Какие документы нужны при расчетах с самозанятыми

Любой с уверенностью ответит: чек. И будет неправ, потому что на самом деле документов должно быть больше. Рассказываем, какие «бумаги» и когда нужны для безопасной работы с самозанятыми.

Какие документы нужны при расчетах с самозанятыми

Справка о статусе плательщика НПД

Как правило, этот документ запрашивают в самом начале сотрудничества, чтобы удостовериться в том, что исполнитель в самом деле зарегистрирован как плательщик НПД.

В справке содержатся:

  • Ф.И.О. исполнителя-самозанятого;
  • ИНН;
  • паспортные данные;
  • адрес регистрации (временной, постоянной);
  • дата постановки на учет;
  • данные инспекции, поставившей на учет.

Этот документ должен быть заверен электронной подписью ФНС.

Справка, по сути, это единственное подтверждение того, что вы работаете с самозанятым и на полном основании не исполняете функции налогового агента, как при работе с обычным частным лицом.

Проблема в том, что нередко люди — по недомыслию или, напротив, злому умыслу, снимаются с учета, «забывая» сообщить об этом. Чтобы исключить риск доначислений НДФЛ, страховых взносов и не платить штрафы, необходимо проверять статус получателя платежей перед каждым перечислением.

Составьте реестр ИНН или номеров справок исполнителей и пробивайте по базе на сайте ФНС.

Отличная рекомендация, скажете вы, а если самозанятых десятки, а то и сотни? Платформа Рокет Ворк берет на себя проверку статуса любого исполнителя перед каждой выплатой. Безопасная работа с самозанятыми без претензий и штрафов.

Договор ГПХ

Кто бы что не утверждал, единственный случай, когда нет нужды подписывать формализованный договор — это разовая сделка с немедленной оплатой. Во всех остальных случаях разумно — более того, необходимо, — заключать договор гражданско-правового характера.

Закон не запрещает самозанятому постоянно работать с одним и тем же заказчиком, но следует избегать всего, что может навести на мысль о трудовых отношениях, а именно:

  • терминов из области трудового права (например: «работник», «работодатель», «внутренний трудовой распорядок», «трудовая функция», «аванс», «премия»);
  • установки рабочего графика, фиксированной регулярной (тем более дважды в месяц) оплаты;
  • указания на «куратора»;
  • описаний рабочего места и т. п.

Советуем включать в договоры условия как минимум о том, что самозанятый:

  • должен уведомлять заказчика о намерении сняться с учета;
  • несет ответственность за опоздание с представлением или вообще непредставление чеков.

Это поможет обезопасить себя от претензий не только ИФНС, но и ГИТ.

Заметим, что если вы настроены на длительное сотрудничество, то лучше подробно описывать работы (услуги), оговорить сроки выполнения, сумму, порядок оплаты каждого этапа, технические условия и требования. Понятно, что в договоре всего не предусмотришь, но все эти положения можно оформить приложениями или дополнительными соглашениями к договору за подписью обеих сторон.

Используя платформу Рокет Ворк, вы исключите все риски работы с самозанятыми.

Акт

Акт о выполнении работ (оказании услуг) нужен для признания расходов, поскольку подтверждает:

  • исполнение работы (услуги);
  • период (дату) выполнения работ (оказания услуг).

В отсутствие акта проверяющие без колебаний снимут расходы по налогу на прибыль и потребуют доплатить налог, доказать их неправоту можно, но без акта сделать это сложнее.

Форма акта может быть свободной, необходимо лишь включать в нее обязательные реквизиты (ч. 2 статьи 9 Закона о бухучете), а также перечень оказанных услуг (выполненных работ), объем, конкретные действия.

Чтобы исключить любые сомнения, не забываем об очевидных вещах:

  • наименование — «Акт об оказании услуг», места, даты;
  • наименование заказчика и исполнителя;
  • реквизиты договора-основания;
  • отметка о том, что работы выполнены в полном объеме, услуги оказаны своевременно и т.п., и что результат и качество соответствуют оговоренным;
  • сумма — цифрами и прописью, с указанием валюты.

И, разумеется, не забываем об адресах, реквизитах, контактах сторон, подписях и печати (при наличии).

Счет

Это не обязательный, но весьма желательный документ. Во-первых, правильно заполненное поле «Назначение платежа» — лишнее подтверждение того, что ни о каких трудовых отношениях речи не идет. Во-вторых, наличие счета как и при расчетах с другими контрагентами может быть просто удобно для бухгалтерии (например, счет передается для оплаты в один отдел, обрабатывающий счета и выписки, а документы об услугах — в другой, тот, который занимается документами от поставщиков).

В мобильном приложении и в ЛК на сайте ФНС самозанятый может сформировать счет на оплату. Можно использовать и собственную форму счету.

Чек

Напоследок еще раз напомним о том, с чего начали: чек нужен прежде всего. Именно чек поможет отстоять расходы, подтвердить отсутствие трудовых отношений, а также правомерность невыполнения обязанностей налогового агента.

Даже аннулированный исполнителем чек не препятствует признанию в расходах затрат на приобретение его товаров (работ, услуг) (письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213). Вот почему важно бережно сохранять все чеки, в том числе аннулированные (но и остальные документы не забывать).

В архивах платформы Рокет Ворк хранятся все чеки, выданные вам самозанятыми исполнителями. При необходимости вы легко получите 100%-ное подтверждение своей добросовестности.