помогает выявить недостачи, излишки или ошибки в учете. Инвентаризацию проводят вручную или с помощью сканеров штрихкодов. Чем чаще проводится инвентаризация, тем меньше риска накопить неликвидные товары или обнаружить потери.

Этот метод позволяет следить за движением товаров в режиме реального времени. Каждая продажа, поступление или возврат сразу фиксируются в учетной системе. Оперативный учет помогает видеть актуальные остатки и быстро реагировать на изменения: заказывать ходовые товары, вовремя уценивать непродаваемые позиции и не допускать пустых полок. При оперативном учете проверяется не каждая единица товара, а более широко — коробка, упаковка, рулон.

Этот метод основывается на расчетах: он показывает, сколько товара поступило, сколько продано и сколько должно остаться. Балансовый метод помогает понять общую картину товарных запасов и выявить несоответствия. 

Данные товарного учета используются в бухгалтерском учете для оформления проводок и контроля выручки. Если продавец будет вести учет неправильно, то налоговая посчитает это нарушением.  

Бизнесу необходимо оформлять первичные документы, вести учет поступлений и выбытий, а также своевременно фиксировать товарные операции. Ответственность для должностных лиц прописана в ст. 15.11 КоАП, для организаций — в ст. 120 НК.

1. Товарный учет помогает контролировать товарные операции и сотрудников. Например, какой товар продается быстрее, а какой — залеживается, кто из сотрудников причастен к недостаче.

2. Есть два метода ведения учета — суммовой и аналитический. Первый позволяет приблизительно узнать данные, а второй основывается на детализированном учете (по товарным позициям, периодам, ценам).

3. Вести учет можно в тетради, электронной таблице и в товароучетной программе.

4. Каждый этап сопровождается оформлением документов — накладные при приемке, акты списания при выбытии, кассовые чеки при продажах, приходно-кассовый ордер в конце смены. 

5. Контролировать остатки можно несколькими способами — с помощью инвентаризации, оперативного учета и балансового метода.

Используйте программу «1С:Управление торговлей 8.3» от надежного поставщика 1С продуктов — компании RG-Soft. Контролируйте движение товара и остатки, следите за выручкой, проверяйте работу сотрудников. Используйте данные для аналитики, планирования и оптимизации закупок. Программа поможет выбирать стратегии, при которых деньги не замораживаются на складе, а быстрее приносят выручку. Больше не будет накапливаться залежалый и неликвидный товар — просматривайте статистику в программе и вовремя пополняйте запасы, которые быстро расходятся. 

Читайте также:

• Программы 1С для управленческого учета.

• Ошибки в работе с 1С.

• Внедряем 1С: какие ошибки могут быть и как их избежать.

Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!

Экспресс-обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFHEwZFN