Как не переплачивать за корпоративный софт: 7 ошибок при выборе платформы для бизнеса

При выборе программного обеспечения многие компании сравнивают только стоимость лицензий. Такой подход показывает лишь часть будущих расходов. После покупки появляются затраты на внедрение, перенос данных, интеграции, поддержку, обновления и обучение сотрудников.

Если платформа требует доработок или обмена данными с другими сервисами, бюджет растет еще сильнее. Из-за этого продукт с низкой стартовой ценой может обойтись дороже системы с более дорогой лицензией.

Перед покупкой платформы оцените все будущие затраты.

Ошибки редко связаны с самим продуктом. Чаще проблема возникает на этапе оценки потребностей, расчета бюджета или проверки ограничений. В итоге компания покупает систему, которая обходится дороже запланированного.

Часто выбор начинается с обзоров, рейтингов и коммерческих предложений. Через несколько недель компания выбирает продукт. Через несколько месяцев выясняется, что половина возможностей не нужна, а важных функций нет.

При выборе определите требования. Ответьте на несколько вопросов:

• сколько сотрудников будут работать в системе;

• какие сервисы используются сейчас;

• какие процессы тормозят работу;

• есть ли ИТ-специалист;

• планируется ли рост штата;

• есть ли требования к хранению данных.

После этого станет понятно, какие варианты развертывания нужны компании, где будут храниться данные и какие ограничения нужно учитывать при выборе платформы.

Компания начинает с небольшого числа лицензий, а через полгода или год расширяет их количество. На этом этапе выясняется, что условия покупки дополнительных лицензий отличаются от первоначальной закупки: поставщик может пересмотреть цену, предложить новые тарифы или установить дополнительные требования для сохранения прежней стоимости.

В результате расширение лицензий обходится дороже, чем рассчитывал бизнес.

Перед покупкой уточните у поставщика:

• сохраняется ли цена первоначальной закупки при допзакупке;

• действуют ли скидки при увеличении числа лицензий;

• есть ли минимальный объем для получения специальных условий;

• как долго сохраняются согласованные цены.

Заранее изучите условия расширения лицензий и зафиксируйте их в договоре или коммерческом предложении. Это поможет точнее планировать бюджет при росте числа пользователей.

На презентации дополнительные модули выглядят полезно. После запуска сотрудники работают с документами, почтой и файлами. Остальные возможности часто не используются.

Чаще всего без дела остаются:

• аналитические панели;

• корпоративные порталы;

• сервисы управления проектами;

• дополнительные средства коммуникации.

Каждый лишний модуль увеличивает стоимость покупки, внедрения и обучения сотрудников.

Сначала составьте список задач. Затем сравнивайте платформы по этому списку.

После покупки расходы не заканчиваются. Поставщики берут плату за обновления, исправления ошибок и консультации специалистов.

Перед подписанием договора уточните:

• что входит в поддержку;

• оплачиваются ли обновления отдельно;

• сколько стоит переход на новую версию;

• входят ли консультации специалистов в стоимость сопровождения.

На презентации поставщик показывает обмен данными между системами за несколько минут. После подписания договора выясняется, что готовой интеграции с используемой CRM или бухгалтерской программой нет. Появляется проект по доработке.

После обновления одной из систем обмен данными часто приходится настраивать заново.

Проверьте совместимость с:

• почтой;

• CRM;

• бухгалтерскими программами;

• кадровыми сервисами;

• ЭДО;

• файловыми хранилищами.

Многие компании вспоминают о требованиях законодательства после выбора платформы. Тогда выясняется, что продукт не подходит по условиям хранения данных или требованиям импортозамещения. Приходится искать другую систему и переносить данные повторно.

Для государственных организаций, компаний с государственным участием, а также коммерческих компаний, участвующих в тендерах государственных заказчиков или работающих с клиентами из госсектора, важным критерием может быть наличие продукта в реестре российского ПО.

До покупки проверьте:

• где будут храниться данные;

• есть ли продукт в реестре российского ПО;

• доступна ли установка на собственные серверы;

• какие механизмы защиты предлагает поставщик.

Проверка занимает несколько часов. Повторный перенос данных может длиться месяцы.

При выборе корпоративного ПО компании редко задумываются о расходах на отказ от него. Если продукт перестанет отвечать требованиям бизнеса, переход на другую систему потребует переноса данных, настройки интеграций и обучения сотрудников.

Заранее оцените условия отказа от продукта. Это поможет избежать непредвиденных затрат, если в будущем компания решит сменить платформу.

Переплата редко возникает по одной причине. Чаще расходы складываются из нескольких статей:

• изменение стоимости при покупке дополнительных лицензий;

• невостребованные модули;

• незапланированные интеграции;

• ежегодная поддержка;

• повторный перенос данных.

Для многих корпоративных продуктов сопровождение обходится примерно в пятую часть стоимости лицензии ежегодно. За несколько лет эта сумма приближается к первоначальным затратам на покупку.

Перед подписанием договора запросите расчет расходов минимум на три года вперед.

Перед подписанием договора проверьте:

• определены задачи бизнеса;

• рассчитано количество пользователей;

• составлен список обязательных функций;

• проверены интеграции;

• изучены расходы на поддержку;

• проверены требования по безопасности;

• рассчитаны расходы минимум на три года вперед.

Когда бизнес растет, меняются требования к корпоративному ПО. Важно, чтобы рабочие инструменты справлялись с текущими задачами, а компания могла развивать свою ИТ-среду без лишних затрат на смену решений.

Читайте также:

• Где бизнесу хранить корпоративные данные и документы — в облаке или на своих серверах.

• Что спросить у поставщика корпоративного софта до покупки: чек-лист для бизнеса.

• Как навести порядок в почте и рабочих документах: руководство для малого и среднего бизнеса.

 Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFJSPfqj